Het geven van een presentatie is een effectieve manier om informatie over te brengen, andere te overtuigen of ideeën te delen. Ondanks dat je misschien wel een goed idee hebt, kan je publiek alsnog afhaken doordat je presentatie niet boeiend is. Maar hoe pak je dat aan? Hoe zorg je ervoor dat je publiek geboeid blijft en jouw boodschap onthoudt?

In dit blog delen we praktische tips om je presentatie op een effectieve manier vorm te geven. Van het begin tot het einde, ontdek hoe je met vertrouwen en overtuigingskracht voor de groep staat.

Stap 1: Denkproces - Bepaal de context van je presentatie

Voordat je aan een presentatie begint, is het belangrijk om eerst de context helder te hebben. Stel jezelf de volgende vragen:

  • Voor welke gelegenheid is de presentatie?
  • Wat is het doel? Wat wil je bereiken?
  • Weet je genoeg over het onderwerp? Waar en bij wie kun je meer informatie halen?
  • Wat is je boodschap? Wat wil je dat mensen onthouden?
  • Welke toon past bij je boodschap? Overtuigend, defensief, emotioneel of juist humoristisch?
  • Wie is je publiek? Zijn het onbekenden of juist bekenden, zoals je collega’s?
  • Wat weet het publiek al over het onderwerp? Zorg dat je taal en inhoud aansluiten bij hun kennisniveau.
  • Kan het publiek reageren of vragen stellen?
  • Ben jij de juiste persoon om deze presentatie te geven? Of is iemand anders binnen je organisatie misschien geschikter?

Stap 2: Bereid je presentatie grondig voor

Aan de basis van iedere goede presentatie ligt de voorbereiding. Zonder gedegen voorbereiding is presenteren zelfs voor een doorgewinterde spreker een uitdaging. Een sterke presentatie is duidelijk, beknopt en begrijpelijk voor je publiek. Probeer zoveel mogelijk aan te sluiten bij actuele gebeurtenissen of ervaringen van je publiek. Gebruik voorbeelden die voor velen herkenbaar zijn, zoals sport, reizen of relaties.

Het bekende spreekwoord ‘een goede start is het halve werk’ is absoluut ook van toepassing op een goede presentatie. Zorg ervoor dat je weet wat je wil vertellen, wie je publiek is en wat de mogelijke valkuilen zijn bij je publiek. Voordat je begint met het voorbereiden van een presentatie is het handig om te bepalen waar het over zou moeten gaan. Schrijf de onderwerpen in een logische volgorde op en werk ieder onderdeel volledig op papier uit.

Naast inhoud is emotie ook belangrijk. Het gaat niet alleen om de feiten, maar ook om hoe je publiek zich voelt. Maak feiten en cijfers visueel. Beschrijf ze zo beeldend mogelijk, zodat ze blijven hangen. Vermijd te veel details; mensen onthouden beter de hoofdlijnen. Check of er andere sprekers zijn en overweeg in te spelen op hun presentaties.

Door wat je wilt presenteren op te schrijven komt het in je systeem en zal het makkelijker blijken om de presentatie te doen. Oefen daarna de presentatie een paar keer hardop. Gebruik hierbij bij voorbaat een videocamera, zodat je achteraf je presentatie kunt bekijken en jezelf feedback kunt geven. Vooral het opnieuw bekijken van een opgenomen presentatie blijkt de leercurve enorm te doen toenemen.

Tips en voorbeelden om je presentatie te beginnen:

  • Begin met een vraag die je publiek bezighoudt. Zo trek je meteen hun aandacht.
  • Haal een recente gebeurtenis aan.
  • Vertel een anekdote.

Je presentatie afsluiten: effectieve strategieën

  • Stel een prikkelende vraag.
  • Geef een korte samenvatting of conclusie.
  • Doe een oproep tot actie.

Stap 3: Schrijf een overtuigende presentatie

Als de inhoud duidelijk is, kun je beginnen met schrijven. Het kan handig zijn om de presentatie eerst volledig uit te schrijven en daarna samen te vatten in kernwoorden. Zorg er in elk geval voor dat je de openings- en slotzin goed uitschrijft - die blijven het meest hangen bij het publiek. Voor je luisteraars is de structuur van je speech hun enige houvast. Daarom schrijf je een speech niet voor het oog, maar voor het oor. Luisteren is iets heel anders dan lezen. Je publiek kan niet even terugbladeren als iets niet duidelijk is.

Deze onderdelen verbind je aan elkaar met bruggetjes en signaalwoorden. Een bruggetje maak je bijvoorbeeld door het vorige punt kort samen te vatten. Zo help je je publiek om de informatie te verwerken en te begrijpen hoe alles samenhangt. Met signaalwoorden leg je een verband tussen zinnen of alinea’s. Omdat je luisteraars dit zelf niet hoeven te doen, kunnen ze zich volledig concentreren op jouw verhaal. Na al het voorbereidende werk kun je echt gaan schrijven. Maak daarbij gebruik van de 3 s’en: samenvoegen, schuiven en schrappen.

Schrijftips voor een geslaagde presentatie

  • Zorg voor een duidelijke structuur: inleiding, kern, en afsluiting.
  • Gebruik heldere en eenvoudige taal die past bij je publiek.
  • Houd je zinnen kort en vermijd overbodige verbindingswoorden als ‘en’, ‘maar’, en ‘want’. Deze maken zinnen langer en moeilijker te volgen.

Zet alle informatie die je in stap 2 hebt verzameld, in één document. Dan ben je meteen van dat lege beeldscherm en die knipperende cursor af. Laat je in deze fase niet tegenhouden door angst voor kromme zinnen of taalfouten. Want dan weet je zeker dat je geen letter op papier krijgt. Begin gewoon met schrijven. Je speech hoeft niet in één keer perfect te zijn. In deze laatste stap verfijn je je ruwe versie.

Schrijf actiegericht

Zo zorg je ervoor dat je luisteraars na afloop van je speech in actie komen. Bijvoorbeeld: Wil je weten wat de organisatie voor jouw afdeling betekent?

Maak korte zinnen

Je schrijft voor het oor, niet voor het oog. Dus niet: Ik voel me vereerd dat ik vandaag, op het afscheidsfeest van onze gewaardeerde collega Hans, in het bijzijn van zijn vrouw en kinderen, een speech mag houden. Maar: Ik vind het een eer dat ik vandaag een speech mag houden op jouw afscheidsfeest, Hans. Wat leuk dat je vrouw en kinderen er ook bij zijn.

Gebruik verzorgde spreektaal

Niemand wordt blij van hoogdravende, wollige taal. Dus niet: Gegeven de aanhoudende, onvoorziene fluctuaties in de mondiale marktdynamiek, die in combinatie met de voortdurende inflatoire druk en de daaruit voortvloeiende stijgende operationele kosten leiden tot een cumulatieve afname van onze concurrentiepositie, is het onontkoombaar om, met inachtneming van zowel interne als externe factoren, een strategische herstructurering van onze organisatie door te voeren teneinde toekomstige continuïteit te waarborgen. Maar: Door de stijgende kosten en veranderende markt kunnen we niet meer concurreren.

Is je concept klaar? Laat het een paar dagen liggen en bekijk het daarna opnieuw met een frisse blik.

Lees de presentatie hardop voor om te bepalen hoe lang hij duurt en of er nog iets toegevoegd of weggelaten moet worden. Ter indicatie: een pagina van 40 regels bevat ongeveer 400 woorden. Dat komt neer op zo’n 3 minuten spreektijd.

Houd er rekening mee dat mensen meestal maximaal 20 minuten hun aandacht kunnen vasthouden. Daarna dwalen ze vaak af.

Tips om krachtig te presenteren

  1. Zorg voor een goede voorbereiding: Het bekende spreekwoord ‘een goede start is het halve werk’ is absoluut ook van toepassing op een goede presentatie. Zorg ervoor dat je weet wat je wil vertellen, wie je publiek is en wat de mogelijke valkuilen zijn bij je publiek.
  2. Vertel niet teveel: Uit onderzoek blijkt dat mensen maximaal 3 dingen kunnen onthouden. Zorg ervoor dat hetgeen je vertelt bestaat uit drie hoofdpunten die iedere keer terug komen. Less is more.
  3. Weet wie je publiek is en stem je erop af: Als je weet wie je publiek is kun je je manier van presenteren daarop aanpassen en op deze manier ervoor zorgen dat je boodschap blijft hangen.
  4. Zorg voor een goede spanningsboog: Je kent ze wel: van die langdradige saaie presentaties waarbij alleen maar wordt gepraat. Zorg ervoor dat je je presentatie afwisselend maakt. Afhankelijk van je eigen stijl en de duur van de presentatie kun je interactieve opdrachten of humor gebruiken.
  5. Prepare the room: Zorg ervoor dat de ruimte waarin je de presentatie hebt voldoet aan je eisen. Mensen die 20 minuten moeten staan terwijl ze naar je presentatie luisteren maakt het presenteren van je verhaal extra uitdagend. Wellicht is het beter om ervoor te zorgen dat iedereen zit. Wat je wensen ook zijn: zorg ervoor dat je van tevoren weet hoe de zaal eruit ziet zodat je daar rekening mee kunt houden.
  6. Zorg dat je iedereen een keer hebt aangekeken: Kijk niet over het publiek heen, maar maak echt oogcontact. Iedereen moet het gevoel hebben aangekeken te zijn tijdens de presentatie.
  7. Maak je presentatie (audio-) visueel en / of kinesthethisch: Mensen kunnen horen, ruiken, proeven zien en voelen. Zorg ervoor dat mensen niet alleen hun gehoor hoeven te gebruiken. Een goede presentatie bestaat uit verschillende elementen waarvan minstens horen én zien.
  8. Zorg dat je enthousiast bent: Enthousiasme en passie is de sleutel om je toehoorders ook enthousiast te maken. Als jij ervoor zorgt dat je zelf enthousiast bent over hetgeen je te vertellen hebt zullen je toehoorders dat ook zijn.
  9. Zorg dat alles technisch in orde is: Niets ergers als een laptop die hapert of een microfoon die stoort. Tenenkrommend voor de toeschouwers en extra vervelend voor jou als spreker. Zorg er dus voor dat technisch alles gecheckt is voordat je van start gaat.
  10. 1-2-3’tje: Het bekende riedeltje voor iedereen die ooit ergens een presentatie-cursus heeft gedaan of boek heeft gelezen. Vertel wat je gaat vertellen, vertel je verhaal, vertel ze wat je verteld hebt. Met andere woorden: breng de toeschouwers op de hoogte wat ze kunnen verwachten, vertel ze in korte duidelijke lijnen je verhaal en vat het vervolgens nog eens samen voor de toehoorden. Deze techniek werkt alleen als je presentatie boeiend genoeg is. Combineer het dus altijd met beleving en gevoel!
  11. Beperk de informatie, maak het toepasbaar: Toeschouwers kunnen maar een beperkte hoeveelheid informatie aan tijdens een presentatie. Zorg ervoor dat je je punten beknopt, helder en overzichtelijk maakt en zorg voor herhaling. Als je de informatie die je deelt direct toepasbaar kunt maken of ervoor kan zorgen dat de toeschouwer actie onderneemt in de zaal is de presentatie direct veel krachtiger.
  12. Haal je eigen passie naar boven: Als je echt iets wil overbrengen dan kun je dat alleen doen als je ook feeling / passie hebt voor datgene wat je wilt vertellen. Heb je van nature geen passie voor datgene wat je wilt vertellen? Verdiep je in het onderwerp en er zijn altijd dingen uit te halen die je kunnen boeien of die relatie hebben met wat je boeit.

Presentatievormen: Kies de juiste aanpak

Bij het voorbereiden van een presentatie is de presentatievorm een cruciaal aspect dat vaak over het hoofd wordt gezien. De manier waarop je je verhaal presenteert aan je publiek kan het verschil maken tussen een boeiende en een vergeten ervaring. Of je nu kiest voor een traditionele PowerPoint, een dynamische Prezi, een informatieve video of een interactieve workshop, de juiste keuze kan de impact van je boodschap aanzienlijk vergroten.

Een goed gekozen presentatievorm kan niet alleen de aandacht van je publiek vasthouden, maar ook zorgen voor een beter begrip en meer impact. Hier zijn een paar redenen waarom je de juiste vorm moet kiezen:

  • Aandacht vasthouden: De juiste vorm houdt het publiek geboeid, zelfs als de inhoud complex is.
  • Boodschap verduidelijken: Door de juiste presentatievorm te gebruiken, kun je complexe informatie gemakkelijker uitleggen.
  • Makkelijker onthouden: Visuele en interactieve elementen helpen het publiek de inhoud beter te onthouden.

Verschillende presentatievormen:

  • PowerPoint
  • Prezi
  • Video
  • Workshop/Training
  • Infographic
  • Mindmap
  • Schema
  • Elevator Pitch
  • Word Cloud
  • Quiz

Een PowerPoint presentatie maken

PowerPoint is een populair softwareprogramma van Microsoft Office 2024 Professional Plus dat wordt gebruikt om visueel aantrekkelijke presentaties te maken. Het biedt veel visuele ondersteuning en is toegankelijk voor bijna iedereen. Het grootste voordeel is de mogelijkheid om tekst, afbeeldingen en grafieken te combineren.

Toch is het belangrijk om niet te veel tekst op je slides te zetten. Het publiek komt voor de presentatie, niet voor de slides. Kies een ontwerp dat past bij het doel, de bedrijfskleur en de inhoud van je presentatie. Zorg ervoor dat het ontwerp schoon, overzichtelijk en consistent is.

PowerPoint is nog steeds een van de meest gebruikte presentatievormen. Het biedt veel visuele ondersteuning en is toegankelijk voor bijna iedereen. Het grootste voordeel is de mogelijkheid om tekst, afbeeldingen en grafieken te combineren. Toch is het belangrijk om niet te veel tekst op je slides te zetten. Het publiek komt voor de presentatie, niet voor de slides.

Tips voor het gebruik van PowerPoint:

  • Gebruik kernwoorden in plaats van lange zinnen.
  • Voeg afbeeldingen en grafieken toe om je boodschap visueel te ondersteunen.
  • Zorg voor een logische structuur zodat je verhaal vloeiend overkomt.

Om je presentatie vloeiend en boeiend te maken, kun je overgangen en animaties toevoegen aan je dia’s. Overgangen helpen bij de overgang tussen de dia’s, terwijl animaties bepaalde elementen op de dia kunnen laten bewegen of verschijnen. Je kunt bijvoorbeeld animaties invoegen om visueel te laten zien wat er met relevante data gebeurde in een bepaalde tijdsperiode.

Wees echter voorzichtig met het gebruik van overmatige overgangen en animaties, omdat dit de aandacht van het publiek kan afleiden en afbreuk kan doen aan de inhoud van je presentatie.

De elevator pitch

Een elevator pitch is een korte, krachtige presentatie van 30-60 seconden waarin je een idee, product of dienst introduceert. Het is vooral handig bij netwerkmogelijkheden of als introductie van een groter project.

Oefening baart kunst

Een goede voorbereiding en het volgen van een duidelijke structuur zijn essentieel voor een succesvolle presentatie. Vergeet niet om te oefenen, zodat je zeker weet dat alles soepel verloopt. Hoe vaker je presenteert, hoe makkelijker het wordt. Om je presentatie vloeiend en boeiend te maken, kun je overgangen en animaties toevoegen aan je dia’s. Overgangen helpen bij de overgang tussen de dia’s, terwijl animaties bepaalde elementen op de dia kunnen laten bewegen of verschijnen. Je kunt bijvoorbeeld animaties invoegen om visueel te laten zien wat er met relevante data gebeurde in een bepaalde tijdsperiode.

Voordat je je presentatie daadwerkelijk gaat geven, is het essentieel om te oefenen en te testen. Loop je presentatie meerdere keren door om vertrouwd te raken met de inhoud en de volgorde van de dia’s. Controleer ook of alle dia’s correct worden weergegeven en dat eventuele animaties goed werken. Oefenen helpt je om je presentatie soepel en zelfverzekerd te laten verlopen. Je kan de presentatie oefenen voor een collega of familielid en vragen om feedback. Zij zien de presentatie vanuit een ander perspectief en kunnen je vaak wijzen op fouten, onduidelijkheden of verbeteringen die je zelf nog niet gezien had.

Daarnaast kun je ook relevante tegenargumenten en kritieke vragen bedenken die je wellicht zal gaan krijgen. Door hier vooraf al over na te denken kun je dit beter afweren en onderbouwen als je kritiek of moeilijke vragen krijgt na je presentatie. Zo wordt je algehele standpunt en presentatie nog sterker.

Nu is het tijd om je presentatie te geven! Sta rechtop, haal je handen uit je zakken, spreek duidelijk en maak oogcontact met je publiek. Let ook op dat je niet gaat vriemelen met een pen of met een stuk kleding, dit leidt af. Gebruik visuele hulpmiddelen en handgebaren om je boodschap te versterken en het publiek geïnteresseerd te houden. ‘Spreken met je handen’ straalt vertrouwen uit. Wees zelfverzekerd en beantwoord eventuele vragen die tijdens of na je presentatie worden gesteld. Een zelfverzekerde presentatie maakt indruk en zorgt ervoor dat je boodschap effectief wordt overgebracht. Jij bent tenslotte degene die verstand heeft van dit onderwerp.

Onthoud: met de juiste aanpak en voldoende oefening kun je elke presentatie tot een succes maken.

Te weinig tijd? Hoe bereid je zo efficiënt mogelijk een presentatie voor in zo min mogelijk tijd

Druk, druk, druk. Of kwam de uitnodiging of vraag te laat? Veel professionals bereiden door tijdgebrek een presentatie vaak lastminute voor. Of worden juist lastminute gevraagd. Hoe bereid je zo efficiënt mogelijk een presentatie voor in zo min mogelijk tijd?

Het is een no-brainer in mijn optiek, maar ik hoor vaak nog terug van professionals dat ze de vele AI tools die er zijn, niet gebruiken bij het voorbereiden van een presentatie. Waar ik eerder enkel positief was over de resultaten van GPT, merk ik dat Google een mega stap vooruit heeft gedaan. Zo’n grote stap, dat het volgens talloze onderzoeken zelfs qua kwaliteit van de output, ChatGPT voorbij is gestreefd.

Op basis van de juiste vragen aan de AI het geheel verder uitwerk. Op basis van deze tekst; welke 5 vragen zou het publiek hebben? Mijn doel van dit verhaal is om mensen te overtuigen om XXX.

Waarom alles zelf ‘from scratch’ voorbereiden, als je ook een simpel sjabloon kan gebruiken, invullen en vertellen? Het SCQA Framework (Situation, Complication, Question, en Answer), is een heel krachtig hulpmiddel voor het structurieren van een presentatie en wordt veel gebruikt door consultants. In dit Framework begin je met de ‘Situation’ (Situatie), waarin je de context of achtergrond beschrijft. Dit helpt het publiek het onderwerp te begrijpen binnen de juiste context. Vervolgens introduceer je de ‘Complication’ (Complicatie), de uitdaging of het probleem dat de huidige situatie verstoort. Dit creëert een spanningsboog en trekt de aandacht van het publiek. Daarna stel je een ‘Question’ (Vraag), die voortvloeit uit de complicatie. Deze vraag moet de kern zijn van waar het publiek antwoord op wil hebben.

De SWOT-analyse ken je misschien nog van een opleiding; het is een van de meest gebruikte om de Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats (Sterktes, Zwaktes, Kansen en Bedreigingen) van een project, organisatie, product of persoon in kaart te brengen.

Als ik om mij heen kijk, dan lijkt het wel alsof iedereen in de ‘busy trap’ is gevallen. Houd dat ook in het achterhoofd, als je een presentatie gaat geven.

Past elke slide binnen de “Goldfish Attention Span Rule”? Het belangrijkste: wat moet je écht live vertellen en wat kan je ook prima van te voren of nadien sturen in een document, wat dan kan worden gelezen op eigen gelegenheid.

Daarom zijn de TED talks ook maximaal 18 minuten, omdat de wetenschap laat zien dat het publiek daarna de aandacht verliest. Zo werkt het menselijk brein nu eenmaal.

Wanneer je een last-minute presentatie voorbereidt, zorg er dan voor dat je het publiek er ook zoveel mogelijk bij te betrekt. Je publiek zit ook vol goede ideeën en kennis, dus maak hier gebruik van. Zorg voor een doorlopende interactie, in plaats van een monoloog. Laat het publiek het werk voor je doen. Hoe kijken zij tegen het onderwerp aan, waar het over gaat? Welke tegenwerpingen hebben zij hierover? Eigen oplossingen? Wat is hun bijdrage in een mogelijke oplossing? Ik heb al genoeg goede dialogen gezien, waar de presentator slechts een korte kickstart gaf en daarna vooral een doorlopende dialoog met het publiek had.

Ook al heb je geen tijd, ook al is de presentatie morgen: blijf minimaal 1-2 oefen momenten inplannen. De tekst die je wilt zeggen, volledig uitspreken. Elke oefening telt in mijn optiek. Om te kijken naar de timing, naar gekke woorden, of content mist of er juist uit moet. Maar vooral: om zelfvertrouwen te krijgen.

Daarnaast kan je alvast nadenken over mogelijke vragen vanuit het publiek, waar je antwoorden alvast kan voorbereiden.

Echt helemaal geen tijd omdat je over een uur al op moet? Zorg er dan voor dat je je volledig richt op de start van jouw verhaal; de eerste paar zinnen / minuten. Leer die uit je hoofd. Die ‘first impression’ blijft gewoon heel belangrijk voor zowel het publiek, als voor jezelf.

Blijft vertrouwen hebben in jouw eigen capaciteiten rondom presenteren. Als je op het laatste moment wordt gevraagd om een presentatie te geven, dat betekent dit dat mensen vertrouwen hebben in je kennis en expertise. Ze vertrouwen erop dat je dit gaaf cheffen, ook binnen een korte tijdspanne.

Je publiek kent het verloop van uw presentatie niet. Als je een punt vergeet en je het later herinnert, zeg dan eenvoudig: ‘Er is nog een punt dat ik graag wil toevoegen’.

Maar het belangrijkste: ontspan. Angst is een belangrijke factor die ertoe bijdraagt dat je je gedachten en ideeën kwijtraakt. Haal een paar keer diep adem, neem een glas water mee naar de ruimte waar je mag presenteren, vergeet niet te glimlachen en geloof in jezelf!

labels: #Ei

Zie ook: