Koffie op kantoor is voor velen de brandstof voor een productieve werkdag. Of het nu gaat om je personeel of je klanten, je gunt iedereen een heerlijk kopje koffie. Op kantoor gaan er dan ook heel wat liters koffie doorheen. Als ondernemer vraag je jezelf vast af: zijn de kosten van koffie en koffiemachines aftrekbaar bij de Belastingdienst? In deze blog vertellen we je er alles over.
Voorwaarden voor Aftrekbaarheid van Koffiekosten
Om koffie te kunnen aftrekken bij de belasting moet je als ondernemer wel aan een paar voorwaarden voldoen. De belangrijkste is dat je een bedrijf hebt met meerdere werknemers. In dat geval kun je koffie opvoeren onder de aftrekpost ‘voedsel, drank, studiereizen en dergelijke’. Natuurlijk is het wel een vereiste dat de koffie een zakelijke consumptie is en dat je koffie schenkt op een bedrijf met meerdere collega’s.
Het gaat daarbij om de koffie die je inkoopt voor consumptie op het werk zoals koffiebonen en filterkoffie voor de koffieautomaat.
BTW-tarief op Koffie
Koffie valt onder de categorie ‘dranken’. Het btw-tarief op koffie is dan ook 9%. Dit betekent automatisch dat je dus ook maar 9% mag opvoeren bij de aangifte omzetbelasting. Reken je 21% bij je teruggave, dan kun je bij een controle een flinke rekening verwachten. Klanten van Fortune Coffee krijgen overigens een duidelijk gespecificeerde factuur zodat je direct het btw-bedrag en btw-percentage ziet dat je voor de koffie betaalt.
Koffie voor ZZP'ers: Wat is Aftrekbaar?
Als zzp’er kun je de koffie niet aftrekken van de belasting. Ongeacht of je nu aan de eettafel werkt of vanuit een mooi ingerichte thuiswerkplek. Maar, schenk je de koffie aan een klant/opdrachtgever die bij je thuis op kantoor langskomt, dan mag je dat weer wel aftrekken. Zorg dat je privé en zakelijke koffie-uitgaven daarom gescheiden houdt en dat je aantoonbaar een koffieapparaat hebt voor zakelijk gebruik.
Maar, werk je vanuit een bedrijfsverzamelgebouw? Dan zijn de kosten die je maakt om daar een ruimte te huren, zakelijke kosten. En die zijn wel aftrekbaar voor de btw en inkomstenbelasting. Je moet daarvoor overigens wel voldoen aan de geldende fiscale regels. Bij de huur in een bedrijfsverzamelgebouw betaal je vaak ook servicekosten voor diensten als WiFi, vergaderruimtes én koffie. En die kosten zijn weer wel aftrekbaar.
Koffieautomaat Aftrekbaar bij Zakelijk Gebruik
De kosten voor een koffieautomaat mogen als zakelijk gezien worden, als de automaat ook alleen zakelijk gebruikt wordt. Heb je de automaat gekocht, dan kun je de kosten daarvoor op jaarbasis afschrijven. Bij lease en huur kun je de lease- of huurkosten zakelijk opvoeren bij de belastingaangifte.
Koffiezetapparaat, Zakelijk of Privé?
Koop je als zzp’er een koffiezetapparaat, dan moet je rekening houden met de verdeling tussen zakelijk en privé. Je zult deze automaat immers ook gebruiken om in je vrije tijd een kopje koffie mee te zetten. Dit betekent dat je alleen het zakelijke deel van de kosten voor het koffiezetapparaat mag aftrekken. Tenzij het merendeel van de kosten privé is. In dat geval is het koffiezetapparaat helemaal niet aftrekbaar.
Is een Koffiemachine Zakelijk Aftrekbaar?
De kosten van een koffiemachine kun je zakelijk aftrekken, maar hieraan zijn wel een aantal voorwaarden verbonden. De Belastingdienst ziet een koffiemachine als een bedrijfsmiddel. Dit betekent dat je de aanschafkosten in de loop van meerdere jaren afschrijft. Daarnaast moet je de koffiemachine voor minimaal 90% zakelijk gebruiken. Denk hierbij aan het gebruik door medewerkers en voor klantontvangsten.
Om de kosten correct op te voeren, plaats je ze onder de post ‘bedrijfskosten’. Hierbij horen ook de onderhoudskosten aan je koffieautomaat en eventueel de koffiebonen die je aanschaft. Vergeet niet om alle bonnen en/of facturen goed te bewaren.
BTW op Koffie en Thee: Wat zijn de Regels?
Het btw-tarief op koffie en thee ligt iets ingewikkelder. Over het algemeen geldt een btw-tarief van 9% voor levensmiddelen, dus ook voor koffie en thee. Deze btw mag je aftrekken als voorbelasting bij je btw-aangifte. Dit geldt alleen voor koffie en thee die op kantoor door personeel en klanten wordt genuttigd. Let goed op bij je btw-aangifte. Bij foutieve btw-aangiftes kan de Belastingdienst boetes opleggen.
Zorg er dus voor dat je nauwkeurig bijhoudt hoeveel koffie en thee je inkoopt en waar deze consumpties blijven. Een bonnetje van de koffiezaak om de hoek voor jezelf is niet aftrekbaar, tenzij het echt voor een zakelijke afspraak is.
Wat zijn Zakelijke Kosten?
Het onderscheid tussen zakelijke en privé kosten kan soms lastig zijn. Zakelijke kosten zijn noodzakelijk voor het uitoefenen van je bedrijf. Denk aan de huur van je bedrijfspand, kantoormeubilair, computers en uiteraard koffie. Het is verstandig om al je zakelijke uitgaven op een rijtje te zetten.
Houd bij twijfel altijd de gouden regel aan: is de uitgave nodig voor je bedrijfsvoering?
Voorbeelden van Aftrekbare Zakelijke Kosten:
- Kantoorartikelen
- Kantoormeubilair
- Reiskosten
- Representatiekosten (koffie voor klanten)
Maak een overzichtelijke administratie om te zorgen dat je geen kosten mist.
Representatiekosten: Eten en Drinken met een Zakelijk Karakter
Wanneer een etentje of lunch een zakelijk karakter heeft, zoals een afspraak met een klant of een kop koffie om met iemand te brainstormen, dan mag je het gedeeltelijk aftrekken. Deze kosten vallen boekhoudtechnisch gezien onder de categorie ‘representatiekosten’. Dit zijn kosten die je als ondernemer maakt om jouw zaak te representeren maar waar geen directe tegenprestatie tegenover staat. Hier vallen bijvoorbeeld ook relatiegeschenken, evenementen en bezoeken aan congressen onder.
Je mag zakelijke kosten voor eten en drinken slechts gedeeltelijk opvoeren in de boekhouding. Er zijn twee opties: namelijk mét op zonder drempel.
Optie 1: Met Drempel
De kosten voor eten en drinken zijn tot € 5.700 (2025) niet aftrekbaar, maar als je deze ‘drempel’ bereikt dan mag je alle kosten daarna voor de volle 100% aftrekken.
Optie 2: Zonder Drempel
Deze optie is voor de meeste zzp’ers en kleine ondernemers aantrekkelijker. Er is geen ‘drempel’ maar je mag de kosten voor eten en drinken maar voor 80% opvoeren als zakelijke kosten. Het kan niet voor 100% omdat je er voor een deel natuurlijk ook privé profijt van hebt.
BTW Aftrekken bij Zakelijke Lunches
Ga je iets eten of drinken met een klant? Het hangt het er vanaf of je de btw wel of niet mag aftrekken.
- Stel, je gaat met een potentiële klant voor € 50 lunchen bij een horecagelegenheid. Let op: als je bij een horecagelegenheid luncht, mag je de btw niet terugvorderen.
- Stel, je haalt voor € 50 een lunch bij de supermarkt op om de zaak te nuttigen met een klant, dan mag je eerst 9% btw aftrekken. Dat komt op € 4,50. Dan houd je € 45,50 over, waarvan je vervolgens weer 80% mag opvoeren als verteringskosten.
Kosten van Koffie en Thee voor op Kantoor
De kosten van koffie en thee voor op kantoor zijn aftrekbaar voor zowel de inkomstenbelasting als de omzetbelasting.
Relatiegeschenken / Representatiekosten Aftrekbaar van de Winst
Zakelijke etentjes worden gezien als relatiegeschenken en de kosten van een receptie behoren tot de representatiekosten. Voor de kosten van relatiegeschenken en representatiekosten geldt dezelfde regeling. Beide kosten zijn voor 80% aftrekbaar van de winst, tenzij je boven het drempelbedrag zit. Het drempelbedrag is in 2025 €5.700. In de praktijk zit 99% van de ondernemers onder dat drempelbedrag want bijna niemand geeft meer dan €5.700 in een jaar uit aan zakelijke-etentjes/recepties.
Voorbeeld: Je hebt in een jaar 2000 euro uitgegeven aan zakelijke diners.
Relatiegeschenken / Representatiekosten Aftrekbaar voor de Omzetbelasting
Niet alle zakelijke uitgaven zijn ook aftrekbaar voor de omzetbelasting. De btw op zakelijke etentjes in de horeca is nooit aftrekbaar. De btw op andere relatiegeschenken zoals een doos bonbons is wel aftrekbaar. Verder is het is belangrijk dat je bij zakelijke etentjes op de bon de naam van de zakelijke relatie noteert zodat je hiermee later aan de belastingdienst kunt aantonen dat het een zakelijk etentje was.
Gratis Eten en Drinken aan Personeel
Geeft u uw personeel gratis eten en drinken, of tegen een lage vergoeding? Dan kunt u over de kosten en inkoop hiervan beperkt btw aftrekken. U mag in de loop van het jaar alle btw over de inkoop van dit eten en drinken gewoon aftrekken. Dat geldt ook voor de btw op de aanschaf van kantine-inventaris en andere kosten.
Deze regeling geldt voor al het eten en drinken dat u aan uw personeel geeft. Meestal betaalt uw personeel in uw kantine voor eten en drinken een lager bedrag dan in de gangbare horeca. Soms is dit zelfs lager dan de kostprijs van het eten en drinken. U geeft uw personeel op deze manier een voordeel. Dit wordt 'bevoordeling' genoemd.
Om te bepalen of u de btw over de uitgaven voor de kantine mag aftrekken als voorbelasting, berekent u hoeveel bevoordeling u per werknemer geeft.
Drempelbedrag voor Bevoordeling
Als de bevoordeling per werknemer meer is dan € 227, dan moet u de btw die u hebt afgetrokken corrigeren. Is de bevoordeling per werknemer € 227 of minder? Dan berekent u per werknemer ook eventuele andere personeelsvoorzieningen.
- Komt u boven de € 227 uit? Dan moet u een deel van de btw terugbetalen die u voor de kosten van eten en drinken hebt afgetrokken.
- U telt per werknemer de bevoordeling door de kantine en de overige voorzieningen bij elkaar op.
Voorbeeld berekening:
U koopt voor € 2.500 eten en drinken in voor uw personeelskantine. Uw omzet van de kantine is € 1.125.
Al uw werknemers hebben een kerstgeschenk gekregen van € 25. Bij de 6 werknemers die alleen het kerstpakket krijgen, maakt u de volgende berekening: € 200 (kantine) + € 25 (kerstgeschenk) = € 225. Dit is minder dan het drempelbedrag van € 227.
Bij de 4 werknemers die ook het horloge krijgen, maakt u de volgende berekening: € 200 (kantine) + € 25 (kerstgeschenk) + € 100 (horloge) = € 325. Dit is meer dan € 227. De btw op de kantineverstrekkingen wordt gecorrigeerd: € 200 x 9% x 4 werknemers = € 72.
Aan overige voorzieningen gaf u € 125 uit. Dit is minder dan € 227.
Hoe Kies ik de Juiste Koffiemachine op Kantoor?
Bij het kiezen van de juiste koffiemachine voor op kantoor begin je bij het berekenen van het aantal koffiedrinkers. Zo maak je een eerste voorselectie op de capaciteit die je van een koffiemachine verwacht. Daarna kies je de gewenste zetmethode, type melkoplossing en welke koffievariaties je wilt gaan drinken.
Welke Zetmethode Past het Best Bij Mijn Organisatie?
De ideale zetmethode is per bedrijf verschillend. Wil je snel een kop koffie kunnen zetten omdat er veel piekmomenten zijn? Dan kun je bijvoorbeeld gaan voor een instant koffiemachine. Gaat je voorkeur naar barista kwaliteit koffie?
Hoe Bereken ik het Aantal Koffiedrinkers?
Het berekenen van het aantal koffiedrinkers doe je door na te gaan wie er dagelijks koffiedrinken. In de meeste gevallen zijn dit namelijk niet alleen jouw collega’s, maar ook klanten, partners en/of gasten.
Hoe Zit het met de Bezorging en Installatie van een Koffiemachine?
Zodra je jouw ideale koffiemachine hebt gevonden, wordt deze zo snel mogelijk bezorgd en geplaatst. Bij plaatsing wordt de koffiemachine op basis van jouw wensen en behoeften afgesteld. Daarnaast krijg je gelijk uitleg over hoe de koffiemachine werkt en hoe je hem het best kunt onderhouden.
Hoe Moet ik Mijn Koffiemachine Onderhouden?
Klik hier om alle onderhoudskaarten terug te vinden voor onze koffiemachines. Op de kaart staat precies beschreven wat je moet doen om de koffieautomaat in topvorm te behouden. Kom je er niet uit? Neem dan contact op met onze klantenservice. We helpen je graag verder!
Administratie en Boekhouding
Veel zzp’ers vergeten een zakelijke lunch af te trekken of raken de bonnetjes kwijt. Hoe voorkom je dit? Dit doe je met een boekhoudprogramma met mobiele app. Via de boekhouding app maak je een foto van je bonnetjes met je smartphone. Je slaat deze zo direct op onder de juiste kostenpost in de boekhouding. Vervolgens controleer en verwerk je één keer per week de bonnetjes in de boekhouding.
Wanneer je gebruik maakt van Moneybird en de juiste categorie selecteert (dus: representatiekosten/eten en drinken met relaties), kun je het bedrag in de eerste instantie gewoon volledig invoeren. Het is het handigst om aan het einde van het jaar in één keer een correctieboeking maken voor het totale bedrag van de categorie.
labels:
