Veel ondernemers vragen zich af of de kosten van eten en drinken aftrekbaar zijn van de belasting en of de btw teruggevraagd kan worden. In dit artikel lees je precies hoe het zit met het zakelijk aftrekken van eten en drinken.

De regels hiervoor zijn divers en hangen af van de situatie. Er zijn regels voor de omzetbelasting, inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting. Het zakelijk aftrekken van eten en drinken is een beetje een grijs gebied. Iedereen moet elke dag eten dus het is niet zo dat al het eten/drinken dat je nuttigt onder werktijd, per definitie aftrekbaar is.

Wanneer zijn kosten voor eten en drinken aftrekbaar?

Wanneer een etentje of lunch een zakelijk karakter heeft, zoals een afspraak met een klant of een kop koffie om met iemand te brainstormen, dan mag je het gedeeltelijk aftrekken. Deze kosten vallen boekhoudtechnisch gezien onder de categorie ‘representatiekosten’. Dit zijn kosten die je als ondernemer maakt om jouw zaak te representeren maar waar geen directe tegenprestatie tegenover staat. Hier vallen bijvoorbeeld ook relatiegeschenken, evenementen en bezoeken aan congressen onder.

Aftrekbeperking voor zakelijke kosten

Als kosten voor eten en drinken voor zakelijke doeleinden zijn gemaakt dan zijn deze kosten deels aftrekbaar. Er geldt namelijk een aftrekbeperking voor deze kosten. Je mag zakelijke kosten voor eten en drinken slechts gedeeltelijk opvoeren in de boekhouding. Er zijn twee opties: namelijk mét op zonder drempel.

Optie 1: Aftrek met drempel

De kosten voor eten en drinken zijn tot € 5.700 (bedrag voor 2025) niet aftrekbaar maar als je deze ‘drempel’ bereikt dan mag je alle kosten daarna voor de volle 100% aftrekken. Je telt € 5.700 (bedrag voor 2025) bij de winst op en mag vervolgens alle kosten in aftrek brengen. Deze optie is voor de meeste zzp’ers en kleine ondernemers aantrekkelijker. In 2024 was de drempel € 5.600.

Voorbeeld: Ook geef je een seminar waaraan je € 3.000 besteedt. In totaal gaf je € 8.000 uit. Van de reis- en verblijfskosten mag je maximaal € 1.500 aftrekken: dat wordt dus geen € 2.500 maar € 1.000. Dat maakt het totaalbedrag op € 6.500.

Optie 2: Aftrek zonder drempel

Er is geen ‘drempel’ maar je mag de kosten voor eten en drinken maar voor 80% opvoeren als zakelijke kosten. Het kan niet voor 100% omdat je er voor een deel natuurlijk ook privé profijt van hebt. In plaats van de drempel mag u ervoor kiezen om 80% van de kosten af te trekken. Dat percentage geldt ook als u inkomsten uit overig werk hebt. De eerste € 5.700 is niet aftrekbaar. Alle kosten boven dat bedrag wel. Het maximaal aftrekbare bedrag van € 1.500 voor reis- en verblijfskosten blijft wel gelden. 20% van het uitgegeven bedrag is dus voor jouw eigen rekening. Meestal is de 20% voordeliger.

BTW op eten en drinken

De btw op eten en drinken is sinds 2019 9% en je mag dit slechts in bepaalde gevallen aftrekken. In dit artikel lees je precies hoe het precies zit met het zakelijk aftrekken van eten en drinken.

  • Niet aftrekbaar: Als eten en drinken in de horeca genuttigd wordt is de btw niet aftrekbaar. Het maakt hierbij niet uit of het voor eigen gebruik is of voor het personeel. Dit kan bijvoorbeeld in een koffiezaak, café of restaurant zijn maar het geldt ook wanneer je een ruimte huurt en een cateraar in de arm neemt. Betaalde BTW voor het uit eten en/of drinken gaan voor het personeel, zakenrelatie of voor de ondernemer zelf is niet aftrekbaar wanneer gegeten en gedronken wordt in een horecagelegenheid.
  • Wel aftrekbaar: Wanneer je bijvoorbeeld boodschappen doet voor een door jou georganiseerde zakelijke lunch met klanten die plaatsvindt op kantoor, dan is de btw wel aftrekbaar. Je moet dan wel aan kunnen tonen dat deze boodschappen zakelijk waren. Btw op eten en drinken voor personeel (zoals kantinekosten) is tot een bepaalde hoogte aftrekbaar. Let er op dat dit in principe alleen aftrekbaar is als het op bedrijfslocatie wordt genuttigd. De btw is aftrekbaar zolang er geen sprake is van zogenoemde ‘bevoordeling’.

Als je iets bestelt in een horecagelegenheid dan is dat voor eigen gebruik. Dus btw aftrekken voor eten en drinken in de horeca mag niet. Uitgaven voor uzelf zien wij als privéuitgaven. U mag de btw alleen in aftrek brengen als u het eten en drinken niet afneemt als eindgebruiker.

Berekening BTW aftrek voor personeel

Totale kosten eten/drinken per jaar excl. Het bedrag dat overblijft deel je door het aantal werknemers.

Als de bevoordeling lager dan € 227 per werknemer is, tel je hier nog eventuele andere personeelsvoorzieningen bij op. Denk hierbij aan een kerstpakket, business seats of een personeelsfeest (tenzij dit via een personeelsvereniging loopt). Blijft het totaal onder de € 227 per werknemer dan is de volledige btw aftrekbaar. Is het totaal hoger dan € 227 per werknemer, dan bereken je per werknemer hoeveel kosten aftrekbaar zijn.

Specifieke kostenposten

  • Reis- en verblijfskosten: Voor de reis- en verblijfskosten mag u maximaal € 1.500 aftrekken.
  • Werkkleding: Werkkleding is kleding die u (bijna) alleen kunt dragen voor uw onderneming. Bijvoorbeeld een uniform of overall. Kunt u de kleding ook buiten uw onderneming dragen? Dan moet de kleding zijn voorzien van een beeldmerk met een oppervlakte van minimaal 70 cm2.
  • Studiekosten: U moet de studiekosten maken in het belang van uw onderneming. De kosten zijn alleen aftrekbaar als u ze maakt om bestaande vakkennis op peil te houden. Als u de kosten maakt om nieuwe kennis te verwerven, zijn de kosten niet aftrekbaar.

Boekhoudtips

  • Wanneer je gebruik maakt van Moneybird en de juiste categorie selecteert (dus: representatiekosten/eten en drinken met relaties), kun je het bedrag in de eerste instantie gewoon volledig invoeren. Het is het handigst om aan het einde van het jaar in één keer een correctieboeking maken voor het totale bedrag van de categorie.
  • Veel zzp’ers vergeten een zakelijke lunch af te trekken of raken de bonnetjes kwijt. Hoe voorkom je dit? Dit doe je met een boekhoudprogramma met mobiele app. Via de boekhouding app maak je een foto van je bonnetjes met je smartphone. Je slaat deze zo direct op onder de juiste kostenpost in de boekhouding. Vervolgens controleer en verwerk je één keer per week de bonnetjes in de boekhouding.

labels:

Zie ook: