Staat die afspraak met je manager al wekenlang rood omcirkeld in je agenda? Ontstaan er spontaan zweetdruppels op je voorhoofd als je denkt aan wat er allemaal gevraagd kan worden tijdens je functioneringsgesprek? Gelukkig hoef je je met een goede voorbereiding nergens zorgen om te maken. Het enige wat je nodig hebt om jezelf klaar te maken, zijn de tips en tricks uit dit artikel.

Een functioneringsgesprek is een open, eerlijk gesprek waarbij jij en je leidinggevende elkaar feedback geven. Zo kan je het bijvoorbeeld hebben over je prestaties, jullie samenwerking en je persoonlijke ontwikkeling. Het gesprek is tweerichtingsverkeer, waarbij je afwisselend luistert en je ervaring deelt. Het doel is dat zowel jij als je werkgever hier verbeterpunten aan overhouden. Als sommige dingen eerst niet zo soepel liepen, weten jullie nu waarom. Deze kennis is de basis voor een prettige, professionele en effectieve samenwerking. Het functioneringsgesprek is een ideaal moment om samen met je manager terug te blikken op de afgelopen periode. Werd je betrokken bij beslissingen van je leidinggevende? Kreeg je hulp bij projecten? Heb je voortgang geboekt in specifieke vaardigheden? Het delen van jullie ervaringen helpt om meer begrip voor elkaar te krijgen. Je manager leert waar jij hulp bij kunt gebruiken en tegelijkertijd leer jij hoe je je manager kunt ondersteunen.

Bij de meeste bedrijven kan je zo’n twee keer per jaar een functioneringsgesprek verwachten. Ze zijn niet verplicht, maar je doet er jezelf echt een plezier mee. Als je redelijk nieuw bent in de professionele wereld, is het volkomen logisch dat je zo’n meeting spannend vindt. Gelukkig heb je grotendeels zelf in de hand hoe het gesprek verloopt. Het geheim? Een goede voorbereiding is daarom de moeite waard. Zo weet je zeker dat je niet pas achteraf bedenkt wat je eigenlijk had willen zeggen. Je functioneringsgesprek is een uitgelezen kans om duidelijk te maken wat goed gaat, wat beter kan en wat je daarvoor nodig hebt.

Tips om je Voor te Bereiden op een Functioneringsgesprek

  1. Noteer regelmatig je ervaringen: Door tijdens je werk regelmatig op te schrijven wat je opvalt, heb je een supergoede basis van interessante onderwerpen om te bespreken. Doe dus standaard een notitieboekje in je tas, dan vergeet je nooit meer wat je hebt meegemaakt.
  2. Analyseer je prestaties: Denk na over wat je gepresteerd hebt. Welke resultaten heb je behaald? Hoe heb je bijgedragen aan het succes van het team? Welke uitdagingen kwamen er op je pad en wat heb je gedaan om ze te overwinnen? Met recente voorbeelden worden je ervaringen sneller duidelijk voor je leidinggevende. Wil je echt indruk maken, deel dan ook hoe collega’s over jou en je werk denken.
  3. Benoem obstakels: Om optimaal te presteren, moeten er zo min mogelijk obstakels zijn. Benoem daarom de problemen die je ervaart. Dat kan de omslachtige communicatie tussen afdelingen zijn, het inefficiënte proces om toegang tot belangrijke informatie te krijgen, of het dominante gedrag van je leidinggevende.
  4. Stel je eigen behoeften vast: Het is volkomen natuurlijk dat je je leidinggevende tevreden wil stellen, zeker als starter. Pas alleen op dat je jezelf niet tekort doet. Om te groeien moet je je vaardigheden continu blijven ontwikkelen. Bovendien is het belangrijk dat je uitgedaagd wordt om je baan interessant te houden. Dus vind je dat je klaar bent voor meer verantwoordelijkheid? Wil je bijscholen met een cursus of training? Komt er een functie vrij die je te gek vindt?
  5. Stel vragen: Goed dat je een paar punten benoemt die voor jou belangrijk zijn, maar gebruik het gesprek ook om vragen te stellen. Wat zijn dit jaar de doelen van je afdeling? En van de hele organisatie? Welke rol ziet je leidinggevende daarin voor jou? Hopelijk komen jullie samen tot een richting die aansluit op je gedroomde carrière.

De Structuur van een Functioneringsgesprek

Om niet totaal overvallen te worden, zie je hier de gangbare structuur van een functioneringsgesprek. Negen van de tien keer verloopt het gesprek op deze manier. De lengte van het gesprek hangt af van hoe complex je functie is en hoeveel feedback jij en je manager hebben. Verwacht dat je ergens tussen een half uur en een uur bezig bent.

  1. Introductie: Jullie pakken een kop koffie en je leidinggevende legt kort uit wat het doel is.
  2. Terugblik: Als dit niet het eerste gesprek is, volgt een terugblik op de periode sinds het vorige gesprek. Welke doelen had je ook alweer gesteld? Heb je die allemaal behaald? Vertel over je successen en je knelpunten. Welke trajecten lopen soepel en welke voelen juist als drijfzand?
  3. Feedback van de manager: Nu krijg je te horen wat je manager is opgevallen. Onthoud dat dit slechts een observatie is, geen oordeel. Het kan zijn dat jullie allebei heel anders denken over hoe je presteert. Door het op deze manier te bespreken ontstaat meer begrip voor elkaar.
  4. Nieuwe doelen stellen: Nu is voor jullie beiden duidelijk wat er goed gaat en wat beter kan. Tijd dus om nieuwe doelen te stellen en die vast te leggen. Zowel jij als je leidinggevende maken afspraken met elkaar, zodat jij zo goed mogelijk werk kan afleveren.
  5. Afsluiting: Je bedankt elkaar voor de genomen tijd en aandacht.
  6. Verslag: Het is een samenvatting van de onderwerpen die jullie hebben besproken, jullie feedback op elkaar en de gemaakte afspraken. Lees het goed door en geef meteen aan als er iets niet klopt.

Extra Tips voor een Goede Voorbereiding

Om goed voorbereid je functioneringsgesprek in te gaan hebben we een aantal tips voor je op een rijtje gezet. Als je ze volgt dan weet je zeker dat je goed voorbereid bent en dat je met een actieve en constructieve houding het gesprek in gaat!

  1. Reflecteer op je prestaties: Ga eens stil staan bij de afgelopen periode. Wat heb je sindsdien bereikt? Waar ben je trots op? Maar ook: waar liep je tegenaan? Het helpt hierbij om specifieke voorbeelden op te schrijven van projecten die je gedraaid hebt of successen die je behaald hebt. Zorg dat je een goed beeld hebt van je eigen prestaties. Want, in een functioneringsgesprek ga je feedback ontvangen. Zorg dat je hier open voor staat en bedenk dus ook hoe je de kritiek gaat ontvangen. Wees stil, luister goed en bedank de gever voor de feedback!
  2. Evalueer je doelstellingen: Werken jullie in de organisatie met doelstellingen? Of werk je zelf met persoonlijke doelen? Evalueer dan deze doelstellingen eens. In hoeverre heb je ze bereikt of lig je op koers om ze te bereiken. Analyseer ook verder dan ja of nee. Waarom heb je ze behaald of niet behaald? Heb je om hulp gevraagd, of juist niet?
  3. Stel een agenda op met punten die je wil bespreken: Het is een goed idee om een lijst te maken van punten die je met je leidinggevende wil bespreken. Dit kan van alles zijn. Bijvoorbeeld vragen over je functie, je ontwikkeling, de sfeer in het bedrijf, de samenwerking met je leidinggevende. Door een volledige lijst te maken zorg je ervoor dat je niets vergeet en het maximale uit het gesprek haalt.
  4. Denk na over jouw toekomst: Waar zie je jezelf over een jaar? Of over vijf jaar? Denk na over je professionele ambities en hoe je huidige rol daarbij past. Het functioneringsgesprek is een uitgelezen kans om te praten over je carrièrepad en de ondersteuning die je daarbij nodig hebt.
  5. Verzamel feedback van je collega's: Ga voorafgaand aan het gesprek eens bij je directe collega's langs. Wat vinden zij van je? Verzamel hun feedback over jou. Dit helpt je om een breder beeld te vormen over jezelf.
  6. Verzamel alle benodigde documenten: Zorg ervoor dat je alle relevante documenten bij de hand hebt. Bijvoorbeeld het gespreksverslag van je vorige functioneringsgesprek of een overzicht van behaalde doelen.
  7. Oefen je gesprek: Het helpt je dan om het gesprek eens te oefenen met een vertrouwd iemand.

Voorbeeldvragen die je kunt verwachten en stellen tijdens een functioneringsgesprek

Hieronder lees je een aantal vragen die je kunt verwachten tijdens een functioneringsgesprek. Als je jezelf goed voorbereid op deze vragen dan ben je verzekerd van een goede en open dialoog tijdens het gesprek.

Vragen die je kunt verwachten:

  • Hoe beoordeel je je eigen prestaties het afgelopen jaar?
  • Wat zijn volgens jou je grootste successen geweest?
  • Waar zie je verbeterpunten in je werk?
  • Hoe ervaar je de samenwerking binnen het team?
  • Heb je voldoende middelen, hulp en begeleiding om je werk goed uit te voeren?
  • Zijn er vaardigheden die je verder wil ontwikkelen?
  • Hoe zie je jouw toekomst binnen het bedrijf?
  • Zijn er veranderingen die je zou willen zien in je huidige rol of werkomgeving?
  • Hoe zou je de communicatie en feedback vanuit het management beoordelen?
  • Heb je feedback of suggesties voor verbeteringen binnen het team of de organisatie?
  • Zijn er externe factoren die invloed hebben op je werkprestaties?

Vragen die je kunt stellen:

  • Hoe beoordeel je mijn prestaties in vergelijking met de verwachtingen?
  • Op welke gebied(en) zie je de meeste mogelijkheid voor mijn ontwikkeling?
  • Zijn er nieuwe vaardigheden of kennis die ik zou moeten aanleren?
  • Hoe kan ik beter bijdragen aan het team of de organisatie?
  • Zijn er toekomstige projecten of rollen waarvan je denkt dat ze goed bij mij zouden passen?
  • Hoe kan ik mijn samenwerking met jou verbeteren?
  • Wat zijn de belangrijkste doelen voor het komende jaar?
  • Zijn er veranderingen in mijn rol of verantwoordelijkheden die we zouden moeten overwegen?
  • Hoe kan ik je op een goede manier feedback geven?
  • Kun je concrete voorbeelden geven van situaties waar ik het beter kan doen?

Tips om het meeste uit jouw functioneringsgesprek te halen

Afsluitend hebben we de belangrijkste tips op een rijtje gezet. Als je deze goed opvolgt dan kan het niet anders dan dat jouw functioneringsgesprek een succes wordt.

  • Bereid je grondig voor! Reflecteer op je prestaties, denk na over wat je hebt bereikt en waar je kunt verbeteren. Verzamel voorbeelden en specifieke situaties om je punten kracht bij te zetten.
  • Stel doelen. Wees duidelijk over je toekomstige doelen en wat je nodig hebt om deze te bereiken. Tipje: zorg dat deze SMART zijn: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, en Tijdgebonden.
  • Sta open voor feedback. Luister naar de feedback van je leidinggevende, vraag om verduidelijking indien nodig, en beschouw feedback als een kans om te leren en te groeien. Bedank je leidinggevende altijd voor feedback!
  • Geef constructieve feedback. Het is een tweerichtingsgesprek, dus wees bereid om ook jouw feedback op een respectvolle en opbouwende manier te delen.
  • Vraag om voorbeelden. Als je leidinggevende verbeterpunten aandraagt, vraag dan om concrete voorbeelden, zodat je duidelijk weet wat en hoe je kunt verbeteren.
  • Volg afspraken op. Maak aantekeningen van de afspraken en actiepunten die tijdens het gesprek naar voren komen en zorg dat je deze opvolgt.
  • Blijf betrokken. Zie het functioneringsgesprek niet als een eenmalig event, maar als een onderdeel van een doorlopende dialoog over je carrière en ontwikkeling binnen de organisatie.

labels: #Ei

Zie ook: