Als ondernemer wil je natuurlijk graag weten of je de btw mag terugvragen en of je de kosten af mag trekken van de winst als je kosten hebt gemaakt voor eten en drinken. Nu verschillen de regels voor de kosten van eten en drinken per situatie en dat maakt het ingewikkeld.

Wanneer Zijn Consumpties Onderweg Zakelijk?

De hoofdregel voor aftrek van kosten is erg eenvoudig: Aftrekbaar zijn alle kosten die nodig zijn voor de uitoefening van je bedrijf en op zakelijke overwegingen berusten. Dat geldt ook voor kosten die op onjuiste of onverstandige overwegingen berusten. Echter, consumpties bevatten altijd een privé element en dat maakt het ingewikkeld.

Aftrekbare kosten verlagen de winst van je bedrijf. En een lagere winst leidt tot een lagere aanslag inkomstenbelasting. Maar blijf kritisch op je uitgaven want aftrekbaar of niet, van kosten maken word je armer!

Consumpties Onderweg Nooit Helemaal Aftrekbaar

De uitgaven voor consumpties onderweg bevatten altijd een persoonlijk element. Daarnaast is er mogelijk sprake van extra uitgaven voor een zakelijk doel. Vanwege het persoonlijke element gelden altijd aftrekbeperkingen: geen aftrek voor de eerste €4.400 of naar keuze aftrek beperkt tot 80% (73,5% voor 2017). De vraag is nu wanneer consumpties onderweg een zakelijk doel dienen en er sprake is van extra uitgaven ten opzichte van de normale privé uitgaven die iedereen heeft. Want alleen dan mag je de kosten gedeeltelijk aftrekken voor de inkomstenbelasting en mag je de btw misschien terugvragen.

Consumpties Onderweg voor Zzp'er

Van belang is de uitspraak van de Rechtbank Breda en vervolgens op 22-3-2022 van het Hof Den Haag. Deze hebben geoordeeld dat de eigen consumpties van de ondernemer geen ondernemingskosten zijn. Bij eigen consumpties gaat het over consumpties die je onderweg gebruikt terwijl je alleen bent. Deze consumpties onderweg hebben niets te maken met je bedrijf en zijn niet aftrekbaar als ondernemerskosten. Ook het feit dat consumpties onderweg hoger zijn dan thuis, leidt er volgens de rechter niet toe dat de kosten (gedeeltelijk) aftrekbaar zijn.

Dit lijkt in strijd met de regels voor werknemers. Maar dat is niet zo. Een zzp-er is geen werknemer. Een werkgever mag de kosten voor consumpties onderweg van zijn werknemers wel ten laste van de winst brengen. Reden is dat de werkgever op grond van de arbeidsovereenkomst verplicht is deze kosten te vergoeden.

Verblijf in Hotel

Bij zakelijk verblijf in een hotel is er geen gelegenheid om zelf te koken. Het lijkt een verdedigbaar standpunt om in dat geval de extra kosten van consumpties t.o.v. thuis als ondernemingskosten te beschouwen.

Eten en Drinken met Relaties

Bij eten en drinken met potentiële relaties mag je het zakelijke karakter veronderstellen. Je moet het wel aantonen! Schrijf daarom de namen van de relaties en de bedrijfsnamen op de factuur of in je agenda. De hoogte van de uitgaven speelt nauwelijks een rol. Maar als de kosten in een volstrekte wanverhouding staan tot het nut dat zij voor je bedrijf kunnen hebben, kan de inspecteur de aftrek weigeren.

De btw over eten en drinken in horeca gelegenheden mag je nooit terugvragen. Voor zakelijke maaltijden die op de werkplek of thuis bezorgd worden, mag dat wel.

Consumpties Onderweg op een Dienstreis of bij "Overwerk"

Voor consumpties onderweg van een werknemer op dienstreis mag het zakelijk karakter worden verondersteld. In het verleden leek het redelijk om deze regels ook toe te passen voor zzp-ers. Door de uitspraak van het Hof is dit niet meer toepasbaar.

Als dga (directeur groot aandeelhouder) ben je werknemer van je BV of NV. In dat geval mag je de kosten voor eigen consumpties bij dienstreis of "overwerk" voor 73,5% in aftrek nemen.

Lunchkosten Aftrekbaar voor Zzp'ers?

Een belangrijke vraag, waar meerdere antwoorden op bestaan. De Belastingdienst hanteert twee verschillende systemen. Je kunt zelf bepalen welk systeem je kiest. Het systeem bepaalt welke kosten voor lunches en representatie je mag aftrekken. Standaard zijn er geen lunchkosten aftrekbaar, tot een drempel van €4.500 per jaar. Wel kun je de btw meteen aftrekken, omdat je dat doet tijdens de btw-aangifte.

Je kunt kiezen voor het tweede systeem, waarbij je geen last hebt van de drempelwaarde. In ruil daarvoor is slechts 80 procent van de lunchkosten fiscaal aftrekbaar. Wij zetten de beide mogelijkheden voor je op een rij.

Twee Systemen: Met of Zonder Drempel

Je mag lunchkosten aftrekken als zzp'er als er sprake is van een aantoonbaar zakelijk karakter. Een gewone lunch tijdens werktijd is niet aftrekbaar, maar een lunch met een klant is dat wel. Afhankelijk van het systeem dat je kiest mag je een gedeelte of het volledige bedrag boven een drempelwaarde aftrekken. Je hebt de keuze uit de volgende systemen:

  • Lunchkosten aftrekken met drempel
  • Lunchkosten aftrekken zonder drempel

Lunchkosten Aftrekken met Drempel

Gebruik je de drempel? Dan mag je lunchkosten en kosten voor representatie aftrekken vanaf €4.500. Boven die waarde mag je het volledige bedrag dat je betaalt aftrekken. De drempel is behoorlijk hoog en daardoor voor de meeste zzp'ers niet interessant.

Lunchkosten Aftrekken Zonder Drempel

Kies je voor aftrek zonder de drempelwaarde? Dan mag je 80% van de kosten aftrekken. Dit percentage geldt voor lunches, diners, congressen en cursussen die je volgt. Je mag nog steeds maximaal €1.500 aftrekken voor reis- en verblijfkosten. Het is daarmee een fiscaal meer voordelige optie dan het systeem met de drempel.

BTW Aftrekbaar? Twee Voorbeelden

Of je de btw mag aftrekken voor lunchkosten hangt af van de situatie. De mag de btw bijvoorbeeld niet aftrekken als:

  • Je eet of drinkt in een horecagelegenheid
  • Een cateraar het eten of drinken verzorgt in een afgehuurde ruimte

Koop je eten in de supermarkt en nuttig je dat vervolgens samen met de klant? Dan mag je de btw wel aftrekken tijdens de btw-aangifte.

Zakelijke Lunch Aftrekken

Het is belangrijk dat jouw etentje of lunch een zakelijk karakter heeft. Laat met de bon zien dat jullie samen hebben gegeten en gedronken. Vermeld op de bon ook de naam van de klant. Het helpt als je in je agenda een afspraak hebt staan met die klant, zodat je later aan kunt tonen met wie je de lunch hebt gebruikt. Op die manier kun je de Belastingdienst het zakelijke karakter aantonen, zodat je het fiscale voordeel op een eerlijke wijze kunt toepassen.

Consumpties bij Overwerk

Naast alle bovengenoemde fiscale zaken kan een ondernemer ook consumpties bij overwerk in de meeste gevallen fiscaal aftrekken. Er is sprake van overwerk wanneer een ondernemer langer dan de standaard kantoortijden blijft doorwerken. Een ondernemer die tussen 17.00 en 20.00 niet naar huis kan gaan om te gaan eten en drinken, kan op kantoor een maaltijd benuttigen waarbij dit eten en drinken als meer dan bijkomstig zakelijk belang wordt beschouwd. Deze extra kosten die de ondernemer maakt voor consumptie omdat de mogelijkheid niet bestaat om naar huis te gaan om te gaan eten zijn wel fiscaal aftrekbaar.

Fooikosten Aftrekken

Fooi vormt in principe ook een onderdeel van de rekening van een zakelijke lunch, en dus mag fooi ook worden meegerekend tot het totaal bedrag.

Wanneer Zijn de Kosten Aftrekbaar voor Zakelijke Etentjes?

Een zakelijk etentje kan een uitstekende gelegenheid zijn om relaties met klanten te versterken, nieuwe zakelijke contacten te leggen of te netwerken. Het is echter belangrijk om te weten dat niet alle kosten voor eten en drinken automatisch als aftrekbaar worden beschouwd. De Belastingdienst hanteert specifieke criteria die bepalen of deze kosten als zakelijke uitgaven kunnen worden opgevoerd.

Een van de belangrijkste voorwaarden voor het aftrekken van zakelijke etentjes is dat er sprake moet zijn van een zakelijk belang. Dit betekent dat het etentje direct verband moet houden met de uitoefening van jouw onderneming. Het is daarom belangrijk om tijdens het etentje zakelijk gerelateerde onderwerpen te bespreken of te netwerken met potentiële zakenpartners.

Daarnaast moet je kunnen aantonen dat het etentje redelijk is in verhouding tot het zakelijke doel. Dit betekent dat de kosten in een redelijke verhouding moeten staan tot de verwachte opbrengsten of voordelen die je uit het etentje verwacht te halen.

Het is ook van belang om de kosten van het zakelijke etentje gescheiden te houden van de kosten voor privédoeleinden. Als je bijvoorbeeld een etentje hebt waarbij zowel zakelijke relaties als vrienden aanwezig zijn, dan mag je alleen de kosten voor de zakelijke relaties aftrekken. Het is verstandig om de bonnen en facturen goed te bewaren en hierop aan te geven welke kosten zakelijk zijn en welke niet.

Overige Kosten voor Eten en Drinken Aftrekbaar?

Over het algemeen zijn de kosten voor eten en drinken, zelfs wanneer ze zakelijk gerelateerd zijn, niet volledig aftrekbaar. Aangezien eten en drinken ook een privé-element hebben, gelden er beperkingen. Volgens de regels mag je doorgaans slechts 80% van de kosten aftrekken van je winst. Het is belangrijk om te weten dat er echter uitzonderingen op deze regel bestaan.

Eten en Drinken Onderweg: Zakelijk of Niet?

Eten en drinken onderweg kan in bepaalde gevallen als zakelijk worden beschouwd, maar het hangt af van de specifieke omstandigheden en de regels van de belastingdienst.

Over het algemeen zijn kosten voor eten en drinken onderweg aftrekbaar als ze verband houden met zakelijke activiteiten, zoals zakelijke reizen, vertegenwoordiging of vergaderingen buiten het kantoor. Deze kosten kunnen in aanmerking komen voor gedeeltelijke of volledige aftrek, afhankelijk van de situatie.

De Belastingdienst verwacht dat je alleen kosten declareert die direct nodig zijn voor de uitvoering van je zakelijke activiteiten.

Indicatie Voor de Bedragen

In geval van een dienstreis of overwerk kun je niet onbeperkt kosten voor consumpties onderweg opvoeren. Het moet enigszins vergelijkbaar zijn met wat een werknemer mag declareren in een vergelijkbare situatie. Een indicatie voor de bedragen kun je onder meer vinden in het reisbesluit voor ambtenaren. De vergoedingen zijn (2019) als volgt:

  • kleine uitgaven overdag: € 4,52
  • kleine uitgaven 's avonds: € 9,05
  • een ontbijt: € 10,13
  • een lunch: € 9,16
  • een avondmaaltijd: € 22,99
  • logies: € 102,59

Onder normale omstandigheden kun je deze bedragen aanhouden als richtlijn voor de aftrekbare bedragen.

Iedereen moet eten en drinken. Ondernemers ook. Zowel kosten als btw van eten en drinken voor eigen gebruik zijn daarom niet aftrekbaar.

Wanneer personeelsleden of jijzelf niet de mogelijkheid hebben om thuis te eten (bijvoorbeeld door overwerken of omdat het werk plaatsvindt tijdens etenstijd), worden de kosten gezien als zakelijke kosten. Kosten en btw zijn dan volledig aftrekbaar. Tenminste, als je het afhaalt.

Eten en drinken heeft altijd deels een privékarakter. Iedereen moet immers eten en drinken om in leven te blijven. Aan het eind van het jaar wordt daarom een correctie gedaan op alle kosten voor eten en drinken.

labels:

Zie ook: