De werkkostenregeling (WKR) is sinds 1 januari 2015 verplicht voor alle werkgevers en is een belangrijk, maar vaak complex onderwerp. Het regelt welke vergoedingen en verstrekkingen belast en onbelast zijn, en hoe om te gaan met zaken als personeelsfeestjes, cursussen, reiskosten, parkeerbonnen of een zakelijke lunch.

Via de werkkostenregeling (WKR) kunt u als werkgever onbelaste vergoedingen aan uw werknemers geven. U mag ook zaken vergoeden waar een werknemer privé voordeel van kan hebben. Hiervoor moet het totale bedrag wel onder de vrije ruimte blijven. Komt het bedrag van de vergoedingen boven die grens? Dan moet u over dat extra bedrag 80% belasting betalen.

Per 2025 bedraagt de vrije ruimte in de WKR 2% tot een loonsom van € 400.000 en 1,18% voor het loon boven € 400.000. Onder voorwaarden gaan bepaalde vergoedingen niet ten koste van uw vrije ruimte.

De Vrije Ruimte in de WKR

Onder de WKR verstaan we dat je maximaal 2 procent* van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,18 procent van het restant van die loonsom mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor je werknemers. Dit is de zogenoemde ‘vrije ruimte’. Hier betaal je dus geen loonbelasting over. Over alles wat je daarboven vergoedt, betaal je een eindheffing van 80 procent.

* op 14 nov 2024 is het percentage van 2% aangenomen door de Tweede Kamer.

Als het bedrag dat je besteedt aan vergoedingen boven de vrije ruimte uitkomt, dan geef je meer uit dan de norm. En over dat deel moet je belasting betalen. Veel belasting. Dit is namelijk in de vorm van een eindheffing van 80 procent.

Ben je als werkgever toch een eindheffing verschuldigd in verband met het overschrijden van de vrije ruimte van een kalenderjaar? Je mag namelijk een verzoek indienen om meerdere ondernemingen gezamenlijk te beoordelen, als je meerdere ondernemingen hebt die onder hetzelfde moederbedrijf vallen.

Verschillende Soorten Vergoedingen

Als je als werkgever iets aan je werknemer vergoedt, zijn er vijf mogelijkheden:

  • Intermediaire kosten
  • Gerichte vrijstellingen
  • Nihilwaardering
  • Vergoedingen ten laste van forfait

Intermediaire Kosten

Intermediaire kosten zijn kosten die de werknemer voor de werkgever heeft gemaakt. Bijvoorbeeld als de werknemer een zakelijke lunch betaalt. Maar je kunt ook denken aan parkeerkosten of een relatiegeschenk dat je werknemer voorschiet. De rekening wordt vervolgens bij jou gedeclareerd. Over deze vergoedingen hoef je geen belasting te betalen omdat dit niet wordt gezien als loon. Én deze vergoeding gaat dus ook niet ten koste van je vrije ruimte.

Gerichte Vrijstellingen

De Belastingdienst heeft bepaalde vergoedingen en verstrekkingen vrijgesteld. Deze gerichte vrijstellingen kun je dus ook onbelast vergoeden en gaan niet ten koste van je vrije ruimte. Maaltijden als onderdeel van tijdelijke verblijfskosten zijn gericht vrijgesteld. De vergoeding of verstrekking van maaltijden is ook gericht vrijgesteld als de maaltijden een meer dan bijkomstig zakelijk karakter hebben.

Nihilwaardering

Vergoed je voorzieningen op de daadwerkelijke werkplek? Bijvoorbeeld koffie of cup a soup? Dan wordt dit gezien als nihilwaardering. Hier hoef je geen belasting over te betalen en dit gaat ook niet ten koste van je vrije ruimte. Wat wel van belang is bij nihilwaarderingen, is dat dit alleen geldt als het om loon in natura gaat en niet om vergoedingen in geld.

Maar, naast koffie en cup a soup, zijn er natuurlijk meer voorzieningen op de werkplek waar geen belasting betaald voor hoeft te worden:

  • Apparatuur die ook buiten de werkplek gebruikt kan worden door werknemers, zoals laptops en tablets.
  • Consumpties die geen deel uitmaken van een volledige maaltijd.
  • Bedrijfskleding die nagenoeg alleen geschikt is om tijdens werktijd te dragen.
  • Smartphones die mede op de werkplek worden gebruikt.

Onder Arbovoorzieningen verstaan we een voorziening die vanwege de Arbeidsomstandighedenwet verplicht ter beschikking wordt gesteld. Ook bedrijfsfitness valt onder de nihilwaardering. De voorwaarde is dat de fitness op de werkplek plaatsvindt.

Vergoedingen Ten Laste van Forfait

Alle vergoedingen die niet in één van bovenstaande categorieën vallen, noemen wij vergoedingen ten laste van forfait. Je kunt hierbij denken aan personeelsfeestjes, personeelsreisjes, kerstpakketten en maaltijdvergoedingen in geld. In tegenstelling tot intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen en nihilwaardering, betaal je over vergoedingen ten laste van forfait wel belasting.

Als de vergoeding binnen de vrije ruimte valt, is het ook vrijgesteld van belasting. Zoals eerder gezegd, wordt de vrije ruimte bepaald op basis van 2* procent van de fiscale loonsom tot en met €400.000, plus 1,18 procent van het restant van die loonsom. Je kunt deze dus besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan je werknemers.

Maaltijden en de WKR

Welke regels gelden er voor maaltijden?

Huidige wetgeving inzake gezonde lunch: Een gezonde lunch is essentieel voor werknemers. De wetgeving is in 2022 aangepast. een veiligheidshelm of ergonomische werkplek. hier niet meer onder. gezonde lunch dus belast met een eindheffing. Jammer... kans.

Vanaf 2015 is de werkkostenregeling voor alle werkgevers verplicht geworden. Voor een aantal voorzieningen op de werkplek worden onder de werkkostenregeling normbedragen gehanteerd. Voor maaltijden is de waarde per maaltijd die op de werkplek gebruikt of verbruikt wordt per werknemer vastgesteld op € 3,20 (bedrag 2015). De verstrekking van maaltijden in een bedrijfskantine vormt loon van de werknemer.

De eigen bijdrage van de werknemer mag in mindering worden gebracht (maar niet verder dan tot nihil). Als het forfaitaire bedrag niet geheel aan de werknemer in rekening wordt gebracht, is het verschil tussen het forfaitaire bedrag en hetgeen de werknemer ervoor betaalt, belast loon bij de werknemer. Onder de Werkkostenregeling mag de werkgever vergoedingen en verstrekkingen echter ook onder de eindheffing brengen.

Je bent wellicht gewend om jouw medewerkers regelmatig een gratis maaltijd of drinken te geven. De fiscus beschouwt dit in enkele gevallen als loon in natura, waarover je premies en loonbelastingen verschuldigd bent.

De zogenaamde consumpties die je tijdens werktijd verstrekt, vallen niet onder het begrip loon in natura. Je hoeft daar dus geen loonheffing of premies werknemersverzekeringen over in te houden. Onder consumpties tijdens werktijd verstaat de fiscus: koffie, thee, gebak, fruit en andere 'tussendoortjes' van weinig waarde.

Maaltijdvergoedingen: Belast of Onbelast?

Een vergoeding of verstrekking van maaltijden is onbelast als de maaltijden een meer dan bijkomstig zakelijk karakter hebben. Een maaltijd met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter is gericht vrijgesteld. Hiervan is bijvoorbeeld sprake bij maaltijden met zakelijke relaties.

Alle maaltijden 'waarbij het zakelijke karakter van meer dan bijkomstig belang is' mogen onbelast worden vergoed of verstrekt. Dus in situaties waarin jouw medewerker niet op een gewoon tijdstip kan eten (tussen 17.00 en 20.00 uur) omdat hij bijvoorbeeld moet overwerken of op koopavonden werkt of tijdens dienstreizen.

Is het zakelijke karakter van de maaltijd van bijkomend belang, dan is de vergoeding of verstrekking niet onbelast en moet de vergoeding of de waarde in het economische verkeer van de verstrekking tot het loon gerekend worden.

Als je een maaltijd niet onbelast mag verstrekken, maar je doet dit wel, dan wordt per maaltijd 3,95 euro in de forfaitaire ruimte van de werkkostenregeling ondergebracht. Je loopt dan grote kans om boven de forfaitaire ruimte van 1,18 procent van de loonsom uit te komen. Daarover betaal je als werkgever een eindheffing van 80 procent!

In 2025 geldt voor de eerste 400.000 euro van de loonsom een percentage van 2%.

Elk jaar wordt dit normbedrag vastgesteld door de Belastingdienst. Voor 2025 is het normbedrag 3,95 euro. In 2024 was dit bedrag 3,90 euro.

Wanneer is een Maaltijd Zakelijk?

De wet noch de wetsgeschiedenis geeft een definitie van wat onder overwerk dient te worden verstaan.

“Van een maaltijd met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter is, overeenkomstig de geschiedenis van de totstandkoming van de met ingang van 1 januari 2001 geldende wet- en regelgeving, sprake bij al dan niet verwacht overwerk of werk op koopavonden, tijdens dienstreizen/reizen in het werk van mobiele/ambulante werknemers (vertegenwoordigers, accountants), tijdens een zakelijke bespreking met klanten buiten de vaste werkplek of tijdens werkzaamheden op niet permanente locaties (wegenbouwers, bouwvakkers, filmcrew) of aan boord van vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens.

Als de werknemer door zijn werk ’s avonds niet op een gewone tijd (tussen 17.00 uur en 20.00 uur) thuis kan eten, is in elk geval sprake van een meer dan bijkomstig zakelijke maaltijd. Een voorbeeld van een maaltijd waarbij het zakelijke karakter slechts van bijkomstig zakelijk belang is (een «andere maaltijd»), is een lunch op de vaste werkplek.

Dat is een algemene regel die de situaties bij overwerk en bij werk op koopavonden bestrijkt. Maar mocht door het overwerk nog later worden gegeten, dan draagt die maaltijd eveneens een zakelijk karakter van meer dan bijkomstig belang.

Als u dergelijke maaltijden vergoedt, kunt u de werkelijke kosten ervan vergoeden. Het maakt daarbij niet uit waar uw werknemer kosten voor de maaltijd heeft gemaakt.

Wat valt niet onder zakelijke maaltijden?

Sommige maaltijden mogen niet belastingvrij worden vergoed. hierboven genoemde maaltijden moeten tot het loon worden gerekend.

Personeelsfeesten en de WKR

Je kunt op verschillende manieren met personeelsfeestjes omgaan. Als je een personeelsfeest in het bedrijfspand organiseert, is het vrijgesteld van belasting. Als je een personeelsfeest ergens anders organiseert, bijvoorbeeld in een restaurant, is het niet vrijgesteld van belasting.

Je kunt natuurlijk ook een personeelsfeest organiseren ter afsluiting van een opleidingsdag, cursus of seminar. Als het zakelijke karakter overheerst en het feestelijk karakter bijkomstig is, wordt het gezien als kosten ter verbetering van de kennis en vaardigheden van de werknemers.

Administratie en Gebruikelijkheidstoets

De verschillende onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor je werknemers, leg je vast in de administratie. In de desbetreffende boekingsregels is een werkkostendossiercode ingevoerd. De online werkkostenregeling haalt alle regels met deze dossiercodes op uit de administratie.

Je wilt natuurlijk geen risico lopen dat je vrije ruimte onbedoeld wordt overschreden. Dit kan namelijk leiden tot hoge onvoorziene naheffingen. Daarom is het belangrijk om over actuele gegevens te beschikken, zodat je weet hoeveel je nog kunt besteden.

Zoals je misschien is opgevallen, biedt de werkkostenregeling veel vrijheden. Je hoeft ook niet te toetsen of de werknemer de vergoeding zakelijk of privé gebruikt. Wel moeten de vergoedingen voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. Dit houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die je ter beschikking stelt, wordt vergeleken met vergelijkbare situaties. De vergoeding of verstrekking mag namelijk niet meer dan 30 procent afwijken van de vergelijkbare situatie. Het bedrag dat boven de 30 procent uitkomt, wordt gezien als loon. Naast de 30-procent-regel, worden vergoedingen en verstrekkingen tot een maximum van €2.400,- als gebruikelijk gezien.

labels:

Zie ook: