Of het nu gaat om een zakelijke lunch of een drankje doen met een opdrachtgever: als je kosten maakt voor eten en drinken voor zakelijke doeleinden, kun je de kosten hiervan deels aftrekken. In dit artikel lees je precies hoe het precies zit met het zakelijk aftrekken van eten en drinken.

Het zakelijk aftrekken van eten en drinken is een beetje een grijs gebied. Iedereen moet elke dag eten dus het is niet zo dat al het eten/drinken dat je nuttigt onder werktijd, per definitie aftrekbaar is. Wanneer een etentje of lunch een zakelijk karakter heeft, zoals een afspraak met een klant of een kop koffie om met iemand te brainstormen, dan mag je het gedeeltelijk aftrekken.

Deze kosten vallen boekhoudtechnisch gezien onder de categorie ‘representatiekosten’. Dit zijn kosten die je als ondernemer maakt om jouw zaak te representeren maar waar geen directe tegenprestatie tegenover staat. Hier vallen bijvoorbeeld ook relatiegeschenken, evenementen en bezoeken aan congressen onder.

Hoe Werkt het Aftrekken van Kosten voor Eten en Drinken?

Je mag zakelijke kosten voor eten en drinken slechts gedeeltelijk opvoeren in de boekhouding. Er zijn twee opties: namelijk mét op zonder drempel.

Met Drempel

Je kunt de aftrekbare kosten van een zakelijk etentje op twee manieren berekenen: met een drempel van € 5.700 (2025) of zonder drempel bij je aangifte inkomstenbelasting. ‘De drempel’ is een minimumbedrag van € 5.700. Alles boven deze drempel mag je aftrekken.

Ook geef je een seminar waaraan je € 3.000 besteedt. In totaal gaf je € 8.000 uit. Van de reis- en verblijfskosten mag je maximaal € 1.500 aftrekken: dat wordt dus geen € 2.500 maar € 1.000. Dat maakt het totaalbedrag op € 6.500.

Zonder Drempel (80/20 Regel)

De meeste zzp’ers kiezen voor de 80/20 regel: dit is vaak veel voordeliger. Dit houdt in dat je 80% van de kosten van bijvoorbeeld jouw zakenlunch, seminar of cursus bij jouw aangifte inkomstenbelasting kan opvoeren als zakelijke kosten. Je hoeft dan dus geen rekening te houden met de drempel van € 5.700.

Het maximaal aftrekbare bedrag van € 1.500 voor reis- en verblijfskosten blijft wel gelden. 20% van het uitgegeven bedrag is dus voor jouw eigen rekening.

BTW en Zakelijke Lunches

Het hangt er vanaf of je de btw wel of niet mag aftrekken. De btw op eten en drinken is sinds 2109 9% en je mag dit slechts in bepaalde gevallen aftrekken. Dit kan bijvoorbeeld in een koffiezaak, café of restaurant zijn maar het geldt ook wanneer je een ruimte huurt en een cateraar in de arm neemt. In deze gevallen is de btw in zijn geheel niet aftrekbaar.

Wanneer je bijvoorbeeld boodschappen doet voor een door jou georganiseerde zakelijke lunch met klanten die plaatsvindt op kantoor, dan is de btw wel aftrekbaar. Je moet dan wel aan kunnen tonen dat deze boodschappen zakelijk waren.

Voorbeelden:

  • Voorbeeld 1: Stel, je gaat met een potentiële klant voor € 50 lunchen bij een horecagelegenheid. Let op: als je bij een horecagelegenheid luncht, mag je de btw niet terugvorderen.
  • Voorbeeld 2: Stel, je haalt voor € 50 een lunch bij de supermarkt op om de zaak te nuttigen met een klant, dan mag je eerst 9% btw aftrekken. Dat komt op € 4,50. Dan houd je € 45,50 over, waarvan je vervolgens weer 80% mag opvoeren als verteringskosten.
  • Voorbeeld 3: Stel dat je een lunchafspraak hebt met een (potentiële) klant. De totale kosten hiervan zijn € 75. Daarbij geef je € 5 fooi. Je pint in totaal dan € 80.

Boekhouding Tips

Veel zzp’ers vergeten een zakelijke lunch af te trekken of raken de bonnetjes kwijt. Hoe voorkom je dit? Dit doe je met een boekhoudprogramma met mobiele app. Via de boekhouding app maak je een foto van je bonnetjes met je smartphone. Je slaat deze zo direct op onder de juiste kostenpost in de boekhouding. Vervolgens controleer en verwerk je één keer per week de bonnetjes in de boekhouding.

Wanneer je gebruik maakt van Moneybird en de juiste categorie selecteert (dus: representatiekosten/eten en drinken met relaties), kun je het bedrag in de eerste instantie gewoon volledig invoeren. Het is het handigst om aan het einde van het jaar in één keer een correctieboeking maken voor het totale bedrag van de categorie.

Doet je boekhouder de aangifte inkomstenbelasting voor jou? Dan is het helemaal makkelijk; zorg er dan voor dat alle bonnen gekoppeld zijn aan ‘eten en drinken/ representatiekosten’.

Eten en Drinken voor Personeel

Geeft u uw personeel gratis eten en drinken, of tegen een lage vergoeding? Dan kunt u over de kosten en inkoop hiervan beperkt btw aftrekken. U mag in de loop van het jaar alle btw over de inkoop van dit eten en drinken gewoon aftrekken. Dat geldt ook voor de btw op de aanschaf van kantine-inventaris en andere kosten.

Deze regeling geldt voor al het eten en drinken dat u aan uw personeel geeft. Meestal betaalt uw personeel in uw kantine voor eten en drinken een lager bedrag dan in de gangbare horeca. Soms is dit zelfs lager dan de kostprijs van het eten en drinken.

U geeft uw personeel op deze manier een voordeel. Dit wordt 'bevoordeling' genoemd. Om te bepalen of u de btw over de uitgaven voor de kantine mag aftrekken als voorbelasting, berekent u hoeveel bevoordeling u per werknemer geeft.

Als de bevoordeling per werknemer meer is dan € 227, dan moet u de btw die u hebt afgetrokken corrigeren. Is de bevoordeling per werknemer € 227 of minder? Dan berekent u per werknemer ook eventuele andere personeelsvoorzieningen.

Voorbeeld berekening:

U koopt voor € 2.500 eten en drinken in voor uw personeelskantine. Uw omzet van de kantine is € 1.125. Al uw werknemers hebben een kerstgeschenk gekregen van € 25.

  • Bij de 6 werknemers die alleen het kerstpakket krijgen, maakt u de volgende berekening: € 200 (kantine) + € 25 (kerstgeschenk) = € 225. Dit is minder dan het drempelbedrag van € 227.
  • Bij de 4 werknemers die ook het horloge krijgen, maakt u de volgende berekening: € 200 (kantine) + € 25 (kerstgeschenk) + € 100 (horloge) = € 325. Dit is meer dan € 227.

De btw op de kantineverstrekkingen wordt gecorrigeerd: € 200 x 9% x 4 werknemers = € 72.

Aan overige voorzieningen gaf u € 125 uit. Dit is minder dan € 227.

Wanneer zijn kosten voor eten en drinken aftrekbaar?

Niet alle kosten worden door de Belastingdienst gezien als zakelijke kosten. Met aftrekbare kosten bedoelen we zakelijke uitgaven die je als kosten mag opvoeren in je financiële administratie. In principe zijn alle bedrijfskosten aftrekbaar. Maar er zijn wel regels. Zo mag je uitgaven voor een kantoor aan huis niet zomaar aftrekken. Iedereen moet eten en drinken. Ondernemers ook. Zowel kosten als btw van eten en drinken voor eigen gebruik zijn daarom niet aftrekbaar.

Zakelijke Lunch of Diner

Wanneer het etentje een zakelijk karakter heeft, zijn de kosten volledig aftrekbaar. Maar de btw niet. Alcohol is ook aftrekbaar.

Gratis Koffie en Thee voor Personeel

Wanneer je gratis koffie, thee en kleine consumpties (zoals een koekje, banaan of een Cup-A-Soup) verstrekt aan je personeel, zijn de kosten daarvan volledig aftrekbaar. Zolang het maar niet een volledige lunch betreft, want dan wordt het als loon gezien.

Overwerk en Maaltijden

Wanneer personeelsleden of jijzelf niet de mogelijkheid hebben om thuis te eten (bijvoorbeeld door overwerken of omdat het werk plaatsvindt tijdens etenstijd), worden de kosten gezien als zakelijke kosten. Kosten en btw zijn dan volledig aftrekbaar. Tenminste, als je het afhaalt.

Representatiekosten

Representatiekosten zijn de kosten die je als ondernemer maakt om jouw bedrijf te presenteren. Dat kan op verschillende manieren: een T-shirt met het logo van je bedrijf, relatiegeschenken, een zakelijk etentje of de sponsoring van een lokale sportclub. Maar voor een artiest is dat bijvoorbeeld ook de kleding die hij op het podium draagt of een bezoek aan de kapper voorafgaand aan een optreden.

De meeste representatiekosten zijn volledig aftrekbaar. Zowel de gemaakte kosten als de btw. Sommigen zijn deels aftrekbaar, zoals etentjes, relatiegeschenken en reis- en verblijfkosten.

Aftrekbaarheid BTW: Afhankelijk van de situatie

De aftrekbaarheid van de BTW is afhankelijk van de situatie. Is het voor eigen gebruik? Is het voor het personeel? De kosten die een ondernemer voor zichzelf maakt door bijvoorbeeld eten in de supermarkt te kopen, zijn privékosten. Betaalde BTW voor het uit eten en/of drinken gaan voor het personeel, zakenrelatie of voor de ondernemer zelf is niet aftrekbaar wanneer gegeten en gedronken wordt in een horecagelegenheid. De BTW op de inkoop van ingrediënten door een horecabedrijf is aftrekbaar als voorbelasting.

Inkomstenbelasting Regels voor Zakelijke Uitgaven

In de inkomstenbelasting zijn er regels voor zakelijke uitgaven. Dat zijn de uitgaven gedaan met het oog op de zakelijke belangen van de onderneming. Als de uitgaven voor voedsel en drank zijn gedaan met het oog op zakelijke belangen van de onderneming, komen deze uitgaven in aftrek op de winst. Er gelden echter wettelijke aftrekbeperkingen waarmee u bij de bepaling van de fiscale winst uit onderneming rekening moet houden.

Let op: De regels voor de inkomstenbelasting gelden niet alleen voor winst uit onderneming, maar ook voor de inkomenscategorie resultaat uit overige werkzaamheden.

Bent u ondernemer voor de inkomstenbelasting, of hebt u inkomsten uit overig werk? Doet u aangifte vennootschapsbelasting?

  • De eerste € 5.700 is niet aftrekbaar. Alle kosten boven dat bedrag wel. In 2024 was de drempel € 5.600.
  • In plaats van de drempel mag u ervoor kiezen om 80% van de kosten af te trekken. Dat percentage geldt ook als u inkomsten uit overig werk hebt.

Onder 'representatie' vallen onder meer de kosten van recepties. Voor de reis- en verblijfskosten mag u maximaal € 1.500 aftrekken.

labels:

Zie ook: