Het komt vaak voor dat werkgevers op een of andere wijze voorzien in eten en drinken voor hun werknemers. Dat kan bijvoorbeeld door de dagelijkse lunch te verzorgen, een fruitschaal op kantoor te zetten of de kosten van een diner onderweg te vergoeden. Al dit soort vergoedingen en verstrekkingen kwalificeren in de basis als loon. Hoe met dit loon moet worden omgegaan, verschilt per situatie en is niet altijd even makkelijk aan te geven.
Je bent wellicht gewend om jouw medewerkers regelmatig een gratis maaltijd of drinken te geven. De fiscus beschouwt dit in enkele gevallen als loon in natura, waarover je premies en loonbelastingen verschuldigd bent. De regels die daarbij komen kijken maken onderdeel uit van de werkkostenregeling. Dit artikel behandelt de werkkostenregeling in het kader van consumpties en maaltijden.
Consumpties tijdens werktijd
De zogenaamde consumpties die je tijdens werktijd verstrekt, vallen niet onder het begrip loon in natura. Je hoeft daar dus geen loonheffing of premies werknemersverzekeringen over in te houden. Onder consumpties tijdens werktijd verstaat de fiscus: koffie, thee, gebak, fruit en andere 'tussendoortjes' van weinig waarde.
Ervan uitgaande dat sprake is van loon is de eerste vraag of sprake is van een maaltijd of van een consumptie. De fiscale behandeling van deze twee categorieën verschilt namelijk sterk. In de parlementaire geschiedenis is voor een consumptie ook wel de term ‘kleine versnapering’ gebruikt. Het gaat dan bijvoorbeeld om koffie, thee, snacks of een gebakje. Ook een biertje met een bitterbal op de vrijdagmiddag behoort nog tot de consumpties. Waar precies het omslagpunt ligt naar een maaltijd is onduidelijk. In het verleden heeft de Hoge Raad geoordeeld dat koffie of thee met een broodje in ieder geval als maaltijd kwalificeert. De wetgever heeft het zelf gehad over ontbijt, lunch en diner. Een enigszins objectieve benadering kan bestaan uit het beoordelen of het verstrekte kwalificeert als volwaardig ontbijt, lunch of diner.
Maaltijden met een zakelijk karakter
Voor maaltijden geldt dat alle maaltijden ‘waarbij het zakelijke karakter van meer dan bijkomstig belang is’ dat deze onbelast mogen worden vergoed of verstrekt. Dus in situaties waarin jouw medewerker niet op een gewoon tijdstip kan eten (tussen 17.00 en 20.00 uur) omdat er bijvoorbeeld op een koopavond gewerkt wordt of dat er overgewerkt wordt mag je onbelast een eenvoudige maaltijd vertrekken of een vergoeding.
Alle maaltijden 'waarbij het zakelijke karakter van meer dan bijkomstig belang is' mogen onbelast worden vergoed of verstrekt. Dus in situaties waarin jouw medewerker niet op een gewoon tijdstip kan eten (tussen 17.00 en 20.00 uur) omdat hij bijvoorbeeld moet overwerken of op koopavonden werkt of tijdens dienstreizen. Is het zakelijke karakter van de maaltijd van bijkomend belang, dan is de vergoeding of verstrekking niet onbelast en moet de vergoeding of de waarde in het economische verkeer van de verstrekking tot het loon gerekend worden.
Wanneer is een maaltijd zakelijk?
- Bij overwerk waardoor de werknemer niet tussen 17:00 en 20:00 uur thuis kan eten.
- Tijdens dienstreizen.
- Tijdens een zakelijke bespreking met klanten buiten de vaste werkplek.
- Tijdens werkzaamheden op niet-permanente locaties (wegenbouwers, bouwvakkers, filmcrew).
- Aan boord van vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens.
Welke maaltijden zijn niet zakelijk?
Sommige maaltijden mogen niet belastingvrij worden vergoed. Hierboven genoemde maaltijden moeten tot het loon worden gerekend.
De lunch op de vaste werkplek is een voorbeeld van een maaltijd waarbij het zakelijke karakter van niet meer dan bijkomstig belang is. Dat is niet anders als collega’s samen gaan eten, ook al wordt er daarbij over het werk gesproken.
Normbedrag en Werkkostenregeling
Het is belangrijk om maaltijden en consumpties voor de loonheffingen op de juiste waarde te waarderen. Daarbij bestaat een onderscheid tussen iets dat is genuttigd op de werkplek of daarbuiten. Als uitgangspunt geldt dat een werkplek iedere plek is die wordt gebruikt om de arbeid te verrichten en waar de werkgever ARBO-verantwoordelijk is. Dit begrip is uitgebreid voor personeelsfestiviteiten.
Elk jaar wordt dit normbedrag vastgesteld door de Belastingdienst. Voor 2025 is het normbedrag 3,95 euro. In 2024 was dit bedrag 3,90 euro.
Maaltijden op de werkplek worden gewaardeerd op € 3,90 (2024) of de lagere waarde in het economisch verkeer. Een eventuele eigen bijdrage van de werknemer komt in mindering op bovenstaande waardering. Als bekend is wat de waarde van de maaltijd is, dan is het aan de werkgever om te bepalen wat hij met deze ‘loonwaarde’ doet. De werkgever kan ervoor kiezen om de waarde aan te wijzen of om de loonwaarde als brutoloon bij de werknemers in aanmerking te nemen. Als de werkgever besluit om het loon aan te wijzen, dan komt het terecht in de sfeer van de eindheffing. Dat betekent dat de werkgever de belastingheffing voor eigen rekening neemt.
Als je een maaltijd niet onbelast mag verstrekken, maar je doet dit wel, dan wordt per maaltijd 3,95 euro in de forfaitaire ruimte van de werkkostenregeling ondergebracht. Je loopt dan grote kans om boven de forfaitaire ruimte van 1,18 procent van de loonsom uit te komen. Daarover betaal je als werkgever een eindheffing van 80 procent!
Voor het onbelast doen van vergoedingen en verstrekkingen heeft elke werkgever een jaarlijkse ruimte beschikbaar. Dat is de vrije ruimte. Die is gebaseerd op de loonsom. Bij overschrijding van de vrije ruimte is 80% eindheffing verschuldigd. Daarnaast bevat de wet enkele gerichte vrijstellingen. Er geldt een gerichte vrijstelling voor maaltijden met een voldoende zakelijk karakter. De wet spreekt in dat verband over meer dan bijkomstig zakelijk. Dat wil zeggen: meer dan 10%. Zoals aangegeven is het van belang dat er een voldoende zakelijk karakter is. Door dit vereiste kan het bijvoorbeeld ook zo zijn dat een maaltijd tijdens een personeelsuitje een zakelijk karakter krijgt. Dat zal het geval zijn als het personeelsuitje ook een zakelijke component kent. De werkgever moet dit bij een controle door de Belastingdienst wel aannemelijk kunnen maken.
De situatie kan zich voordoen dat voor de maaltijden geen gerichte vrijstelling geldt. Als de werkgever niet voornemens is om de belastingheffing bij de werknemer plaats te laten vinden, dan resteert nog slechts de vrije ruimte. Het is belangrijk om in te zien dat het dan de loonwaarde is die in de vrije ruimte terecht komt. Stel dat het gaat om 100 maaltijden met een totale factuurwaarde van € 1.000 inclusief btw. Als deze maaltijden op de werkplek zijn genuttigd, geldt een loonwaarde van 100 keer het normbedrag van € 3,90. Dat is € 390. Betreft het maaltijden die niet op de werkplek zijn genuttigd, dan geldt de factuurwaarde. In dat geval komt een bedrag van € 1.000 in de vrije ruimte terecht.
In 2025 geldt voor de eerste 400.000 euro van de loonsom een percentage van 2%.
Maaltijdvergoeding bij overwerk of dienstreis
Een maaltijdvergoeding is een bedrag dat je van je werkgever krijgt als je zelf voor een maaltijd hebt moeten betalen tijdens overwerk of een dienstreis. Het bedrag dat je krijgt staat gelijk aan de kosten die je voor de maaltijd hebt moeten betalen. Althans, dit zijn de twee hoofdregels. In de praktijk blijkt dat er veel voorwaarden gelden en die kunnen per sector of zelfs per bedrijf verschillen.
Werk je ‘s avonds over en eet je hierdoor ergens anders? Je krijgt de gemaakte kosten voor je maaltijd terug. Er is wel een maximumbedrag: de maaltijdvergoeding bedraagt niet meer dan de vergoeding voor een avondmaaltijd bij binnenlandse dienstreizen (€ 28,84 in 2023).
Als je moet overwerken of op dienstreis gaat, heb je dan recht op een maaltijdvergoeding?
Wettelijk recht en CAO
Hoe zit het met het recht op een maaltijdvergoeding? Wettelijk bestaat er eigenlijk geen recht op een maaltijdvergoeding, maar in bepaalde cao’s kan dit recht wél zijn opgenomen. Algemeen gesproken gelden er, volgens de Rijksoverheid, twee hoofdregels als het gaat om het recht op een maaltijdvergoeding. EN je kunt ’s avonds niet op de gebruikelijke tijd en plek eten. Met gebruikelijke tijd wordt de tijd tussen 17u en 20u bedoeld. Maar er is nóg een regel dat het recht op je maaltijdvergoeding bepaalt.
Volgens de cao ben je verplicht om aan jouw werknemers een eenvoudige maaltijd te verstrekken als een werknemer langer dan 8 uur werkt op een dag.
Maaltijdverstrekking versus maaltijdvergoeding
In je cao kan staan dat je werkgever een maaltijd moet verstrekken. Dit heet ‘maaltijdverstrekking’. En omdat je werkgever zelf voor het eten zorgt, krijg je géén maaltijdvergoeding. Betaal je zelf voor je eten (je schiet het dus voor), dan krijg je van je werkgever hiervoor een (maximale) maaltijdvergoeding.
De belastingdienst ziet een maaltijdverstrekking op de werkplek als loon voor de werknemer. Je werkgever heeft ook rekening te houden met een door de belastingdienst opgelegd normbedrag van €3,90 (2024).
Betaalt je werkgever belasting over je maaltijdvergoeding? De maaltijdvergoeding is onderdeel van de werkkostenregeling van je werkgever. Maaltijden bij overwerk vallen onder gerichte vrijstelling van de werkkostenregeling. Dit betekent dat de kosten voor jouw zelf gekochte maaltijd niet meetellen voor de totale werkkosten die je werkgever besteedt aan werknemers.
Declaratie van maaltijdkosten
Vraag je een maaltijdvergoeding aan? Dan moet je kunnen aantonen welke kosten je gemaakt hebt, bijvoorbeeld met een kassabon of rekening. Kun je dit niet aantonen? Je kunt de kosten voor je maaltijd declareren via het P-Direktportaal > Financiën en Salaris > Overige kosten declareren. Kies in de keuzelijst van het formulier voor 'Maaltijdverg. overwerk'. Komt de maaltijdvergoeding niet voor in de keuzelijst?
Ik heb zelf betaald voor mijn maaltijd. Kun je aantonen welke kosten je gemaakt hebt? Je werkgever vergoedt het bedrag dan onbelast. Het maakt hierbij niet uit of je de maaltijd in een winkel hebt gekocht of dat je naar een restaurant bent gegaan. Let op: de manier waarop je moet declareren kan per bedrijf verschillen. Kijk daarom in je arbeidscontract, cao of bedrijfsreglement welke regels je bedrijf hiervoor heeft opgesteld. Het is mogelijk dat je een specifiek formulier moet invullen.
Hoogte van de maaltijdvergoeding
Hoe hoog is een maaltijdvergoeding? De maximale hoogte van de maaltijdvergoeding kan per cao verschillen. Denk aan een bedrag dat tussen de €15 en €25 ligt.
Tabel: Normbedragen maaltijdvergoeding
| Jaar | Normbedrag |
|---|---|
| 2024 | € 3,90 |
| 2025 | € 3,95 |
Administratie en controle
Dit artikel bevat een algemene weergave van de regels over maaltijden en consumpties binnen de werkkostenregeling. Het juist toepassen van de regels is de belangrijke eerste stap. Bij een controle door de Belastingdienst moet de juiste toepassing ook op een redelijke termijn te controleren zijn. Een goede administratie voor de werkkostenregeling is dan van groot belang.
labels:
