Elke dag zet jij je in om je gasten te voorzien van goed eten en drinken. En ja, ook jij krijgt trek door het harde werken. Het is dus logisch dat jij zelf ook een keer moet eten. Maar hoe zit het eigenlijk met je eigen maaltijd? Hoe is dat eigenlijk geregeld in de horeca?

Ik krijg regelmatig de vraag of je als horecawerknemer recht hebt op een maaltijd(vergoeding). Je werkt immers vaak op momenten dat er gegeten wordt.

Maaltijdvergoeding: Wat zegt de wet?

Wettelijk bestaat er eigenlijk geen recht op een maaltijdvergoeding, maar in bepaalde cao’s kan dit recht wél zijn opgenomen. In de cao horeca 2010-2012 (die nu verlopen is) is helaas niets opgenomen over een maaltijdvergoeding. Er staat ook niet in de wet dat je werkgever verplicht is jou een (gratis) maaltijd aan te bieden. In het ergste geval kan je werkgever zelfs hetzelfde tarief vragen voor een maaltijd als dat de gasten betalen. Ik hoop dat dit in de praktijk niet voor komt.

Algemeen gesproken gelden er, volgens de Rijksoverheid, twee hoofdregels als het gaat om het recht op een maaltijdvergoeding:

  • EN je kunt ’s avonds niet op de gebruikelijke tijd en plek eten. Met gebruikelijke tijd wordt de tijd tussen 17u en 20u bedoeld.
  • Maar er is nóg een regel dat het recht op je maaltijdvergoeding bepaalt.

Maaltijdverstrekking versus Maaltijdvergoeding

In je cao kan staan dat je werkgever een maaltijd moet verstrekken. Dit heet ‘maaltijdverstrekking’. En omdat je werkgever zelf voor het eten zorgt, krijg je géén maaltijdvergoeding. Betaal je zelf voor je eten (je schiet het dus voor), dan krijg je van je werkgever hiervoor een (maximale) maaltijdvergoeding.

Gelukkig horen wij vaak dat werkgevers een personeelsmaaltijd verzorgen tegen gereduceerd tarief. Zo mogen werkgevers €4,20 inhouden op het loon als zij een warme maaltijd verzorgen. Als er een lunch wordt verzorgd door de werkgever mag er €2,20 ingehouden worden.

Als je voor 2005 al in dienst was bij je huidige werkgever en je had toen recht op een maaltijdvergoeding, dan mag deze niet worden teruggetrokken. Een ooit gemaakte contractafspraak op welk gebied dan ook, maar nooit zonder overleg worden ingetrokken.

Wij vinden het jammer dat horecamedewerkers niet automatisch recht hebben op een maaltijdvergoeding en hopen dan dit op jouw werk goed geregeld is.

Hoogte van de Maaltijdvergoeding en -verstrekking

De maximale hoogte van de maaltijdvergoeding kan per cao verschillen. Denk aan een bedrag dat tussen de €15 en €25 ligt.

De belastingdienst ziet een maaltijdverstrekking op de werkplek als loon voor de werknemer. Je werkgever heeft ook rekening te houden met een door de belastingdienst opgelegd normbedrag van €3,90 (2024). Betaalt je werkgever belasting over je maaltijdvergoeding? De maaltijdvergoeding is onderdeel van de werkkostenregeling van je werkgever. Maaltijden bij overwerk vallen onder gerichte vrijstelling van de werkkostenregeling. Dit betekent dat de kosten voor jouw zelf gekochte maaltijd niet meetellen voor de totale werkkosten die je werkgever besteedt aan werknemers.

Ik heb zelf betaald voor mijn maaltijd. Kun je aantonen welke kosten je gemaakt hebt? Je werkgever vergoedt het bedrag dan onbelast. Het maakt hierbij niet uit of je de maaltijd in een winkel hebt gekocht of dat je naar een restaurant bent gegaan. Let op: de manier waarop je moet declareren kan per bedrijf verschillen. Kijk daarom in je arbeidscontract, cao of bedrijfsreglement welke regels je bedrijf hiervoor heeft opgesteld. Het is mogelijk dat je een specifiek formulier moet invullen.

Maaltijden en de Belastingdienst

Je bent wellicht gewend om jouw medewerkers regelmatig een gratis maaltijd of drinken te geven. De fiscus beschouwt dit in enkele gevallen als loon in natura, waarover je premies en loonbelastingen verschuldigd bent. De zogenaamde consumpties die je tijdens werktijd verstrekt, vallen niet onder het begrip loon in natura. Je hoeft daar dus geen loonheffing of premies werknemersverzekeringen over in te houden. Onder consumpties tijdens werktijd verstaat de fiscus: koffie, thee, gebak, fruit en andere 'tussendoortjes' van weinig waarde.

Alle maaltijden 'waarbij het zakelijke karakter van meer dan bijkomstig belang is' mogen onbelast worden vergoed of verstrekt. Dus in situaties waarin jouw medewerker niet op een gewoon tijdstip kan eten (tussen 17.00 en 20.00 uur) omdat hij bijvoorbeeld moet overwerken of op koopavonden werkt of tijdens dienstreizen.

Is de waarde in het economisch verkeer of de factuurwaarde hoger dan € 3,55, dan mag je toch het lagere normbedrag toepassen. Het maakt niet uit of sprake is van ontbijt, lunch of diner. Je mag het normbedrag ook aanwijzen als eindheffingsloon in de werkkostenregeling. Hiervoor geldt geen gerichte vrijstelling, dit komt ten laste van de vrije ruimte. Als je maaltijden aanwijst als eindheffingsloon hoef je deze niet per werknemer te administreren. Je houdt alleen het totale aantal maaltijden bij van alle werknemers samen. Je vermenigvuldigt het totale aantal maaltijden met € 3,55 en trekt van de uitkomst de eigen bijdragen van alle werknemers af. In de administratie neem je de verstrekking op als eindheffingsloon.

Let op: je mag het eindheffingsloon niet gelijkstellen aan de betalingen en verstrekkingen aan de cateraar. Een werkgever heeft een bedrijfskantine met een externe cateraar. Een werknemer koopt een lunch van € 2,55. Belastingtechnisch gezien verstrekt de werkgever een maaltijd. Voor een maaltijd (ontbijt, lunch of diner) in een bedrijfskantine geldt een normbedrag van € 3,55. Bij het loon van de werknemer tel je het normbedrag minus de eigen bijdrage van de werknemer (€ 3,55 - € 2,55 = € 1). Je kunt dit ook aanwijzen als eindheffingsloon. Als de waarde in het economisch verkeer van de maaltijd aantoonbaar lager is dan het normbedrag, mag je de lagere waarde tot het loon rekenen.

Het gaat hierbij niet alleen om de kosten van de ingrediënten. Let op: heeft de maaltijd op de werkplek een zakelijk karakter, dan is het normbedrag niet van toepassing.

Wanneer is een maaltijd zakelijk?

“Van een maaltijd met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter is, overeenkomstig de geschiedenis van de totstandkoming van de met ingang van 1 januari 2001 geldende wet- en regelgeving, sprake bij al dan niet verwacht overwerk of werk op koopavonden, tijdens dienstreizen/reizen in het werk van mobiele/ambulante werknemers (vertegenwoordigers, accountants), tijdens een zakelijke bespreking met klanten buiten de vaste werkplek of tijdens werkzaamheden op niet permanente locaties (wegenbouwers, bouwvakkers, filmcrew) of aan boord van vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens.

Als de werknemer door zijn werk ’s avonds niet op een gewone tijd (tussen 17.00 uur en 20.00 uur) thuis kan eten, is in elk geval sprake van een meer dan bijkomstig zakelijke maaltijd. Een voorbeeld van een maaltijd waarbij het zakelijke karakter slechts van bijkomstig zakelijk belang is (een «andere maaltijd»), is een lunch op de vaste werkplek.

Dat is een algemene regel die de situaties bij overwerk en bij werk op koopavonden bestrijkt. Maar mocht door het overwerk nog later worden gegeten, dan draagt die maaltijd eveneens een zakelijk karakter van meer dan bijkomstig belang.

De lunch op de vaste werkplek is een voorbeeld van een maaltijd waarbij het zakelijke karakter van niet meer dan bijkomstig belang is. Dat is niet anders als collega’s samen gaan eten, ook al wordt er daarbij over het werk gesproken. Een lunch tijdens een vergadering met cliënten heeft wel een zakelijk karakter van meer dan bijkomstig belang. Of een vergaderlunch met alleen kantoorgenoten dat karakter ook heeft, hangt van de omstandigheden af. Dat kan zeker het geval zijn, bijvoorbeeld als een presentatie wordt gegeven.

Als je een maaltijd niet onbelast mag verstrekken, maar je doet dit wel, dan wordt per maaltijd 3,95 euro in de forfaitaire ruimte van de werkkostenregeling ondergebracht. Je loopt dan grote kans om boven de forfaitaire ruimte van 1,18 procent van de loonsom uit te komen. Daarover betaal je als werkgever een eindheffing van 80 procent! In 2025 geldt voor de eerste 400.000 euro van de loonsom een percentage van 2%.

Volgens de kennisgroep sluit de huidige tekst van het Handboek echter niet goed aan bij de wetsgeschiedenis en de jurisprudentie.

Normbedragen en Werkkostenregeling

Elk jaar wordt dit normbedrag vastgesteld door de Belastingdienst. Voor 2025 is het normbedrag 3,95 euro. In 2024 was dit bedrag 3,90 euro.

Een werkgever biedt werknemers die op verzoek van de werkgever werkzaam zijn buiten hun eigen reguliere werkdagen en werktijden een (onbelaste) maaltijdvergoeding aan. Volgens het Handboek[voetnoot1] is de vergoeding van een maaltijd o.a. Als de inhoudingsplichtige aannemelijk kan maken dat er sprake is van overwerk, heeft een maaltijd een meer dan bijkomstig zakelijk belang.

Maaltijden als onderdeel van tijdelijke verblijfskosten zijn gericht vrijgesteld. De vergoeding of verstrekking van maaltijden is ook gericht vrijgesteld als de maaltijden een meer dan bijkomstig zakelijk karakter hebben. Als u dergelijke maaltijden vergoedt, kunt u de werkelijke kosten ervan vergoeden. Het maakt daarbij niet uit waar uw werknemer kosten voor de maaltijd heeft gemaakt.

Wat te doen bij problemen?

Mocht de werkgever toch maaltijden in rekening brengen, dan adviseren wij altijd om hierover met de werkgever in gesprek te gaan. Heeft een gesprek geen effect? Mocht je er met jouw werkgever niet uitkomen, dan raden wij je aan om een jurist in te schakelen.

labels:

Zie ook: