Als ZZP'er is het belangrijk om te weten welke kosten je als zakelijke kosten mag opvoeren. Een veelvoorkomend onderwerp van verwarring is het declareren van eten en drinken. Mag je als ZZP’er eten en drinken als aftrekpost opvoeren bij de Belastingdienst, en zo ja, in welke gevallen?

Wanneer zijn kosten voor eten en drinken aftrekbaar?

De reden dat je als ondernemer bonnetjes bewaart, is omdat je zakelijke kosten mag aftrekken van de belastingen. Helaas is niet alles aftrekbaar. Als je een zakelijke lunch hebt met een potentiële klant, dan zijn dat kosten die je maakt voor je bedrijf.

Echter, de Belastingdienst is niet geheel op haar achterhoofd gevallen. Als je niet met jouw klant uit eten was geweest, had je waarschijnlijk alsnog in je eentje gegeten. Eten en drinken is nu eenmaal iets wat ieder mens moet doen. De Belastingdienst heeft een aantal regels opgesteld voor deze het aftrekken van eten en drinken.

BTW en Zakelijke Lunches

Zo mag je de btw op eten en drinken voor zakelijk gebruik in veel gevallen niet aftrekken. Er is één simpele regel: de btw van een zakelijke lunch in een horecagelegenheid is in geen enkel geval aftrekbaar. Lunch je buiten een horecagelegenheid?

Van de Belastingdienst mag je de btw op eten en drinken voor 'eigen gebruik' niet als aftrekpost opvoeren. Het doel van ons belastingstelsel is namelijk dat de consument de btw betaalt. Daarom zou het onlogisch zijn als je als consument de btw kunt terugvragen.

De Belastingdienst ziet jouw zakelijke lunch in een een horecagelegenheid dan ook als eigen gebruik. Zonder klant had je daar misschien ook wel geluncht en bovendien: hoe kun je nu bewijzen dat je met een klant was?

Als je iets opeet, ben je de eindgebruiker van het geleverde product (de consument) en je verkoopt wat je opeet niet door. Maar wat als je het eten niet zelf opeet? Denk bijvoorbeeld aan een restauranthouder. Die verkoopt het eten en drinken wat hij of zij inkoopt door aan klanten.

1. Als je iets bestelt in een horecagelegenheid dan is dat voor eigen gebruik. Dus btw aftrekken voor eten en drinken in de horeca mag niet.

Eten en drinken is dus voor zzp'ers in veel gevallen niet interessant voor de btw-aangifte. Een goede zakenlunch wordt immers meestal niet afgesloten met een bak kwark van de supermarkt.

Inkomstenbelasting en Aftrekbaarheid

Echter, voor de inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting zijn deze kosten wel interessant. Zoals eerder uitgelegd, ziet de Belastingdienst eten en drinken als een noodzakelijk iets en niet perse als iets zakelijks. Dus in hoeverre zijn de kosten van een lunch of diner aftrekbaar van de winst?

De Belastingdienst gaat er vanuit dat een deel van het eten en drinken voor eigen gebruik is. De eerste €4600 die je aan eten en drinken uitgeeft, mag je daarom niet aftrekken van je belasting.

Voor kleinere ondernemers is er daarom een aparte regeling. Je mag namelijk 80% van de kosten die je maakt voor eten en drinken aftrekken. Je moet namelijk kunnen aantonen dat het om zakelijke kosten gaat.

De Belastingdienst wil eigenlijk een bewijs waarmee je kan aantonen dat het om zakelijke kosten gaat. Een zakelijke lunch in je agenda is daarvan een voorbeeld.

En als je heel vaak afspraken opgeeft als zakelijk, hou er dan rekening mee dat je hier in ieder geval uitleg over moet geven en dat de Belastingdienst niet gek is.

Als jij een potentiele klant 10 x uit eten neemt en hier geen cent van terug ziet en het betaalde bedrag bovendien niet overeenkomt met het bedrag op de bon, dan kun je er donder op zeggen dat de Belastingdienst je tot de orde zal roepen.

De standaard stelregel die wij zelf aanhouden is dat het onverstandig is om meer dan €2000 per jaar aan eten en drinken als zakelijke kosten op te geven. Als je hierboven zit interpreteer je de regel ‘zakelijk’ waarschijnlijk te ruim.

Lunchkosten Aftrekken: Met of Zonder Drempel

Zijn lunchkosten aftrekbaar voor zzp'ers? Een belangrijke vraag, waar meerdere antwoorden op bestaan. De Belastingdienst hanteert twee verschillende systemen. Je kunt zelf bepalen welk systeem je kiest. Het systeem bepaalt welke kosten voor lunches en representatie je mag aftrekken.

Je mag lunchkosten aftrekken als zzp'er als er sprake is van een aantoonbaar zakelijk karakter. Een gewone lunch tijdens werktijd is niet aftrekbaar, maar een lunch met een klant is dat wel.

Je hebt de keuze uit de volgende systemen:

  • Lunchkosten aftrekken met drempel
  • Lunchkosten aftrekken zonder drempel

Lunchkosten Aftrekken met Drempel

Gebruik je de drempel? Dan mag je lunchkosten en kosten voor representatie aftrekken vanaf €4.500. Boven die waarde mag je het volledige bedrag dat je betaalt aftrekken. De drempel is behoorlijk hoog en daardoor voor de meeste zzp'ers niet interessant.

Lunchkosten Aftrekken zonder Drempel

Kies je voor aftrek zonder de drempelwaarde? Dan mag je 80% van de kosten aftrekken. Dit percentage geldt voor lunches, diners, congressen en cursussen die je volgt. Je mag nog steeds maximaal €1.500 aftrekken voor reis- en verblijfkosten.

BTW Aftrekbaar? Twee Voorbeelden

Of je de btw mag aftrekken voor lunchkosten hangt af van de situatie. De mag de btw bijvoorbeeld niet aftrekken als:

  • Je eet of drinkt in een horecagelegenheid
  • Een cateraar het eten of drinken verzorgt in een afgehuurde ruimte

Koop je eten in de supermarkt en nuttig je dat vervolgens samen met de klant? Dan mag je de btw wel aftrekken tijdens de btw-aangifte.

Fooikosten Aftrekken

Fooi vormt in principe ook een onderdeel van de rekening van een zakelijke lunch, en dus mag fooi ook worden meegerekend tot het totaal bedrag. Het geven van fooi wordt in de meeste landen vrijwel als verplicht gezien, zo ook in Nederland.

Consumpties bij Overwerk

Naast alle bovengenoemde fiscale zaken kan een ondernemer ook consumpties bij overwerk in de meeste gevallen fiscaal aftrekken. Er is sprake van overwerk wanneer een ondernemer langer dan de standaard kantoortijden blijft doorwerken.

Een ondernemer die tussen 17.00 en 20.00 niet naar huis kan gaan om te gaan eten en drinken, kan op kantoor een maaltijd benuttigen waarbij dit eten en drinken als meer dan bijkomstig zakelijk belang wordt beschouwd.

Veelgestelde vragen:

In hoeverre kan een ondernemer de fooikosten aftrekken?

De fooikosten die een ondernemer maakt tijdens een lunch zijn in principe niet standaard aftrekbaar, tenzij het specifiek gaat om een lunch met een zakelijk karakter. Gaat het specifiek om een zakelijke lunch? Dan zijn de gemaakte fooikosten deels af te trekken.

In hoeverre kan een ondernemer de gemaakte lunchkosten voor privé consumptie fiscaal aftrekken?

Een ondernemer die in de privé tijd gaat ontbijten, lunchen, dineren, koffie drinken of een terrasje pakken kan de btw helaas niet aftrekken vanwege het privé karakter. Alleen zakelijke consumptie kan fiscaal afgetrokken worden bij de Belastingdienst.

In hoeverre zijn de lunchkosten aftrekbaar als er supermarketspullen gekocht worden?

Een ondernemer die eten en drinken koopt bij een supermarkt, kan de btw wel fiscaal aftrekken mits dit eten en drinken samen met een zakelijke relatie op kantoor wordt genuttigd. In geval van privé consumptie is de btw niet aftrekbaar.

Zijn de lunchkosten aftrekbaar als de ondernemer in een horecagelegenheid gaat lunchen?

Nee, als een ondernemer gaat lunchen in een horecagelegenheid is de btw niet aftrekbaar. Dit geldt zowel voor privé als zakelijke consumptie van eten en drinken.

Conclusie

Het declareren van eten en drinken als ZZP'er kan ingewikkeld zijn, maar met de juiste kennis en administratie kun je optimaal profiteren van de fiscale voordelen. Het is belangrijk om een duidelijk onderscheid te maken tussen zakelijke en privé-uitgaven en om de regels van de Belastingdienst te volgen.

Praktische Tips

  • Noteer altijd de namen van de personen met wie je een zakelijke lunch of diner hebt en het doel van de bijeenkomst.
  • Bewaar alle bonnetjes zorgvuldig en digitaliseer ze indien mogelijk.
  • Gebruik een boekhoudprogramma om je administratie correct te verwerken.
  • Raadpleeg een belastingadviseur bij twijfel over specifieke situaties.

Tabel: Overzicht Aftrekbaarheid Eten en Drinken

Soort Kosten BTW Aftrekbaar Inkomstenbelasting Aftrekbaar
Zakelijke lunch in horeca Nee 80% (of via drempel)
Zakelijke lunch op kantoor (supermarkt) Ja 80% (of via drempel)
Privé lunch Nee Nee
Consumpties bij overwerk op kantoor Ja Ja (mits zakelijk belang)

labels:

Zie ook: