Een maaltijdvergoeding is een bedrag dat een werknemer van zijn werkgever ontvangt wanneer hij zelf voor een maaltijd heeft moeten betalen tijdens overwerk of een dienstreis. Het bedrag is bedoeld om de gemaakte kosten te dekken. In de praktijk zijn er echter veel voorwaarden van toepassing, die per sector of bedrijf kunnen verschillen.

Wanneer is een maaltijd zakelijk?

Voor maaltijden geldt dat alle maaltijden ‘waarbij het zakelijke karakter van meer dan bijkomstig belang is’ onbelast mogen worden vergoed of verstrekt. Dit betekent dat in situaties waarin een medewerker niet op een gewoon tijdstip kan eten (tussen 17.00 en 20.00 uur), bijvoorbeeld door een koopavond, een onbelaste eenvoudige maaltijd mag worden verstrekt of een vergoeding hiervoor mag worden gegeven. Als een werkgever een zakelijke maaltijd vergoedt, kan hij de werkelijke kosten onbelast vergoeden. Hij mag ook aansluiten bij het normbedrag voor maaltijden in bedrijfskantines van € 3,95.

Volgens de kennisgroep van de belastingdienst is van een maaltijd waarbij het zakelijk karakter van meer dan bijkomstig belang is, in ieder geval sprake als een werknemer door het werk niet tussen 17.00 uur en 20.00 uur thuis kan eten. Dat is een algemene regel die de situaties bij overwerk en bij werk op koopavonden bestrijkt. Maar mocht door overwerk (of een koopavond) de avondmaaltijd nog later worden gegeten, dan draagt die maaltijd eveneens een zakelijk karakter van meer dan bijkomstig belang.

De lunch op de vaste werkplek is een voorbeeld van een maaltijd waarbij het zakelijke karakter van niet meer dan bijkomstig belang is. Dat is niet anders als collega’s samen gaan eten, ook al wordt er daarbij over het werk gesproken. Een lunch tijdens een vergadering met cliënten heeft wel een zakelijk karakter van meer dan bijkomstig belang. Of een vergaderlunch met alleen kantoorgenoten dat karakter ook heeft, hangt van de omstandigheden af. Dat kan zeker het geval zijn, bijvoorbeeld als een presentatie wordt gegeven.

Voorbeelden van zakelijke maaltijden:

  • Maaltijden tijdens overwerk
  • Maaltijden tijdens dienstreizen
  • Maaltijden tijdens zakelijke besprekingen met klanten buiten de vaste werkplek
  • Maaltijden tijdens werkzaamheden op niet-permanente locaties (wegenbouwers, bouwvakkers, filmcrew)
  • Maaltijden aan boord van vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens

Wanneer is een maaltijd niet zakelijk?

Sommige maaltijden mogen niet belastingvrij worden vergoed. De hierboven genoemde maaltijden moeten tot het loon worden gerekend. Een voorbeeld van een maaltijd waarbij het zakelijke karakter slechts van bijkomstig zakelijk belang is, is een lunch op de vaste werkplek.

Recht op een maaltijdvergoeding

Wettelijk bestaat er eigenlijk geen recht op een maaltijdvergoeding, maar in bepaalde cao’s kan dit recht wel zijn opgenomen. Algemeen gesproken gelden er, volgens de Rijksoverheid, twee hoofdregels als het gaat om het recht op een maaltijdvergoeding:

  1. Je werkt 's avonds over.
  2. Je kunt ’s avonds niet op de gebruikelijke tijd en plek eten. Met gebruikelijke tijd wordt de tijd tussen 17u en 20u bedoeld.

Er is nóg een regel dat het recht op je maaltijdvergoeding bepaalt. In je cao kan staan dat je werkgever een maaltijd moet verstrekken. Dit heet ‘maaltijdverstrekking’. En omdat je werkgever zelf voor het eten zorgt, krijg je géén maaltijdvergoeding. Betaal je zelf voor je eten (je schiet het dus voor), dan krijg je van je werkgever hiervoor een (maximale) maaltijdvergoeding.

Hoogte van de maaltijdvergoeding

De maximale hoogte van de maaltijdvergoeding kan per cao verschillen. Denk aan een bedrag dat tussen de €15 en €25 ligt. De belastingdienst ziet een maaltijdverstrekking op de werkplek als loon voor de werknemer. Je werkgever heeft ook rekening te houden met een door de belastingdienst opgelegd normbedrag van €3,90 (2024). Voor 2025 is het normbedrag 3,95 euro.

Maaltijdvergoeding bij overwerk

Werk je ‘s avonds over en eet je hierdoor ergens anders? Je krijgt de gemaakte kosten voor je maaltijd terug. Er is wel een maximumbedrag: de maaltijdvergoeding bedraagt niet meer dan de vergoeding voor een avondmaaltijd bij binnenlandse dienstreizen (€ 28,84 in 2023). Vraag je een maaltijdvergoeding aan? Dan moet je kunnen aantonen welke kosten je gemaakt hebt, bijvoorbeeld met een kassabon of rekening.

Kun je dit niet aantonen? Je kunt de kosten voor je maaltijd declareren via het P-Direktportaal > Financiën en Salaris > Overige kosten declareren. Kies in de keuzelijst van het formulier voor 'Maaltijdverg. overwerk'. Komt de maaltijdvergoeding niet voor in de keuzelijst? Volgens de cao ben je verplicht om aan jouw werknemers een eenvoudige maaltijd te verstrekken als een werknemer langer dan 8 uur werkt op een dag.

Consumpties tijdens werktijd

De consumpties die je tijdens werktijd verstrekt, vallen niet onder het begrip loon in natura. Je hoeft daar dus geen loonheffing of premies werknemersverzekeringen over in te houden. Onder consumpties tijdens werktijd verstaat de fiscus: koffie, thee, gebak, fruit en andere 'tussendoortjes' van weinig waarde.

Werkkostenregeling

De maaltijdvergoeding is onderdeel van de werkkostenregeling van je werkgever. Maaltijden bij overwerk vallen onder gerichte vrijstelling van de werkkostenregeling. Dit betekent dat de kosten voor jouw zelf gekochte maaltijd niet meetellen voor de totale werkkosten die je werkgever besteedt aan werknemers.

Als een maaltijd niet onbelast mag worden verstrekt, maar dit gebeurt wel, dan wordt per maaltijd 3,95 euro in de forfaitaire ruimte van de werkkostenregeling ondergebracht. Er is dan een kans om boven de forfaitaire ruimte van 1,18 procent van de loonsom uit te komen. Daarover betaalt de werkgever een eindheffing van 80 procent! In 2025 geldt voor de eerste 400.000 euro van de loonsom een percentage van 2%.

Declaratie van maaltijdkosten

Als je zelf hebt betaald voor je maaltijd en je kunt aantonen welke kosten je hebt gemaakt, vergoedt je werkgever het bedrag dan onbelast. Het maakt hierbij niet uit of je de maaltijd in een winkel hebt gekocht of dat je naar een restaurant bent gegaan. Let op: de manier waarop je moet declareren kan per bedrijf verschillen. Kijk daarom in je arbeidscontract, cao of bedrijfsreglement welke regels je bedrijf hiervoor heeft opgesteld. Het is mogelijk dat je een specifiek formulier moet invullen.

labels:

Zie ook: