Als ondernemer of werkgever is het belangrijk te weten welke kosten voor eten en drinken aftrekbaar zijn van de belasting. De regels verschillen per situatie, wat het complex kan maken. Hieronder een overzicht van de belangrijkste aspecten.

Aftrekbaarheid van kosten voor eten en drinken

De hoofdregel is eenvoudig: alle kosten die nodig zijn voor de uitoefening van je bedrijf en op zakelijke overwegingen berusten, zijn aftrekbaar. Dat geldt ook voor kosten die op onjuiste of onverstandige overwegingen berusten. Echter, consumpties bevatten altijd een privé element en dat maakt het ingewikkeld. Aftrekbare kosten verlagen de winst van je bedrijf. En een lagere winst leidt tot een lagere aanslag inkomstenbelasting. Maar blijf kritisch op je uitgaven want aftrekbaar of niet, van kosten maken word je armer!

Consumpties onderweg

Uitgaven voor consumpties onderweg bevatten altijd een persoonlijk element, waardoor er aftrekbeperkingen gelden. Er is geen aftrek voor de eerste €4.400, of naar keuze is de aftrek beperkt tot 80% (73,5% voor 2017). Van belang is de uitspraak van de Rechtbank Breda en vervolgens op 22-3-2022 van het Hof Den Haag. Deze hebben geoordeeld dat de eigen consumpties van de ondernemer geen ondernemingskosten zijn. Bij eigen consumpties gaat het over consumpties die je onderweg gebruikt terwijl je alleen bent. Deze consumpties onderweg hebben niets te maken met je bedrijf en zijn niet aftrekbaar als ondernemerskosten. Ook het feit dat consumpties onderweg hoger zijn dan thuis, leidt er volgens de rechter niet toe dat de kosten (gedeeltelijk) aftrekbaar zijn.

Dit lijkt in strijd met de regels voor werknemers, maar dat is niet zo. Een zzp-er is geen werknemer. Een werkgever mag de kosten voor consumpties onderweg van zijn werknemers wel ten laste van de winst brengen. Reden is dat de werkgever op grond van de arbeidsovereenkomst verplicht is deze kosten te vergoeden.

Verblijf in een hotel

Bij zakelijk verblijf in een hotel is er geen gelegenheid om zelf te koken. Het lijkt een verdedigbaar standpunt om in dat geval de extra kosten van consumpties t.o.v. thuis als ondernemingskosten te beschouwen.

Eten en drinken met relaties

Bij eten en drinken met potentiële relaties mag je het zakelijke karakter veronderstellen. Je moet het wel aantonen! Schrijf daarom de namen van de relaties en de bedrijfsnamen op de factuur of in je agenda. De hoogte van de uitgaven speelt nauwelijks een rol. Maar als de kosten in een volstrekte wanverhouding staan tot het nut dat zij voor je bedrijf kunnen hebben, kan de inspecteur de aftrek weigeren.

De btw over eten en drinken in horeca gelegenheden mag je nooit terugvragen. Voor zakelijke maaltijden die op de werkplek of thuis bezorgd worden, mag dat wel.

Consumpties onderweg op een dienstreis of bij "overwerk"

Voor consumpties onderweg van een werknemer op dienstreis mag het zakelijk karakter worden verondersteld. Als een werknemer door zijn werk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten, is er in elk geval sprake van een maaltijd met meer dan bijkomstig zakelijke belang.

In het verleden leek het redelijk om deze regels ook toe te passen voor zzp-ers. Door de uitspraak van het Hof is dit niet meer toepasbaar.

Maaltijden en de werkkostenregeling

Een werkgever biedt werknemers die op verzoek van de werkgever werkzaam zijn buiten hun eigen reguliere werkdagen en werktijden een (onbelaste) maaltijdvergoeding aan. Volgens het Handboek is de vergoeding van een maaltijd o.a. Als de inhoudingsplichtige aannemelijk kan maken dat er sprake is van overwerk, heeft een maaltijd een meer dan bijkomstig zakelijk belang. Volgens de kennisgroep sluit de huidige tekst van het Handboek echter niet goed aan bij de wetsgeschiedenis en de jurisprudentie. De wet noch de wetsgeschiedenis geeft een definitie van wat onder overwerk dient te worden verstaan.

“Van een maaltijd met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter is, overeenkomstig de geschiedenis van de totstandkoming van de met ingang van 1 januari 2001 geldende wet- en regelgeving, sprake bij al dan niet verwacht overwerk of werk op koopavonden, tijdens dienstreizen/reizen in het werk van mobiele/ambulante werknemers (vertegenwoordigers, accountants), tijdens een zakelijke bespreking met klanten buiten de vaste werkplek of tijdens werkzaamheden op niet permanente locaties (wegenbouwers, bouwvakkers, filmcrew) of aan boord van vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens. Als de werknemer door zijn werk ’s avonds niet op een gewone tijd (tussen 17.00 uur en 20.00 uur) thuis kan eten, is in elk geval sprake van een meer dan bijkomstig zakelijke maaltijd. Een voorbeeld van een maaltijd waarbij het zakelijke karakter slechts van bijkomstig zakelijk belang is (een «andere maaltijd»), is een lunch op de vaste werkplek.

“Van een maaltijd waarbij het zakelijke karakter van meer dan bijkomstig belang is, is in ieder geval sprake als een werknemer door het werk niet tussen 17.00 uur en 20.00 uur thuis kan eten. Dat is een algemene regel die de situaties bij overwerk en bij werk op koopavonden bestrijkt. Maar mocht door het overwerk nog later worden gegeten, dan draagt die maaltijd eveneens een zakelijk karakter van meer dan bijkomstig belang. De lunch op de vaste werkplek is een voorbeeld van een maaltijd waarbij het zakelijke karakter van niet meer dan bijkomstig belang is. Dat is niet anders als collega’s samen gaan eten, ook al wordt er daarbij over het werk gesproken. Een lunch tijdens een vergadering met cliënten heeft wel een zakelijk karakter van meer dan bijkomstig belang. Of een vergaderlunch met alleen kantoorgenoten dat karakter ook heeft, hangt van de omstandigheden af. Dat kan zeker het geval zijn, bijvoorbeeld als een presentatie wordt gegeven. Dit meen ik verder aan de praktijk te moeten overlaten.

Als de werknemer door zijn werk ’s avonds niet op een gewone tijd (tussen 17.00 uur en 20.00 uur) thuis kan eten, is in elk geval sprake van een meer dan bijkomstig zakelijke maaltijd. Volgens de kennisgroep sluit dit niet aan bij de wetsgeschiedenis. In beginsel vormen alle maaltijden die een werknemer geniet privéuitgaven. Een werkgever kan alleen de maaltijd die de werknemer niet thuis kan nuttigen tussen 17.00 uur -20.00 uur of later als de werknemer moet overwerken of omdat hij moet werken op een koopavond gericht vrijgesteld vergoeden of verstrekken.

Maaltijden als onderdeel van tijdelijke verblijfskosten zijn gericht vrijgesteld. De vergoeding of verstrekking van maaltijden is ook gericht vrijgesteld als de maaltijden een meer dan bijkomstig zakelijk karakter hebben. Als u dergelijke maaltijden vergoedt, kunt u de werkelijke kosten ervan vergoeden. Het maakt daarbij niet uit waar uw werknemer kosten voor de maaltijd heeft gemaakt.

Gratis eten en drinken aan personeel

Geeft u uw personeel gratis eten en drinken, of tegen een lage vergoeding? Dan kunt u over de kosten en inkoop hiervan beperkt btw aftrekken. U mag in de loop van het jaar alle btw over de inkoop van dit eten en drinken gewoon aftrekken. Dat geldt ook voor de btw op de aanschaf van kantine-inventaris en andere kosten. Deze regeling geldt voor al het eten en drinken dat u aan uw personeel geeft.

Meestal betaalt uw personeel in uw kantine voor eten en drinken een lager bedrag dan in de gangbare horeca. Soms is dit zelfs lager dan de kostprijs van het eten en drinken. U geeft uw personeel op deze manier een voordeel. Dit wordt 'bevoordeling' genoemd. Om te bepalen of u de btw over de uitgaven voor de kantine mag aftrekken als voorbelasting, berekent u hoeveel bevoordeling u per werknemer geeft.

Als de bevoordeling per werknemer meer is dan € 227, dan moet u de btw die u hebt afgetrokken corrigeren. Is de bevoordeling per werknemer € 227 of minder? Dan berekent u per werknemer ook eventuele andere personeelsvoorzieningen. Komt u boven de € 227 uit? Dan moet u een deel van de btw terugbetalen die u voor de kosten van eten en drinken hebt afgetrokken. U telt per werknemer de bevoordeling door de kantine en de overige voorzieningen bij elkaar op.

Wanneer je gratis koffie, thee en kleine consumpties (zoals een koekje, banaan of een Cup-A-Soup) verstrekt aan je personeel, zijn de kosten daarvan volledig aftrekbaar. Zolang het maar niet een volledige lunch betreft, want dan wordt het als loon gezien. Wanneer personeelsleden of jijzelf niet de mogelijkheid hebben om thuis te eten (bijvoorbeeld door overwerken of omdat het werk plaatsvindt tijdens etenstijd), worden de kosten gezien als zakelijke kosten. Kosten en btw zijn dan volledig aftrekbaar. Tenminste, als je het afhaalt.

Zakelijke etentjes: Wanneer zijn de kosten aftrekbaar?

Een zakelijk etentje kan een uitstekende gelegenheid zijn om relaties met klanten te versterken, nieuwe zakelijke contacten te leggen of te netwerken. Het is echter belangrijk om te weten dat niet alle kosten voor eten en drinken automatisch als aftrekbaar worden beschouwd. De Belastingdienst hanteert specifieke criteria die bepalen of deze kosten als zakelijke uitgaven kunnen worden opgevoerd.

Een van de belangrijkste voorwaarden voor het aftrekken van zakelijke etentjes is dat er sprake moet zijn van een zakelijk belang. Dit betekent dat het etentje direct verband moet houden met de uitoefening van jouw onderneming. Het is daarom belangrijk om tijdens het etentje zakelijk gerelateerde onderwerpen te bespreken of te netwerken met potentiële zakenpartners. Daarnaast moet je kunnen aantonen dat het etentje redelijk is in verhouding tot het zakelijke doel. Dit betekent dat de kosten in een redelijke verhouding moeten staan tot de verwachte opbrengsten of voordelen die je uit het etentje verwacht te halen.

Het is ook van belang om de kosten van het zakelijke etentje gescheiden te houden van de kosten voor privédoeleinden. Als je bijvoorbeeld een etentje hebt waarbij zowel zakelijke relaties als vrienden aanwezig zijn, dan mag je alleen de kosten voor de zakelijke relaties aftrekken. Het is verstandig om de bonnen en facturen goed te bewaren en hierop aan te geven welke kosten zakelijk zijn en welke niet. Er moet sprake zijn van een zakelijk belang, de kosten moeten redelijk zijn in verhouding tot het zakelijke doel en de kosten moeten gescheiden worden gehouden van privé-uitgaven.

Over het algemeen zijn de kosten voor eten en drinken, zelfs wanneer ze zakelijk gerelateerd zijn, niet volledig aftrekbaar. Aangezien eten en drinken ook een privé-element hebben, gelden er beperkingen. Volgens de regels mag je doorgaans slechts 80% van de kosten aftrekken van je winst. Het is belangrijk om te weten dat er echter uitzonderingen op deze regel bestaan.

Bijvoorbeeld, als je een cursus organiseert waarbij je de deelnemers van een lunch voorziet, dan zijn de kosten voor deze maaltijd wel volledig aftrekbaar. In dit geval wordt de maaltijd gezien als direct gerelateerd aan de cursus en wordt het privé-element grotendeels uitgesloten.

Kosten van koffie en thee voor op kantoor

De kosten van koffie en thee voor op kantoor zijn aftrekbaar voor zowel de inkomstenbelasting als de omzetbelasting.

Relatiegeschenken / representatiekosten

Zakelijke etentjes worden gezien als relatiegeschenken en de kosten van een receptie behoren tot de representatiekosten. Voor de kosten van relatiegeschenken en representatiekosten geldt dezelfde regeling. Beide kosten zijn voor 80% aftrekbaar van de winst, tenzij je boven het drempelbedrag zit. Het drempelbedrag is in 2025 €5.700. In de praktijk zit 99% van de ondernemers onder dat drempelbedrag want bijna niemand geeft meer dan €5.700 in een jaar uit aan zakelijke-etentjes/recepties.

Voorbeeld: Je hebt in een jaar 2000 euro uitgegeven aan zakelijke diners. Van dit bedrag is 80% aftrekbaar van de winst. Je mag dus 1600 euro aftrekken van de winst.

Relatiegeschenken / representatiekosten aftrekbaar voor de omzetbelasting

Niet alle zakelijke uitgaven zijn ook aftrekbaar voor de omzetbelasting. De btw op zakelijke etentjes in de horeca is nooit aftrekbaar. De btw op andere relatiegeschenken zoals een doos bonbons is wel aftrekbaar.

Verder is het is belangrijk dat je bij zakelijke etentjes op de bon de naam van de zakelijke relatie noteert zodat je hiermee later aan de belastingdienst kunt aantonen dat het een zakelijk etentje was.

Je bent wellicht gewend om jouw medewerkers regelmatig een gratis maaltijd of drinken te geven. De fiscus beschouwt dit in enkele gevallen als loon in natura, waarover je premies en loonbelastingen verschuldigd bent. De zogenaamde consumpties die je tijdens werktijd verstrekt, vallen niet onder het begrip loon in natura. Je hoeft daar dus geen loonheffing of premies werknemersverzekeringen over in te houden. Onder consumpties tijdens werktijd verstaat de fiscus: koffie, thee, gebak, fruit en andere 'tussendoortjes' van weinig waarde.

Alle maaltijden 'waarbij het zakelijke karakter van meer dan bijkomstig belang is' mogen onbelast worden vergoed of verstrekt. Dus in situaties waarin jouw medewerker niet op een gewoon tijdstip kan eten (tussen 17.00 en 20.00 uur) omdat hij bijvoorbeeld moet overwerken of op koopavonden werkt of tijdens dienstreizen.

Is het zakelijke karakter van de maaltijd van bijkomend belang, dan is de vergoeding of verstrekking niet onbelast en moet de vergoeding of de waarde in het economische verkeer van de verstrekking tot het loon gerekend worden. Elk jaar wordt dit normbedrag vastgesteld door de Belastingdienst. Voor 2025 is het normbedrag 3,95 euro. In 2024 was dit bedrag 3,90 euro.

Als je een maaltijd niet onbelast mag verstrekken, maar je doet dit wel, dan wordt per maaltijd 3,95 euro in de forfaitaire ruimte van de werkkostenregeling ondergebracht. Je loopt dan grote kans om boven de forfaitaire ruimte van 1,18 procent van de loonsom uit te komen. Daarover betaal je als werkgever een eindheffing van 80 procent! In 2025 geldt voor de eerste 400.000 euro van de loonsom een percentage van 2%.

Aftrekbaarheid inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting

De kosten zijn voor 80% aftrekbaar voor de inkomstenbelasting. Voor de vennootschapsbelasting zijn de kosten niet voor 80% maar voor 73,5% aftrekbaar.

Samenvatting

De regels voor de kosten van eten en drinken verschillen dus per situatie en dat maakt het heel complex. Het is daarom belangrijk om goed op deze regels te letten zodat je geen fouten maakt in je administratie.

Kostenpost Aftrekbaar Inkomstenbelasting Aftrekbaar Vennootschapsbelasting BTW Aftrekbaar
Consumpties onderweg (ZZP, alleen) Nee N.v.t. Nee
Consumpties onderweg (Werknemer, dienstreis) Ja (onder voorwaarden) Ja (onder voorwaarden) Ja (onder voorwaarden)
Zakelijke etentjes 80% (tot drempelbedrag) 73,5% (tot drempelbedrag) Nee (in horeca)
Koffie en thee op kantoor Ja Ja Ja
Maaltijden tijdens overwerk (werknemer) Ja (gericht vrijgesteld onder WKR) Ja (gericht vrijgesteld onder WKR) Ja (onder voorwaarden)

labels:

Zie ook: