Het zakelijk aftrekken van eten en drinken is een beetje een grijs gebied. In dit artikel lees je precies hoe het precies zit met het zakelijk aftrekken van eten en drinken. We leggen je in dit artikel graag uit hoe de fiscale regels rondom eten en drinken voor ondernemers precies werken. Als ZZP’er maak je al snel kosten voor eten en drinken tijdens je werk. Maar welke kosten mag je dan zakelijk aftrekken?

Iedereen moet elke dag eten dus het is niet zo dat al het eten/drinken dat je nuttigt onder werktijd, per definitie aftrekbaar is. Wanneer een etentje of lunch een zakelijk karakter heeft, zoals een afspraak met een klant of een kop koffie om met iemand te brainstormen, dan mag je het gedeeltelijk aftrekken. Maar hoe weet de Belastingdienst dat je hem niet privé hebt gekocht?

Het hangt het er vanaf of je de btw wel of niet mag aftrekken. Ga je iets eten of drinken met een klant?

Representatiekosten en Zakelijke Etentjes

Deze kosten vallen boekhoudtechnisch gezien onder de categorie ‘representatiekosten’. Dit zijn kosten die je als ondernemer maakt om jouw zaak te representeren maar waar geen directe tegenprestatie tegenover staat. Representatiekosten zijn de kosten die je als ondernemer maakt om jouw bedrijf te presenteren. Dat kan op verschillende manieren: een T-shirt met het logo van je bedrijf, relatiegeschenken, een zakelijk etentje of de sponsoring van een lokale sportclub. Maar voor een artiest is dat bijvoorbeeld ook de kleding die hij op het podium draagt of een bezoek aan de kapper voorafgaand aan een optreden. Onder 'representatie' vallen onder meer de kosten van recepties.

Zakelijke etentjes worden gezien als relatiegeschenken en de kosten van een receptie behoren tot de representatiekosten. Voor de kosten van relatiegeschenken en representatiekosten geldt dezelfde regeling.

Aftrekbeperkingen en Drempels

Je kunt eten en drinken als zakelijke kosten opvoeren, maar er gelden regels. Je mag zakelijke kosten voor eten en drinken slechts gedeeltelijk opvoeren in de boekhouding. Helaas zijn niet alle kosten voor eten en drinken volledig aftrekbaar. Het hangt namelijk helemaal af van de situatie waarin je de kosten maakt. In sommige gevallen geldt een drempel van €5.100. Dat betekent dat je alleen de kosten boven dit bedrag mag aftrekken.

Er zijn twee opties: namelijk mét op zonder drempel. De kosten voor eten en drinken zijn tot 4500€ niet aftrekbaar maar als je deze ‘drempel’ bereikt dan mag je alle kosten daarna voor de volle 100% aftrekken. Deze optie is voor de meeste zzp’ers en kleine ondernemers aantrekkelijker.

Bent u ondernemer voor de inkomstenbelasting, of hebt u inkomsten uit overig werk? Doet u aangifte vennootschapsbelasting? De eerste € 5.700 is niet aftrekbaar. Alle kosten boven dat bedrag wel. In 2024 was de drempel € 5.600.Bent u ondernemer voor de inkomstenbelasting? In plaats van de drempel mag u ervoor kiezen om 80% van de kosten af te trekken. Dat percentage geldt ook als u inkomsten uit overig werk hebt. De eerste € 5.700 is niet aftrekbaar. Alle kosten boven dat bedrag wel. In 2024 was de drempel € 5.600. Bent u ondernemer voor de inkomstenbelasting? In plaats van de drempel mag u ervoor kiezen om 80% van de kosten af te trekken. Dat percentage geldt ook als u inkomsten uit overig werk hebt.

Met drempel‘De drempel’ is een minimumbedrag van € 5.700. Alles boven deze drempel mag je aftrekken. Hoe werkt het? Ook geef je een seminar waaraan je € 3.000 besteedt. In totaal gaf je € 8.000 uit. Van de reis- en verblijfskosten mag je maximaal € 1.500 aftrekken: dat wordt dus geen € 2.500 maar € 1.000. Dat maakt het totaalbedrag op € 6.500.

Het drempelbedrag is in 2025 €5.700. In de praktijk zit 99% van de ondernemers onder dat drempelbedrag want bijna niemand geeft meer dan €5.700 in een jaar uit aan zakelijke-etentjes/recepties.

Er is geen ‘drempel’ maar je mag de kosten voor eten en drinken maar voor 80% opvoeren als zakelijke kosten. Het kan niet voor 100% omdat je er voor een deel natuurlijk ook privé profijt van hebt.

Zonder drempelDe meeste zzp’ers kiezen voor de 80/20 regel: dit is vaak veel voordeliger. Dit houdt in dat je 80% van de kosten van bijvoorbeeld jouw zakenlunch, seminar of cursus bij jouw aangifte inkomstenbelasting kan opvoeren als zakelijke kosten. Je hoeft dan dus geen rekening te houden met de drempel van € 5.700. Het maximaal aftrekbare bedrag van € 1.500 voor reis- en verblijfskosten blijft wel gelden. 20% van het uitgegeven bedrag is dus voor jouw eigen rekening.

Kostenpost Aftrekbaarheid
Zakelijke lunch/diner met relaties 80% of boven drempel
Koffie/thee op kantoor 100%
Relatiegeschenken 80% of boven drempel

BTW op Eten en Drinken

De btw op eten en drinken is sinds 2109 9% en je mag dit slechts in bepaalde gevallen aftrekken. Dit kan bijvoorbeeld in een koffiezaak, café of restaurant zijn maar het geldt ook wanneer je een ruimte huurt en een cateraar in de arm neemt. In deze gevallen is de btw in zijn geheel niet aftrekbaar. Wanneer je bijvoorbeeld boodschappen doet voor een door jou georganiseerde zakelijke lunch met klanten die plaatsvindt op kantoor, dan is de btw wel aftrekbaar. Je moet dan wel aan kunnen tonen dat deze boodschappen zakelijk waren.

De btw op zakelijke etentjes in de horeca is nooit aftrekbaar. De btw op andere relatiegeschenken zoals een doos bonbons is wel aftrekbaar.

Betaalde BTW voor het uit eten en/of drinken gaan voor het personeel, zakenrelatie of voor de ondernemer zelf is niet aftrekbaar wanneer gegeten en gedronken wordt in een horecagelegenheid.

Een uitzondering op de regel is als jij bijvoorbeeld een cursus geeft, waarbij je de lunch voor de cursisten verzorgt.

Voorbeelden en Situaties

Allereerst zijn de kosten van eten en drinken nooit aftrekbaar als het wordt genuttigd zonder personeel en zonder zakelijke relaties. Dus als je in je eentje wat eet onderweg naar een klant of tijdens het overwerken, is dit nooit aftrekbaar.

Wanneer je gratis koffie, thee en kleine consumpties (zoals een koekje, banaan of een Cup-A-Soup) verstrekt aan je personeel, zijn de kosten daarvan volledig aftrekbaar. Zolang het maar niet een volledige lunch betreft, want dan wordt het als loon gezien.

Wanneer personeelsleden of jijzelf niet de mogelijkheid hebben om thuis te eten (bijvoorbeeld door overwerken of omdat het werk plaatsvindt tijdens etenstijd), worden de kosten gezien als zakelijke kosten. Kosten en btw zijn dan volledig aftrekbaar. Tenminste, als je het afhaalt.

Stel dat je een lunchafspraak hebt met een (potentiële) klant. De totale kosten hiervan zijn € 75. Daarbij geef je € 5 fooi. Je pint in totaal dan € 80. Let op: als je bij een horecagelegenheid luncht, mag je de btw niet terugvorderen.

1: Stel, je gaat met een potentiële klant voor € 50 lunchen bij een horecagelegenheid. 2: Stel, je haalt voor € 50 een lunch bij de supermarkt op om de zaak te nuttigen met een klant, dan mag je eerst 9% btw aftrekken. Dat komt op € 4,50. Dan houd je € 45,50 over, waarvan je vervolgens weer 80% mag opvoeren als verteringskosten.

Belangrijk om te Onthouden

Verder is het is belangrijk dat je bij zakelijke etentjes op de bon de naam van de zakelijke relatie noteert zodat je hiermee later aan de belastingdienst kunt aantonen dat het een zakelijk etentje was.

Het is daarom belangrijk om goed op deze regels te letten zodat je geen fouten maakt in je administratie. De regels voor de kosten van eten en drinken verschillen dus per situatie en dat maakt het heel complex.

De aftrekbaarheid van de BTW is afhankelijk van de situatie. Is het voor eigen gebruik? Is het voor het personeel? De kosten die een ondernemer voor zichzelf maakt door bijvoorbeeld eten in de supermarkt te kopen, zijn privékosten.

Als de uitgaven voor voedsel en drank zijn gedaan met het oog op zakelijke belangen van de onderneming, komen deze uitgaven in aftrek op de winst. Er gelden echter wettelijke aftrekbeperkingen waarmee u bij de bepaling van de fiscale winst uit onderneming rekening moet houden.

Let op: De regels voor de inkomstenbelasting gelden niet alleen voor winst uit onderneming, maar ook voor de inkomenscategorie resultaat uit overige werkzaamheden.

Tips voor ZZP'ers

Veel zzp’ers vergeten een zakelijke lunch af te trekken of raken de bonnetjes kwijt. Hoe voorkom je dit? Dit doe je met een boekhoudprogramma met mobiele app. Via de boekhouding app maak je een foto van je bonnetjes met je smartphone. Je slaat deze zo direct op onder de juiste kostenpost in de boekhouding. Vervolgens controleer en verwerk je één keer per week de bonnetjes in de boekhouding.

Wanneer je gebruik maakt van Moneybird en de juiste categorie selecteert (dus: representatiekosten/eten en drinken met relaties), kun je het bedrag in de eerste instantie gewoon volledig invoeren. Het is het handigst om aan het einde van het jaar in één keer een correctieboeking maken voor het totale bedrag van de categorie. Doet je boekhouder de aangifte inkomstenbelasting voor jou? Dan is het helemaal makkelijk; zorg er dan voor dat alle bonnen gekoppeld zijn aan ‘eten en drinken/ representatiekosten’.

labels:

Zie ook: