Vitaliteit op de werkvloer is essentieel, en werkgevers staan voor de uitdaging om hieraan bij te dragen. Gelukkig biedt de Belastingdienst mogelijkheden om bepaalde vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers onbelast te laten zijn. Dit valt onder de Werkkostenregeling (WKR), die sinds 1 januari 2015 verplicht is voor iedere werkgever.

De Werkkostenregeling (WKR)

De werkkostenregeling is een regeling voor vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers, die deel uit maakt van de Fiscale Vereenvoudigingswet. Bij de werkkostenregeling worden veel afzonderlijke bestaande regelingen, variërend van de fiets van de zaak tot aan bedrijfsfitness, vervangen. De enige eis is dat de vergoedingen en verstrekkingen niet boven de 2% van de totale loonsom zullen uitkomen. In het kort: voor 29 vergoedingen en verstrekkingen - waaronder ook de fietsregeling, personeelsuitjes, kerstpakketten, bedrijfsfitness enzovoort - verdwijnen alle fiscale regels.

Er is één algemene beperking: voor al deze vergoedingen en verstrekkingen is op dit moment een ruimte van 2% van de totale loonsom beschikbaar. Met deze vrije ruimte biedt de WKR veel meer dan alleen een fiscaal voordeeltje. Naast de vrije ruimte is er ook nog een nihilwaardering, deze geldt voor situaties waar bepaalde medewerkersvoordelen als minimaal worden beschouwd. Bijv. kleine kado’s bedrijfsfitness, workshops, trainingen en stoelmassages.

De belastingdienst stimuleert werkgevers om te investeren in de gezondheid en vitaliteit van hun medewerkers middels een vitaliteitsprogramma. Bedrijfsfitness, fietsplan, stoelmassages of voedingsadvies maken deel uit van de investeringen die door de belastingdienst worden gestimuleerd om vitaliteit op de werkvloer te bevorderen.

Vitaliteitsprogramma's en Arbobeleid

Onder de WKR is een door de werkgever geïnitieerd preventie- en gezondheidsprogramma gericht vrijgesteld. (Online) trainingsdagen, hybride workshops en e-coaching zijn gericht vrijgesteld. Voor bepaalde voorzieningen geldt de aanvullende voorwaarde dat er sprake moet zijn van een arboplan. Een vitaliteitsprogramma is onderdeel van het arboplan. Een arbodienst of extern training- en consultingbureau zoals Vitalogisch kan een rol vervullen in een vitaliteitsprogramma.

Sommige activiteiten zijn vrijgesteld van BTW, zoals een arbeidsgezondheidskundig spreekuur of periodiek onderzoek. Advisering en voorlichting is niet vrijgesteld. Een werkgever stelt initieel vast hoe groot het budget is dat aan een vitaliteitsprogramma kan worden besteed.

Als een werkgever geen ongebruikelijke voorzieningen aanbiedt, zijn er geen fiscale verrassingen te verwachten in de vorm van bijvoorbeeld eindheffing of belast loon.

Fruit op het Werk: Een Gezonde en Fiscale Slimme Keuze

Neem jij nog elke dag zelf fruit mee naar het werk? Regel dan voor jezelf en je werknemers ‘kantoorfruit’. Consumpties die je op de werkplek verstrekt en die geen deel uitmaken van een maaltijd worden voor de werkkostenregeling gewaardeerd op nihil en kunnen dus onbelast worden verstrekt aan de werknemers.

Consumpties tijdens werktijd

Je bent wellicht gewend om jouw medewerkers regelmatig een gratis maaltijd of drinken te geven. De fiscus beschouwt dit in enkele gevallen als loon in natura, waarover je premies en loonbelastingen verschuldigd bent. De zogenaamde consumpties die je tijdens werktijd verstrekt, vallen niet onder het begrip loon in natura. Je hoeft daar dus geen loonheffing of premies werknemersverzekeringen over in te houden. Onder consumpties tijdens werktijd verstaat de fiscus: koffie, thee, gebak, fruit en andere 'tussendoortjes' van weinig waarde.

Fruitboxen en de Nihilwaardering

Werkfruit valt onder de nihilwaardering in de Werkkostenregeling (WKR) omdat fruit bijdraagt aan het welzijn en de vitaliteit van werknemers. Dit betekent dat het aanbieden van fruitboxen geen impact heeft op de vrije ruimte binnen de WKR. Met andere woorden: de kosten van werkfruit zijn volledig aftrekbaar. Dit geldt ook voor de btw.

De Belastingdienst ziet de aanwezigheid van werkfruit als een waardevolle bijdrage aan gezonde en vitale medewerkers. Om dit nog meer te stimuleren, zijn de fruitboxen fiscaal aftrekbaar volgens de zogenaamde nihilwaardering. Dit betekent dat ze geen invloed hebben op de vrije ruimte van de Werkkostenregeling (WKR). Je leest het goed: de kosten van de fruitboxen zijn 100% aftrekbaar bij de Belastingdienst en dit geldt bovendien ook voor de btw.

Voorwaarden voor Fiscale Aftrekbaarheid

Ja, fruit op het werk kan fiscaal aftrekbaar zijn in Nederland. De Belastingdienst ziet fruit op de werkplek als een vorm van arbovoorziening, mits het bijdraagt aan de gezondheid van de werknemers. Dit betekent dat bedrijven die fruit aanbieden aan hun werknemers onder bepaalde voorwaarden deze kosten mogen aftrekken van de belasting.Hier zijn de belangrijkste voorwaarden:

  • Gezondheidsbevordering: Het fruit moet een bijdrage leveren aan de gezondheid en het welzijn van de werknemers.
  • Algemeen nut: Het moet voor alle werknemers beschikbaar zijn.
  • Noodzakelijkheid: Het fruit moet op de werkplek zelf worden geconsumeerd en niet mee naar huis worden genomen.
  • Kosten: De kosten voor het fruit moeten binnen redelijke grenzen blijven.

Als aan deze voorwaarden wordt voldaan, kunnen de kosten voor het aanbieden van fruit op de werkplek als bedrijfskosten worden afgetrokken. Het is altijd verstandig om met een belastingadviseur te overleggen om zeker te zijn dat je voldoet aan alle specifieke eisen en voorwaarden van de Belastingdienst.

Voorbeeld van Kostenbesparing

Stel je voor, je bestelt wekelijks een fruitbox van €28,- (excl. btw) voor twintig medewerkers. Op jaarbasis komt dat neer op €1.456,- exclusief 9% btw. Over dat jaarbedrag betaal je dus €131,- aan btw, maar omdat voor fruit op het werk de btw-aftrekbaar is, kun je dit volledige bedrag terugvragen. Het resultaat: je netto-kosten dalen van €1.587,- naar €1.456,-.

FRUIT OP JE WERK: Specialist in Werkfruit

Maak kennis met FRUIT OP JE WERK, aanbieder van vers fruit. Wekelijks voorzien wij honderden klanten in Nederland van verse en gevarieerde fruitboxen, zoals zakelijke dienstverleners, gemeenten, zorginstellingen, scholen, winkels en meer. Veel meer. Ons fruit is ‘teler made’. Dat betekent dat wij zoveel mogelijk samenwerken met lokale telers die biologisch fruit hoog in het vaandel hebben staan.

Wanneer je met ons in zee gaat, dan bezorgen wij de fruitboxen bij jou op kantoor. Gratis en ook nog eens héél gemakkelijk. Onze bezorgmedewerker controleert de fruitconsumptie van de afgelopen week. Vervolgens wordt het nieuwe fruit op professionele wijze gepresenteerd, zodat jouw medewerkers weer kunnen genieten van vers fruit.

Naast de fiscale voordelen heeft fruit op het werk nog veel meer te bieden. Het gezegde “An apple a day keeps the doctor away” bestaat niet voor niets! Je profiteert dus niet alleen van fiscale voordelen omdat werkfruit onder de “nihilwaardering” valt, maar je stimuleert ook de vitaliteit van je werknemers.

Werkfruitpakketten dragen ook bij aan een duurzamere wereld. Wij leveren zoveel mogelijk lokaal en seizoensgebonden fruit én zorgen voor een duurzame bezorging op locatie. Onze werkfruitpakketten worden op maat gemaakt en met de grootste zorg samengesteld.

Andere Aftrekposten en Regelingen

Naast fruit zijn er andere kosten die je als ondernemer kunt aftrekken. Het is belangrijk om te weten welke regels hiervoor gelden.

Eten en Drinken

Iedereen moet eten en drinken. Ondernemers ook. Zowel kosten als btw van eten en drinken voor eigen gebruik zijn daarom niet aftrekbaar. Een zakelijke lunch of diner in een restaurant? Wanneer het etentje een zakelijk karakter heeft, zijn de kosten volledig aftrekbaar. Maar de btw niet. Alcohol is ook aftrekbaar.

Wanneer je gratis koffie, thee en kleine consumpties (zoals een koekje, banaan of een Cup-A-Soup) verstrekt aan je personeel, zijn de kosten daarvan volledig aftrekbaar. Zolang het maar niet een volledige lunch betreft, want dan wordt het als loon gezien. Wanneer personeelsleden of jijzelf niet de mogelijkheid hebben om thuis te eten (bijvoorbeeld door overwerken of omdat het werk plaatsvindt tijdens etenstijd), worden de kosten gezien als zakelijke kosten. Kosten en btw zijn dan volledig aftrekbaar. Tenminste, als je het afhaalt.

Representatiekosten

Representatiekosten zijn de kosten die je als ondernemer maakt om jouw bedrijf te presenteren. Dat kan op verschillende manieren: een T-shirt met het logo van je bedrijf, relatiegeschenken, een zakelijk etentje of de sponsoring van een lokale sportclub. Maar voor een artiest is dat bijvoorbeeld ook de kleding die hij op het podium draagt of een bezoek aan de kapper voorafgaand aan een optreden. De meeste representatiekosten zijn volledig aftrekbaar. Zowel de gemaakte kosten als de btw. Sommigen zijn deels aftrekbaar, zoals etentjes, relatiegeschenken en reis- en verblijfkosten.

Iedereen kan wel zeggen dat een fles wijn uit de supermarkt een relatiegeschenk was. Maar hoe weet de Belastingdienst dat je hem niet privé hebt gekocht? Wil je zeker weten dat je eten, drinken en andere representatiekosten goed inboekt? Kies er dan voor om je boekhouding uit te besteden bij een ervaren boekhouder. Bij Buro Burmanje weten we precies hoe het zit.

Drempelbedragen en Alternatieven

Bent u ondernemer voor de inkomstenbelasting, of hebt u inkomsten uit overig werk? Doet u aangifte vennootschapsbelasting? De eerste € 5.700 is niet aftrekbaar. Alle kosten boven dat bedrag wel. In 2024 was de drempel € 5.600. Bent u ondernemer voor de inkomstenbelasting? In plaats van de drempel mag u ervoor kiezen om 80% van de kosten af te trekken. Dat percentage geldt ook als u inkomsten uit overig werk hebt.

Maaltijden en Normbedragen

Alle maaltijden 'waarbij het zakelijke karakter van meer dan bijkomstig belang is' mogen onbelast worden vergoed of verstrekt. Dus in situaties waarin jouw medewerker niet op een gewoon tijdstip kan eten (tussen 17.00 en 20.00 uur) omdat hij bijvoorbeeld moet overwerken of op koopavonden werkt of tijdens dienstreizen.

Is het zakelijke karakter van de maaltijd van bijkomend belang, dan is de vergoeding of verstrekking niet onbelast en moet de vergoeding of de waarde in het economische verkeer van de verstrekking tot het loon gerekend worden. Elk jaar wordt dit normbedrag vastgesteld door de Belastingdienst. Voor 2025 is het normbedrag 3,95 euro. In 2024 was dit bedrag 3,90 euro.

Als je een maaltijd niet onbelast mag verstrekken, maar je doet dit wel, dan wordt per maaltijd 3,95 euro in de forfaitaire ruimte van de werkkostenregeling ondergebracht. Je loopt dan grote kans om boven de forfaitaire ruimte van 1,18 procent van de loonsom uit te komen. Daarover betaal je als werkgever een eindheffing van 80 procent!

Personeelskantine en Bevoordeling

Geeft u uw personeel gratis eten en drinken, of tegen een lage vergoeding? Dan kunt u over de kosten en inkoop hiervan beperkt btw aftrekken. U mag in de loop van het jaar alle btw over de inkoop van dit eten en drinken gewoon aftrekken. Dat geldt ook voor de btw op de aanschaf van kantine-inventaris en andere kosten. Deze regeling geldt voor al het eten en drinken dat u aan uw personeel geeft.

Meestal betaalt uw personeel in uw kantine voor eten en drinken een lager bedrag dan in de gangbare horeca. Soms is dit zelfs lager dan de kostprijs van het eten en drinken. U geeft uw personeel op deze manier een voordeel. Dit wordt 'bevoordeling' genoemd.

Om te bepalen of u de btw over de uitgaven voor de kantine mag aftrekken als voorbelasting, berekent u hoeveel bevoordeling u per werknemer geeft. Als de bevoordeling per werknemer meer is dan € 227, dan moet u de btw die u hebt afgetrokken corrigeren.

Is de bevoordeling per werknemer € 227 of minder? Dan berekent u per werknemer ook eventuele andere personeelsvoorzieningen. Komt u boven de € 227 uit? Dan moet u een deel van de btw terugbetalen die u voor de kosten van eten en drinken hebt afgetrokken.

U telt per werknemer de bevoordeling door de kantine en de overige voorzieningen bij elkaar op. Is het totaal niet meer dan € 227?

Is het totaal meer dan € 227?

Is het totaal van de andere voorzieningen ook meer dan € 227?

Is het totaal van de andere voorzieningen per werknemer € 227 of minder? Dan mag u de btw over de kosten hiervan wel aftrekken. Geeft u daarnaast nog andere voorzieningen?

U koopt voor € 2.500 eten en drinken in voor uw personeelskantine. Uw omzet van de kantine is € 1.125. Al uw werknemers hebben een kerstgeschenk gekregen van € 25.

Bij de 6 werknemers die alleen het kerstpakket krijgen, maakt u de volgende berekening: € 200 (kantine) + € 25 (kerstgeschenk) = € 225. Dit is minder dan het drempelbedrag van € 227.

Bij de 4 werknemers die ook het horloge krijgen, maakt u de volgende berekening: € 200 (kantine) + € 25 (kerstgeschenk) + € 100 (horloge) = € 325. Dit is meer dan € 227. De btw op de kantineverstrekkingen wordt gecorrigeerd: € 200 x 9% x 4 werknemers = € 72.

Aan overige voorzieningen gaf u € 125 uit. Dit is minder dan € 227.

labels:

Zie ook: