Een koffiebar beginnen, is vergelijkbaar met het starten van elk ander bedrijf. Het is een grote investering, in zowel geld en tijd. Vooral aan het begin zal een koffietent starten veel moeite en energie vergen, echter is dit wel de moeite waard en kan je beloond worden met een succesvolle horeca-onderneming.

Met goede wil, een goede werkethos en een goed plan kom je vast al veel stappen verder. Maar dat plan, dat moet wel staan als een huis, ook financieel. Benieuwd hoeveel startkapitaal je nodig hebt voor het starten van een koffiebar? Wij beantwoorden de drie belangrijkste vragen.

1. Onderzoek en Planning

Een goed startpunt is om contact op te nemen met eigenaren van koffiezaken en van hun ervaringen te leren. Denk na over wat goed en minder goed werkt. Als café-eigenaar ga je met veel mensen om. Je moet je dus niet alleen verdiepen in de zaak zelf, maar ook in de klanten. Wie zijn dat en wat zijn hun behoeften en verwachtingen? Wat vinden ze het leukst in andere koffiezaken en wat niet?

Wanneer je onderzoek doet, moet je ook opzoeken waar en hoeveel koffiezaken er in een bepaald gebied zijn. Zo kom je er achter welke omgevingen behoeften hebben aan een koffiebar en welke omgevingen al voorzien zijn van een goede koffietent. Zo zullen er buurten zijn, waar veel goede koffiezaken zijn en andere waar er veel zijn, maar geen goede. Er zijn ook nog veel buurten, waar ze in het algemeen geen koffiezaken hebben. Wij raden je aan om je te richten op deze buurten.

Kijk ook in de bedrijfsadministratie van jouw stad. Dit kan nuttig zijn, omdat je informatie krijgt over welke koffiezaken de afgelopen jaren zijn gesloten en waarom. Maak een lijst van hun fouten, zodat je deze kunt vermijden. Een ander belangrijk punt: bij het bestuderen van de buurten, is of zo'n zaak wel kan bijdragen aan het lokale leven.

2. Concurrentieanalyse

Deze stap gaat hand in hand met de vorige. Terwijl je de cafés in verschillende buurten bestudeert, moet je ook je concurrenten bestuderen. Uiteindelijk zul je jezelf de vraag moeten stellen of je in staat zult zijn om met hen te concurreren. Als je besluit jouw koffiezaak te vestigen in een buurt met veel koffietenten, moet je unieker zijn dan de rest. Zelfs als je besluit te openen in een buurt met weinig koffietenten, moet je bedenken dat mensen misschien een lange rit maken naar een verafgelegen café om een goede koffie te drinken, in plaats van naar een nabijgelegen maar slechte.

Dus, hoe dan ook: je zult concurreren met grotere en bekendere koffiezaken. De truc is om te leren van de goede en slechte kwaliteiten van jouw concurrenten. Zo is het doel om hun ervaring te gebruiken en daardoor jouw zaak beter te maken. Maar het gaat er ook om dat je je eigen unieke touch aanbrengt. Het is niet aan te raden om een concept van een concurrerende horeca-onderneming te kopiëren. Laat je in plaats door hen inspireren en verbeter wat zij fout deden in jouw koffiezaak.

Ook is het relevant om de trends in de industrie te volgen, zo kun je jouw doelgroep hun ideale koffie beleving geven in jouw koffiebar. We zien bijvoorbeeld dat millennials veel meer experimenteren met koffie. Zo drinken ze ook graag een ijskoffie, cold brew koffie of zelfs koffies met kleur en latte art. Ze zijn hier ook bereid meer voor te betalen. Ook zien we de trend van duurzaamheid terug in de koffie wereld. Zo kun je er voor zorgen voedselverspilling te verminderen en take away bekers van duurzame of gerecycleerd materiaal te gebruiken. Dit zal door veel gasten erg gewaardeerd worden.

3. Locatie en Pand

Wanneer je besloten hebt in welke buurt je wilt zitten, is de volgende stap een geschikt pand te vinden. Het bepalen van de locatie en doelgroep gaat in feite hand in hand. Welke locatie je tot je beschikking hebt voor je café, hangt natuurlijk ook af van de huurprijs.

Overweeg daarom één van de volgende type locaties:

  • In de omgeving van kantoorgebouwen
  • In de omgeving van scholen en universiteiten
  • In de omgeving van winkels en stadscentra
  • In residentiële buurten
  • In de omgeving van treinstations en drukke knooppunten

De locatie van jouw koffiebar is bepalend voor wat voor soort zaak je wilt runnen: een relaxte koffiezaak waar klanten graag blijven hangen of een take-away spot waar snelheid en efficiëntie van belang is. Aan jou de keuze!

4. Vergunningen en Administratie

Bij het starten van een eigen zaak hoort ook een minder leuk deel, het regelen van vergunningen. Een langdradig proces, maar wel een zeer belangrijke.

Enkele belangrijke vergunningen en administratieve zaken:

  • Kamer van Koophandel (KvK) en de Belastingdienst: bij het beginnen van een eigen bedrijf moet je je inschrijven bij de KvK om zo in het Handelsregister te komen. Je hoeft je onderneming niet apart bij de Belastingdienst aan te melden.
  • Bestemmingsplan gemeente: altijd goed om te checken of het bestemmingsplan van jouw pand kloppend is. In het bestemmingsplan van de gemeente staat of er op een bepaalde plaats horeca mag komen.
  • Exploitatievergunning: sommige gemeenten eisen van startende ondernemers een exploitatievergunning. Je hebt een exploitatievergunning horecabedrijf nodig als klanten eten en drinken in jouw restaurant of café. Soms is er geen exploitatievergunning horecabedrijf nodig. Bijvoorbeeld voor een afhaalrestaurant of bedrijfskantine. Dit is per gemeente verschillend. Neem hiervoor contact op met jouw gemeente.
  • Drank- en Horecavergunning: Met alleen een exploitatievergunning mag je trouwens nog geen alcohol schenken. Voor schenken van alcohol heb je een drank- en horecavergunning nodig. Je moet 21 jaar zijn om een drank- en horecavergunning aan te vragen. Op een horecavergunning moeten minimaal 2 personen vermeld staan. De Drank- en Horecawet stelt eisen aan de inrichting van je bedrijf. Deze eisen gelden alleen als je een drank- en horecavergunning nodig hebt.
  • Hygiëne (HACCP): als je gaat werken in de horeca heb je een HACCP-plan nodig. Bij het bereiden van eten en drinken moet je werken volgens de HACCP. HACCP is een veiligheidssysteem dat voorkomt dat de veiligheid van levensmiddelen in gevaar komt. In elke fase in de productie breng je in kaart wat er mis zou kunnen gaan en hoe je dit kunt voorkomen. Je kunt een goedgekeurde hygiënecode gebruiken of zelf een HACCP-plan opstellen. Als je werkt volgens een goedgekeurde hygiënecode, voldoe je automatisch aan de wet. Als je zelf een HACCP-plan opstelt, dan beoordeelt de NVWA je plan.
  • Terrasvergunning: wil je een terras bij je theehuis?
  • Omgevingsvergunning: Voor bouwen, verbouwen of renoveren heb je meestal een omgevingsvergunning voor bouwen nodig. Ga je slopen? Dan moet je vaak een sloopmelding doen. Bij een monument gelden andere regels.
  • NVWA registratie: Als je levensmiddelen produceert, verwerkt of verkoopt moet je je inschrijven in een register van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA). De NVWA houdt toezicht op regels voor het produceren, verwerken of verkopen van levensmiddelen.
  • RI&E: Als je personeel in dienst neemt, moet je een risico-inventarisatie en -evaluatie(RI&E) hebben. Je kunt de Horeca RI&E gebruiken.
  • Openingstijden: De toegestane openingstijden en sluitingstijden zijn per gemeente verschillend. Wil je jouw horecabedrijf openstellen buiten de geldende sluitingstijden? Dan moet je in veel gemeenten een ontheffing aanvragen.
  • Milieuregels: Als ondernemer heb je te maken met milieuregels. Bijvoorbeeld op het gebied van geluid, energie en afvalstoffen. Het is meestal niet nodig om een omgevingsvergunning aan te vragen. Vaak is een melding van je bedrijf bij de gemeente voldoende.
  • Muziekrechten: Laat je in je horecabedrijf muziek horen, bijvoorbeeld achtergrondmuziek? Dan moet je toestemming hebben van de tekstdichter, de componist, en de muziekuitgever. Dit regel je door een licentie aan te vragen en een vergoeding betalen. Je doet dat bij een collectieve beheersorganisatie (CBO) zoals Buma/Stemra of Sena.

5. Menukaart Samenstellen

Bij elke horecagelegenheid hoort natuurlijk een menukaart, zo ook bij jouw theehuis. Voor jezelf is het van belang dat je goed weet wat je wil gaan verkopen in je theehuis. Ga je naast thee ook gebak serveren? Komt er een optie om te lunchen? Blijf je open tijdens de borreluren? Allemaal vragen die impact hebben op de menukaart die je gaat samenstellen. Het belangrijkste is natuurlijk dat de menukaart aansluit op de doelgroep die je wil aanspreken. Voorkom keuzestress bij je doelgroep door je kaart niet te groot te maken. Een grote variatie in thee is natuurlijk nooit een probleem. Maar kies je ook voor een lunchkaart, zorg dan dat je niet meer dan tien gerechten op de kaart hebt staan. Wees origineel en creatief bij het maken en samenstellen van je menukaart.

6. Inrichting en Design

De inrichting van je theehuis is natuurlijk een van de belangrijkste onderdelen. Je moet over alles nadenken: je vloer, meubels, muurbekleding, verf en nog veel meer. Het kiezen van een vloer en de bescherming hiervan is heel belangrijk. Als je de hele week door klanten krijgt, wordt er veel met stoelen geschoven. Het risico is dat je vloer hierdoor beschadigd en dat wil je niet. Door stoel viltjes te gebruiken onder de stoelpoten voorkom je dit al snel. Daarnaast zijn stoelwielen een goede oplossing. Maar het belangrijkste is natuurlijk de uitstraling van je theehuis. Kies voor een sprekende vloer met meubels die hier mooi bij passen. Stem alle kleuren goed op elkaar af om zo voor de perfecte uitstraling te gaan. Volgens onze analyse van de horecatrends voor 2022 is een totaalbeleving belangrijker dan ooit. Als koffiezaak kun je hierop inspelen door de gastervaring specialer maken door jouw interieur te doen onderscheiden van andere horeca- en koffiezaken.

7. Personeel Aannemen, Opleiden en Behouden

Bij het openen van je koffiebar staat personeel wellicht niet bovenaan je prioriteitenlijstje - vooral omdat de kost die gekoppeld is aan het inhuren van personeel vrij hoog ligt. Misschien heb je zelfs helemaal geen personeel nodig omdat je besloten hebt jouw koffiebar te openen met een vriend of businesspartner. Evengoed komen veel uitbaters van koffiezaken vaak op het punt waar ze nood hebben aan personeel om de werkdruk te verlichten.

Vandaag komt er veel kijken bij het aannemen, opleiden en behouden van horecapersoneel, zeker nu er sprake is van personeelstekort in de horecasector. Daarom is het belangrijk dat jouw werkplek, -omgeving en atmosfeer ook aantrekkelijk genoeg is - en blijft - voor je medewerkers.

8. Marketing, Branding & Social Media

Om jouw koffiebar te doen onderscheiden van de concurrentie moet je niet alleen over een uniek aanbod - of een unieke aanpak - beschikken, maar vooral over een uniek verhaal. Maar wat is een uniek verhaal als niemand het te horen krijgt? Met mond-aan-mond reclame kom je er niet meer. Daarom is het belangrijk om effectieve marketingstrategieën te ontwikkelen, een sterke branding te creëren en actief te zijn op social media.

9. Financieel Overzicht

Het openen van een koffiebar is niet niets. Er komt veel bij kijken, ook qua opstartkosten. Denk aan de huur van je pand en energiekosten, aan een espressomachine, koelinstallaties, een bar, inrichting, eventueel wat keukenapparatuur, serviesgoed, bedrijfskleding, de inkoop van je eerste partijen koffie, melk, suiker en zoetwaren en het salaris van eventueel personeel. Het is dan ook aan te raden goed te sparen voor je je droom waar gaat maken. Een startbedrag van 15.000 tot 25.000 euro is geen overbodige luxe. Om zeker te weten dat je genoeg hebt, is het zaak om een professioneel ondernemingsplan te maken voordat je begint. Hierin zet je niet alleen je doelgroep, product en locatie uiteen, maar maak je ook een financieel overzicht. Zo kan je - eenmaal ingeschreven bij de Kamer van Koophandel - niet voor verrassingen komen te staan.

Denk dus daarom niet alleen aan zaken die je aan moet schaffen (zie hierboven), maar ook aan meer structurele financiële punten. Overweeg voor jezelf bijvoorbeeld een arbeidsongeschiktheidsverzekering en een oudedagsvoorziening. Zorg er verder voor dat je een online boekhoudprogramma neemt, een accountant inschakelt en een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering afsluit. Verder is het goed om je te verdiepen in de financiële risico’s van het inschakelen van personeel. Dit alles vat je samen in je voorbeeld businessplan horeca, wat jouw houvast zal zijn als horeca ondernemer.

10. Duurzaamheid

Wanneer je dit leest, ontkom je er als ondernemer niet aan om na te denken over duurzaamheid en de impact die jouw koffiebar zal hebben op het milieu. Verspilling verminderen - niet alleen op vlak van voedsel, maar zeker bij koffiezaken die focussen op take-away ook op verpakkingen - helpt je om jouw ecologische voetafdruk te verkleinen én om kosten te drukken. Kies bijvoorbeeld voor takeaway bekers die gemaakt zijn van duurzame of gerecycleerd materiaal, bied een korting aan gasten die hun eigen herbruikbare beker meenemen of verkoop overgebleven desserts, gebakjes of andere gerechten via een app zoals Too Good To Go. Er bestaan talloze manieren om verspilling in de horeca tegen te gaan en het is aan jou als startende ondernemer om het goede voorbeeld te geven.

labels:

Zie ook: