Als je moet overwerken of op dienstreis gaat, heb je dan recht op een maaltijdvergoeding? Een maaltijdvergoeding is een bedrag dat je van je werkgever krijgt als je zelf voor een maaltijd hebt moeten betalen tijdens overwerk of een dienstreis. Het bedrag dat je krijgt staat gelijk aan de kosten die je voor de maaltijd hebt moeten betalen. Althans, dit zijn de twee hoofdregels. In de praktijk blijkt dat er veel voorwaarden gelden en die kunnen per sector of zelfs per bedrijf verschillen.

Wettelijk Recht op Maaltijdvergoeding

Wettelijk bestaat er eigenlijk geen recht op een maaltijdvergoeding, maar in bepaalde cao’s kan dit recht wél zijn opgenomen. Algemeen gesproken gelden er, volgens de Rijksoverheid, twee hoofdregels als het gaat om het recht op een maaltijdvergoeding:

  • Je kunt ’s avonds niet op de gebruikelijke tijd en plek eten. Met gebruikelijke tijd wordt de tijd tussen 17u en 20u bedoeld.
  • Maar er is nóg een regel dat het recht op je maaltijdvergoeding bepaalt.

Maaltijdverstrekking versus Maaltijdvergoeding

In je cao kan staan dat je werkgever een maaltijd moet verstrekken. Dit heet ‘maaltijdverstrekking’. En omdat je werkgever zelf voor het eten zorgt, krijg je géén maaltijdvergoeding. Betaal je zelf voor je eten (je schiet het dus voor), dan krijg je van je werkgever hiervoor een (maximale) maaltijdvergoeding.

Hoogte van de Maaltijdvergoeding

De maximale hoogte van de maaltijdvergoeding kan per cao verschillen. Denk aan een bedrag dat tussen de €15 en €25 ligt.

Maaltijdvergoeding bij Overwerk

Werk je ’s avonds over, moet je hierdoor ergens anders eten en kan je werkgever niet zorgen voor je maaltijd? Je krijgt de gemaakte kosten voor je maaltijd terug. Er is wel een maximumbedrag: de maaltijdvergoeding bedraagt niet meer dan de vergoeding voor een avondmaaltijd bij binnenlandse dienstreizen (€ 28,84 in 2023).

Declaratie van Kosten

Vraag je een maaltijdvergoeding aan? Dan moet je kunnen aantonen welke kosten je gemaakt hebt, bijvoorbeeld met een kassabon of rekening. Kun je dit niet aantonen? Je kunt de kosten voor je maaltijd declareren via het P-Direktportaal > Financiën en Salaris > Overige kosten declareren. Kies in de keuzelijst van het formulier voor 'Maaltijdverg. overwerk'. Komt de maaltijdvergoeding niet voor in de keuzelijst?

Fiscale Aspecten van Maaltijdvergoedingen

De maaltijdvergoeding is onderdeel van de werkkostenregeling van je werkgever. Maaltijden bij overwerk vallen onder gerichte vrijstelling van de werkkostenregeling. Dit betekent dat de kosten voor jouw zelf gekochte maaltijd niet meetellen voor de totale werkkosten die je werkgever besteedt aan werknemers. Ik heb zelf betaald voor mijn maaltijd.

Je werkgever vergoedt het bedrag dan onbelast. Het maakt hierbij niet uit of je de maaltijd in een winkel hebt gekocht of dat je naar een restaurant bent gegaan. Let op: de manier waarop je moet declareren kan per bedrijf verschillen. Kijk daarom in je arbeidscontract, cao of bedrijfsreglement welke regels je bedrijf hiervoor heeft opgesteld. Het is mogelijk dat je een specifiek formulier moet invullen.

Wanneer is een Maaltijd Zakelijk?

Alle maaltijden 'waarbij het zakelijke karakter van meer dan bijkomstig belang is' mogen onbelast worden vergoed of verstrekt. Dus in situaties waarin jouw medewerker niet op een gewoon tijdstip kan eten (tussen 17.00 en 20.00 uur) omdat hij bijvoorbeeld moet overwerken of op koopavonden werkt of tijdens dienstreizen.

Is het zakelijke karakter van de maaltijd van bijkomend belang, dan is de vergoeding of verstrekking niet onbelast en moet de vergoeding of de waarde in het economische verkeer van de verstrekking tot het loon gerekend worden.

Normbedrag Maaltijdverstrekking

De belastingdienst ziet een maaltijdverstrekking op de werkplek als loon voor de werknemer. Je werkgever heeft ook rekening te houden met een door de belastingdienst opgelegd normbedrag van €3,90 (2024). Elk jaar wordt dit normbedrag vastgesteld door de Belastingdienst. Voor 2025 is het normbedrag 3,95 euro. In 2024 was dit bedrag 3,90 euro.

Als je een maaltijd niet onbelast mag verstrekken, maar je doet dit wel, dan wordt per maaltijd 3,95 euro in de forfaitaire ruimte van de werkkostenregeling ondergebracht. Je loopt dan grote kans om boven de forfaitaire ruimte van 1,18 procent van de loonsom uit te komen. Daarover betaal je als werkgever een eindheffing van 80 procent! In 2025 geldt voor de eerste 400.000 euro van de loonsom een percentage van 2%.

Voorbeelden van Zakelijke en Niet-Zakelijke Maaltijden

  • Zakelijk: Maaltijden genuttigd tijdens overwerk, dienstreizen, koopavonden, zakelijke besprekingen met klanten buiten de vaste werkplek, of werkzaamheden op niet-permanente locaties. Een maaltijd waarbij het zakelijke karakter van meer dan bijkomstig belang is, is in ieder geval sprake als een werknemer door het werk niet tussen 17.00 uur en 20.00 uur thuis kan eten.
  • Niet-zakelijk: Een lunch op de vaste werkplek, zelfs als collega’s samen eten en over het werk spreken.

Overwerk en Maaltijden: Perspectief van de Kennisgroep

Volgens de kennisgroep is van een maaltijd waarbij het zakelijk karakter van meer dan bijkomstig belang is, in ieder geval sprake als een werknemer door het werk niet tussen 17.00 uur en 20.00 uur thuis kan eten. Dat is een algemene regel die de situaties bij overwerk en bij werk op koopavonden bestrijkt. Maar mocht door overwerk (of een koopavond) de avondmaaltijd nog later worden gegeten, draagt die maaltijd eveneens een zakelijk karakter van meer dan bijkomstig belang.

Tabel: Overzicht Normbedragen Maaltijdverstrekking

Jaar Normbedrag
2024 € 3,90
2025 € 3,95

Het is belangrijk om de specifieke regels en voorwaarden in je arbeidscontract, cao of bedrijfsreglement te raadplegen om te weten welke rechten en plichten je hebt met betrekking tot maaltijdvergoeding bij overwerk.

labels:

Zie ook: