Ondernemers stellen regelmatig vragen over de aftrekbaarheid van kosten van eten en drinken. De aftrekbaarheid is voor de omzetbelasting anders geregeld dan voor de inkomstenbelasting. Als horecaondernemer krijg je te maken met verschillende btw-tarieven. Het is daarom goed te weten welk percentage van toepassing is, zodat je je aangifte zonder zorgen kunt doen. We vertellen je graag over de belangrijkste btw-regels voor horecaondernemers.

Wanneer is BTW Aftrekbaar?

De btw op gemaakte kosten kan in aftrek worden gebracht, als de ingekochte goederen en diensten worden gebruikt voor activiteiten die belast zijn met btw. Worden ingekochte goederen en diensten gebruikt voor activiteiten die niet belast zijn met btw, dan is de btw niet aftrekbaar.

De Pro Rata Methode

Heeft je onderneming zowel btw-belaste activiteiten als activiteiten die vrijgesteld zijn van btw? Dan moet je per kostenpost beoordelen of de kosten worden gemaakt voor de belaste activiteiten (de btw is in dat geval wel aftrekbaar) of voor de vrijgestelde activiteiten (de btw is in dat geval niet aftrekbaar). De btw op kosten die zowel voor de belaste als voor de vrijgestelde activiteiten worden gemaakt (algemene kosten), is gedeeltelijk aftrekbaar op basis van de pro rata methode. Voorbeelden van algemene kosten zijn kosten voor het opstellen van de jaarrekening of de btw-aangifte.

De pro rata methode werkt als volgt: de btw op algemene kosten is aftrekbaar, in de verhouding van de belaste omzet ten opzichte van de totale omzet in een jaar. Vrijgestelde activiteiten die in de praktijk veel voorkomen zijn de verhuur van woningen en het verstrekken van leningen. Bij de laatste categorie is het afhankelijk van de situatie of dit leidt tot een pro rata.

Let op!

Naast een pro rata kan onder bepaalde omstandigheden ook sprake zijn van een pre pro rata.

BTW Tarieven in de Horeca

In de Nederlandse horeca hanteren we 2 btw-tarieven: 9% en 21%. Het tarief dat van toepassing is, hangt helemaal af van het soort product of dienst.

  • 9% btw: Dit lagere tarief geldt vaak voor voedingsmiddelen die direct geconsumeerd kunnen worden. Denk dan aan maaltijden en niet-alcoholische dranken die je in een restaurant of café serveert.
  • 21% btw: Dit hogere tarief geldt voor alcoholische dranken en enkele andere uitzonderingen. Hierbij moet je denken aan bepaalde luxe producten of diensten die niet direct onder de 9%-regeling vallen.

Overzicht BTW Tarieven

Hieronder een overzicht van de btw-tarieven in de horeca:

Product/Dienst BTW Tarief
Eten en niet-alcoholische dranken (ter plekke of als afhaalmaaltijd) 9%
Alcoholische dranken (bier, wijn, cocktails, etc.) 21%
Hotelovernachtingen (inclusief ontbijt) 9%
Cateringdiensten (afhankelijk van de situatie) 9% of 21%

Uitzonderingen en Speciale Gevallen

Toch zijn er ook enkele belangrijke uitzonderingen binnen de btw-regels in de horeca:

  • Hotelovernachtingen: Voor hotels geldt een andere btw-regeling met specifieke tarieven.
  • Cateringdiensten: Afhankelijk van de situatie en dienst wordt hier 9% of 21% btw berekend.
  • Combinatieaanbiedingen: Bij arrangementen waarbij eten en alcohol worden gecombineerd, moet je juist per onderdeel het juiste btw-tarief toepassen.

Horecabestedingen

De btw op eten en drinken dat in een horecagelegenheid wordt genuttigd door je personeel, een zakenrelatie of door jou als ondernemer is niet aftrekbaar. Ook niet als sprake is van een zakelijk etentje.

Giften, Personeelsvoorzieningen en Relatiegeschenken

Op kosten voor bijvoorbeeld kerspakketten, personeelsuitjes en relatiegeschenken is het ‘Besluit uitsluiting aftrek omzetbelasting’ (BUA) van toepassing.

Op basis van het BUA is de btw op uitgaven voor giften, personeelsvoorzieningen (waaronder begrepen eten en drinken in bijvoorbeeld de bedrijfskantine) en relatiegeschenken in principe niet aftrekbaar. Alleen als het totaalbedrag aan BUA-verstrekkingen per werknemer of relatie minder bedraagt dan € 227 (exclusief btw), is de btw op de gemaakte kosten wel aftrekbaar. Om vast te stellen of de drempel van € 227 is overschreden, moet jaarlijks een BUA-berekening worden opgesteld. Onze btw-adviseurs kunnen je hiermee helpen.

Let op!

De btw op horeca-uitgaven is niet aftrekbaar en wordt daarom ook niet meegenomen in de BUA-berekening.

Declaraties van Personeel

Soms komt het voor dat een werknemer zakelijke kosten voorschiet en deze op een later moment declareert bij jou als werkgever. Kun je in dat geval de btw in aftrek brengen? Dit kan alleen als je kunt onderbouwen dat je onderneming de afnemer is van de ingekochte goederen of diensten, bijvoorbeeld doordat een factuur is uitgereikt op naam van de onderneming. Kun je dit niet of onvoldoende onderbouwen, dan heb je geen recht op aftrek van btw.

BTW en Personeelskosten

Van bediening tot partymanagers en van schoonmaakpersoneel tot live koks; op ieder evenement heeft u personeel nodig. Normaal gesproken belast u deze door personeelskosten tegen het 21% btw-tarief. Het is echter ook mogelijk afspraken te maken met de belastingdienst over de btw-verdeling voor het factureren van de personeelskosten. Hierdoor kunt u uw offerte inclusief btw scherper aanbieder, wat voordeliger is voor uw particuliere klanten en uw slagingskans verhoogt.

Gebruikelijke situatie

Personeelskosten die extra aangeboden worden, moeten tegen 21% btw belast worden en op een aparte regel gezet worden. Tenzij de activiteit ondergeschikt is aan het verkochte product en de klant geen onderscheid ziet tussen de twee (de activiteit is een onderdeel van het product).

Voorbeeld: wanneer u een gerecht verkoopt (het product) mag u de kosten van uw keukenpersoneel voor de bereiding tegen 9% btw factureren, u kunt immers geen gerecht leveren zonder dat het eerst door iemand bereid is. In de ogen van de klant is dit dan ook onlosmakelijk met elkaar verbonden. De bediening die het gerecht serveert moet echter wel tegen 21% btw belast worden, gezien dit als een aparte dienst gezien kan worden.

Het is echter mogelijk afspraken met de belastingdienst te maken over de btw-verdeling over uw personeelskosten. Twee voorbeelden hiervan zijn:

  • Flexibel btw-tarief
  • Vaste btw-verdeling

Het is mogelijk met de belastingdienst af te spreken dat personeelskosten tegen dezelfde hoog/laag verdeling belast mogen worden als de op het evenement verkochte eten- en drinkwaren.

Daarnaast is het ook mogelijk een vaste btw-verdeling voor uw personeelskosten af te spreken met de belastingdienst. Zo kunt u bijvoorbeeld afspreken dat u bij een evenement standaard 30% van de personeelskosten tegen het hoge btw-tarief mag belasten en 70% van de personeelskosten tegen het lage btw-tarief mag belasten.

Hoe maak ik een afspraak met de belastingdienst?

De bovenstaande berekeningen mogen enkel worden toegepast nadat u hier afspraken met de belastingdienst over heeft gemaakt. Om een afspraak met de belastingdienst te maken gaat u als volgt te werk:

  1. Omschrijf uw standaard werkwijze
  2. Beargumenteer waarom u een bepaalde afspraak met de belastingdienst wilt maken m.b.t. de btw-verdeling
  3. Dien de aanvraag schriftelijk in. Hiervoor kunt u de aanvraag sturen naar uw eigen regio kantoor ter attentie van de afdeling Algemeen/Omzetbelasting. Indien u al een contactpersoon heeft bij de belastingdienst, kunt u de aanvraag uiteraard ook direct naar uw contactpersoon sturen.

De belastinginspecteur zal vervolgens contact met u opnemen om de afspraak samen te bekijken.

Gratis Eten en Drinken aan Personeel

Geeft u uw personeel gratis eten en drinken, of tegen een lage vergoeding? Dan kunt u over de kosten en inkoop hiervan beperkt btw aftrekken. U mag in de loop van het jaar alle btw over de inkoop van dit eten en drinken gewoon aftrekken. Dat geldt ook voor de btw op de aanschaf van kantine-inventaris en andere kosten.

Om te bepalen of u de btw over de uitgaven voor de kantine mag aftrekken als voorbelasting, berekent u hoeveel bevoordeling u per werknemer geeft. Als de bevoordeling per werknemer meer is dan € 227, dan moet u de btw die u hebt afgetrokken corrigeren. Is de bevoordeling per werknemer € 227 of minder? Dan berekent u per werknemer ook eventuele andere personeelsvoorzieningen.

U koopt voor € 2.500 eten en drinken in voor uw personeelskantine. Uw omzet van de kantine is € 1.125. Al uw werknemers hebben een kerstgeschenk gekregen van € 25.

Bij de 6 werknemers die alleen het kerstpakket krijgen, maakt u de volgende berekening: € 200 (kantine) + € 25 (kerstgeschenk) = € 225. Dit is minder dan het drempelbedrag van € 227.

Bij de 4 werknemers die ook het horloge krijgen, maakt u de volgende berekening: € 200 (kantine) + € 25 (kerstgeschenk) + € 100 (horloge) = € 325. Dit is meer dan € 227. De btw op de kantineverstrekkingen wordt gecorrigeerd: € 200 x 9% x 4 werknemers = € 72.

Belastingdienst en BTW

De Belastingdienst kijkt in ieder geval naar het volgende om te bepalen of je ondernemer bent voor de btw:

  • Zelfstandig een bedrijf of beroep uitoefenen
  • Regelmatige inkomsten
  • Vermogensbestanddeel of een recht exploiteren

BTW-vrijstelling

Een vrijstelling betekent dat je geen btw hoeft af te dragen over bepaalde diensten of producten. Als je vrijgesteld bent van btw, reken je geen btw door aan je klanten. Je vermeldt dan op de factuur dat een vrijstelling van toepassing is. Als je vrijstelling van btw hebt, mag je de btw van je bedrijfskosten niet als voorbelasting aftrekken!

Kleineondernemersregeling (KOR)

Draai je minder dan € 20.000 omzet per jaar? Dan kun je in aanmerking komen voor de Kleineondernemersregeling (KOR). Je hoeft dan geen btw meer in rekening te brengen of af te dragen. Dit betekent ook dat je geen btw meer kunt aftrekken. Je krijgt dan btw-vrijstelling en hoeft geen btw meer op je facturen te vermelden. In sommige gevallen hoef je zelfs geen aangifte van de omzetbelasting meer te doen.

Voorwaarden voor de KOR

  • Je bent btw-ondernemer.
  • Je onderneming is in Nederland gevestigd.
  • Je omzet is maximaal € 20.000 per kalenderjaar.

labels:

Zie ook: