Een maaltijdvergoeding is een bedrag dat je van je werkgever krijgt als je zelf voor een maaltijd hebt moeten betalen tijdens overwerk of een dienstreis. Het bedrag dat je krijgt staat gelijk aan de kosten die je voor de maaltijd hebt moeten betalen. In de praktijk blijkt dat er veel voorwaarden gelden en die kunnen per sector of zelfs per bedrijf verschillen. Het is mogelijk dat je een specifiek formulier moet invullen.

Wanneer heb je Recht op een Maaltijdvergoeding bij Overwerk?

Wettelijk bestaat er eigenlijk geen recht op een maaltijdvergoeding, maar in bepaalde cao’s kan dit recht wél zijn opgenomen. Algemeen gesproken gelden er, volgens de Rijksoverheid, twee hoofdregels als het gaat om het recht op een maaltijdvergoeding:

  • Je bent op verzoek van de werkgever werkzaam buiten je eigen reguliere werkdagen en werktijden.
  • Je kunt ’s avonds niet op de gebruikelijke tijd en plek eten. Met gebruikelijke tijd wordt de tijd tussen 17u en 20u bedoeld.

Maar er is nóg een regel dat het recht op je maaltijdvergoeding bepaalt.

Verschil tussen Maaltijdverstrekking en Maaltijdvergoeding

In je cao kan staan dat je werkgever een maaltijd moet verstrekken. Dit heet ‘maaltijdverstrekking’. En omdat je werkgever zelf voor het eten zorgt, krijg je géén maaltijdvergoeding. Betaal je zelf voor je eten (je schiet het dus voor), dan krijg je van je werkgever hiervoor een (maximale) maaltijdvergoeding.

Hoogte van de Maaltijdvergoeding

De maximale hoogte van de maaltijdvergoeding kan per cao verschillen. Denk aan een bedrag dat tussen de €15 en €25 ligt.

Normbedrag Maaltijdverstrekking

De belastingdienst ziet een maaltijdverstrekking op de werkplek als loon voor de werknemer. Je werkgever heeft ook rekening te houden met een door de belastingdienst opgelegd normbedrag van €3,90 (2024).

Belasting op Maaltijdvergoeding

De maaltijdvergoeding is onderdeel van de werkkostenregeling van je werkgever. Maaltijden bij overwerk vallen onder gerichte vrijstelling van de werkkostenregeling. Dit betekent dat de kosten voor jouw zelf gekochte maaltijd niet meetellen voor de totale werkkosten die je werkgever besteedt aan werknemers. Je werkgever vergoedt het bedrag dan onbelast.

Declaratie van Maaltijdkosten

Kun je aantonen welke kosten je gemaakt hebt? Het maakt hierbij niet uit of je de maaltijd in een winkel hebt gekocht of dat je naar een restaurant bent gegaan. Let op: de manier waarop je moet declareren kan per bedrijf verschillen. Kijk daarom in je arbeidscontract, cao of bedrijfsreglement welke regels je bedrijf hiervoor heeft opgesteld.

Werk je ‘s avonds over en eet je hierdoor ergens anders? Je krijgt de gemaakte kosten voor je maaltijd terug. Er is wel een maximumbedrag: de maaltijdvergoeding bedraagt niet meer dan de vergoeding voor een avondmaaltijd bij binnenlandse dienstreizen (€ 28,84 in 2023).

Vraag je een maaltijdvergoeding aan? Dan moet je kunnen aantonen welke kosten je gemaakt hebt, bijvoorbeeld met een kassabon of rekening. Kun je dit niet aantonen? Je kunt de kosten voor je maaltijd declareren via het P-Direktportaal > Financiën en Salaris > Overige kosten declareren. Kies in de keuzelijst van het formulier voor 'Maaltijdverg. overwerk'. Komt de maaltijdvergoeding niet voor in de keuzelijst?

Wanneer is een Maaltijd Zakelijk?

Van een maaltijd met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter is, overeenkomstig de geschiedenis van de totstandkoming van de met ingang van 1 januari 2001 geldende wet- en regelgeving, sprake bij al dan niet verwacht overwerk of werk op koopavonden, tijdens dienstreizen/reizen in het werk van mobiele/ambulante werknemers (vertegenwoordigers, accountants), tijdens een zakelijke bespreking met klanten buiten de vaste werkplek of tijdens werkzaamheden op niet permanente locaties (wegenbouwers, bouwvakkers, filmcrew) of aan boord van vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens.

Als de werknemer door zijn werk ’s avonds niet op een gewone tijd (tussen 17.00 uur en 20.00 uur) thuis kan eten, is in elk geval sprake van een meer dan bijkomstig zakelijke maaltijd. Maar mocht door overwerk (of een koopavond) de avondmaaltijd nog later worden gegeten, draagt die maaltijd eveneens een zakelijk karakter van meer dan bijkomstig belang.

Een lunch tijdens een vergadering met cliënten heeft wel een zakelijk karakter van meer dan bijkomstig belang. Of een vergaderlunch met alleen kantoorgenoten dat karakter ook heeft, hangt van de omstandigheden af. Dat kan zeker het geval zijn, bijvoorbeeld als een presentatie wordt gegeven.

Maaltijden als onderdeel van tijdelijke verblijfskosten zijn gericht vrijgesteld. De vergoeding of verstrekking van maaltijden is ook gericht vrijgesteld als de maaltijden een meer dan bijkomstig zakelijk karakter hebben. Als u dergelijke maaltijden vergoedt, kunt u de werkelijke kosten ervan vergoeden. Het maakt daarbij niet uit waar uw werknemer kosten voor de maaltijd heeft gemaakt.

Overwerkregels

Kijk in uw contract of cao of er afspraken staan over de beloning van overuren. In de afspraken moet staan op welke manier u overuren vergoed krijgt. U krijgt uw overuren betaald. Staan er geen afspraken over overuren in uw contract of cao? Moest u van uw werkgever meer uren werken dan afgesproken in uw contract?

Was het uw eigen besluit om meer te werken? In sommige beroepen is het normaal om extra uren te werken. Bijvoorbeeld als u een hoge functie heeft. Overuren kunnen dan al meegerekend zijn in uw salaris. Twijfelt u of u recht heeft op een vergoeding voor overuren? Verdient u het minimumloon? Dan mag uw werkgever u meestal geen verlofuren geven voor overuren. Uw werkgever moet alle gewerkte overuren uitbetalen.

Heeft u recht op loon over uw overuren, maar betaalt uw werkgever niet? Eis het salaris over deze uren dan op bij uw werkgever. Gebruik hiervoor onze voorbeeldbrief loonvordering.

Werk je in opdracht van je leidinggevende buiten jouw vastgestelde arbeidspatroon? Er is een maximaal aantal uur dat je mag werken. De overwerkvergoeding bestaat uit een vergoeding in tijd (overwerkverlof) plus een vergoeding in geld. De tijd die je overwerkt krijg je terug in tijd. Dit heet overwerkverlof. Heb je aan het einde van een jaar overwerkverlof over? Dan wordt maximaal 36 uur hiervan toegevoegd aan jouw IKB-spaarverlof. Werk je in deeltijd? Dan wordt dit maximum naar verhouding van je arbeidsduur aangepast.

Naast de vergoeding in tijd krijg je een overwerkvergoeding in geld: een percentage van jouw salaris per uur. De hoogte van dit percentage is afhankelijk van de dag en het tijdstip waarop je overwerkt. Je ontvangt de vergoeding in de maand nadat je hebt overgewerkt of de volgende maand.

Consumpties tijdens werktijd

Je bent wellicht gewend om jouw medewerkers regelmatig een gratis maaltijd of drinken te geven. De fiscus beschouwt dit in enkele gevallen als loon in natura, waarover je premies en loonbelastingen verschuldigd bent. De zogenaamde consumpties die je tijdens werktijd verstrekt, vallen niet onder het begrip loon in natura. Je hoeft daar dus geen loonheffing of premies werknemersverzekeringen over in te houden. Onder consumpties tijdens werktijd verstaat de fiscus: koffie, thee, gebak, fruit en andere 'tussendoortjes' van weinig waarde.

Alle maaltijden 'waarbij het zakelijke karakter van meer dan bijkomstig belang is' mogen onbelast worden vergoed of verstrekt. Dus in situaties waarin jouw medewerker niet op een gewoon tijdstip kan eten (tussen 17.00 en 20.00 uur) omdat hij bijvoorbeeld moet overwerken of op koopavonden werkt of tijdens dienstreizen.

Is het zakelijke karakter van de maaltijd van bijkomend belang, dan is de vergoeding of verstrekking niet onbelast en moet de vergoeding of de waarde in het economische verkeer van de verstrekking tot het loon gerekend worden.

Normbedragen voor Maaltijden

Elk jaar wordt dit normbedrag vastgesteld door de Belastingdienst. Voor 2025 is het normbedrag 3,95 euro. In 2024 was dit bedrag 3,90 euro. Als je een maaltijd niet onbelast mag verstrekken, maar je doet dit wel, dan wordt per maaltijd 3,95 euro in de forfaitaire ruimte van de werkkostenregeling ondergebracht. Je loopt dan grote kans om boven de forfaitaire ruimte van 1,18 procent van de loonsom uit te komen. Daarover betaal je als werkgever een eindheffing van 80 procent! In 2025 geldt voor de eerste 400.000 euro van de loonsom een percentage van 2%.

Heb je een arbeidspatroon met werktijden tussen 08:00 en 18:00 uur van maandag tot en met vrijdag? Let op! Werk je in roosterdienst? Dan gelden voor jou per 1 januari 2024 andere regels.

Normbedragen voor maaltijden
Jaar Normbedrag
2024 € 3,90
2025 € 3,95

labels:

Zie ook: