Je werkdag is pas compleet met een heerlijke kop koffie voor je neus. Voor ondernemers kunnen de kosten van koffie echter hoog oplopen. Gelukkig is koffie wel aftrekbaar van de belasting. In de Nederlandse horeca hanteren we 2 btw-tarieven: 9% en 21%. Het tarief dat van toepassing is, hangt helemaal af van het soort product of dienst.

BTW en Koffie: De Basisprincipes

BTW staat voor belasting over de toegevoegde waarde. Het is een vorm van belasting die de staat je over jouw omzet aanrekent en wordt ook wel omzetbelasting genoemd - niet te verwarren met inkomstenbelasting. Btw wordt op de verkoopprijs (of omzet) van producten of diensten aangerekend, in elke fase van het bestaan van een product of dienst. Met andere woorden: telkens als er aan een product of dienst een waarde wordt toegevoegd, wordt deze waarde ook belast met btw - ook in de horeca.

Wie is BTW-plichtig?

Op enkele uitzonderingen na, ben je als zelfstandige horeca-ondernemer in het merendeel van de gevallen btw-plichtig. Dat betekent dat je verplicht bent om btw toe te voegen aan de verkoopprijzen van de gerechten en dranken op jouw menukaart, en aan te rekenen aan je gasten. Je rekent deze btw enkel aan om uiteindelijk door te storten naar de staat, wat via de btw-aangifte gebeurt.

Tegelijkertijd betaal jij net zoals je gasten ook btw op alle producten (ingrediënten, materiaal, accessoires, …) en diensten (boekhouder, elektricien, loodgieter, …) die je zelf voor jouw horecazaak aankoopt. Maar omdat je als zelfstandige btw-plichtig bent, kun je de btw op aangekochte producten of diensten “in mindering brengen” of terugvorderen van de staat. Dat wordt ook de btw-aftrek genoemd en gebeurt tevens via de btw-aangifte.

De belasting Toegevoegde Waarde (BTW) heeft (per 1 januari 2019) verschillende tarieven: 21%, 9% en 0%. Welk tarief u moet toepassen, hangt af van het soort goederen of diensten. Bepaalde leveringen van goederen en diensten zijn vrijgesteld van btw. Het algemene btw-tarief is (nog steeds) 21%. Dit tarief geldt in principe voor alle goederen en diensten.

Het BTW Tarief op Koffie

Alle soorten koffie - van koffiebonen tot instant - vallen onder het lage btw-tarief van 9%. Dit tarief geldt ook voor andere koffiehoek producten zoals thee, melk en suiker. Schaf je deze producten aan voor zakelijk gebruik?

Het 9%-tarief geldt in het algemeen voor de levering van eten en drinken, behalve alcoholhoudende dranken. Ook logies valt onder het lage tarief.

  • 9% BTW: Dit lagere tarief geldt vaak voor voedingsmiddelen die direct geconsumeerd kunnen worden. Denk dan aan maaltijden en niet-alcoholische dranken die je in een restaurant of café serveert. Koffie, thee, maar ook melk en frisdranken.
  • 21% BTW: Dit hogere tarief geldt voor alcoholische dranken en enkele andere uitzonderingen. Hierbij moet je denken aan bepaalde luxe producten of diensten die niet direct onder de 9%-regeling vallen.

Uitzonderingen en Speciale Gevallen

Toch zijn er ook enkele belangrijke uitzonderingen binnen de btw-regels in de horeca:

  • Hotelovernachtingen: Voor hotels geldt een andere btw-regeling met specifieke tarieven.
  • Cateringdiensten: Afhankelijk van de situatie en dienst wordt hier 9% of 21% btw berekend.
  • Combinatieaanbiedingen: Bij arrangementen waarbij eten en alcohol worden gecombineerd, moet je juist per onderdeel het juiste btw-tarief toepassen.

Het is belangrijk om deze uitzonderingen correct toe te passen in je administratie. Wees hier dus scherp op.

Niet voor alle alcoholhoudende dranken geldt het 21% -tarief. Indien de mixdrank een samenstelling is van ingrediënten met een 9% en 21% tarief en de verkoopprijs tot stand is gekomen door de verkoopprijzen van de afzonderlijke ingrediënten, dan mag u voor de verschillende ingrediënten het daarvoor geldende BTW tarief hanteren. Mits dit ook als zodanig is geadministreerd. Voorbeeld rum/cola. U slaat een cola en rum apart aan (of er vindt achter de schermen een splitsing plaats). De cola is dan belast met 9% en de rum met 21%. Deze regel kunt u bijvoorbeeld ook toepassen op speciale koffies. Te denken valt aan Irish Coffee.

Mixdranken en BTW

Mixdranken zijn dranken waarbij alcoholhoudende dranken met alcoholvrije dranken gemengd worden. Biedt u de verschillende dranken ook in ongemixte vorm aan en is de verkoopprijs van de mixdrank gelijk aan de som van de prijzen die u voor de afzonderlijke dranken in rekening brengt? Dan mag u ze afrekenen alsof u de samengestelde dranken afzonderlijk verstrekt. U brengt dus 21% btw in rekening voor de alcoholhoudende drank in de mixdrank en 9% btw voor de alcoholvrije drank. Voldoet u niet aan deze voorwaarden?

BTW Aftrek voor Koffie: Hoe Werkt Het?

Een eerste voorwaarde waaraan moet worden voldaan om koffie af te mogen trekken van de belasting, is dat er meerdere collega’s werkzaam moeten zijn in het bedrijf. De BTW mag dan verrekend worden met de omzetbelasting onder de aftrekpost ‘voedsel, drank, studiereizen en dergelijke’.

Wanneer je een eenmanszaak hebt, is het niet mogelijk de koffie af te trekken van de belasting. Althans, koffie die je zelf nuttigt niet. Vaak maken bedrijven gebruik van koffiecontracten. Met een dergelijk contract krijgt een onderneming een koffiemachine in bruikleen. In het contract zijn de kosten voor de lease van de machine opgenomen, maar ook kosten voor onderhoud. Voor het aftrekken van de BTW is het van belang dat er rekening wordt gehouden met het BTW-tarief van koffie. Koffie valt onder het lage BTW-tarief van 9%. Veel ondernemers vergeten dit en trekken vervolgens 21% BTW van de belasting af.

Bied je bij je bedrijf koffie aan tegen betaling, bijvoorbeeld via een contactloos betaal- of muntbetaalsysteem? Koffie die je aanbiedt aan klanten, leveranciers of andere zakelijke relaties wordt gezien als een zakelijke kostenpost.

Koffiemachine Zakelijk Aftrekbaar?

Ben je benieuwd of een koffiemachine zakelijk aftrekbaar is? Voorzieningen zoals gratis koffie en thee voor je werknemers worden gezien als normale bedrijfskosten. Koop je als ZZP'er een koffiemachine, dan moet je de kosten verdelen tussen zakelijk en privé gebruik.

Werk je als zzp'er vanuit huis? Dan wordt de koffie die je daar drinkt als privégebruik gezien. Om altijd van de lekkerste koffie te genieten, is het slim om te investeren in een goede koffiemachine. Maar, kun je deze kosten van een koffiemachine (en de koffie) ook aftrekken bij de Belastingdienst? Kort gezegd: ja!

De Juiste Koffiemachine Kiezen

Als ondernemer wil je grip houden op je zakelijke kosten. Zo ook voor dagelijkse voorzieningen zoals koffie voor jouw bedrijf. Bij het kiezen van de juiste koffiemachine voor op kantoor begin je bij het berekenen van het aantal koffiedrinkers. Zo maak je een eerste voorselectie op de capaciteit die je van een koffiemachine verwacht. Daarna kies je de gewenste zetmethode, type melkoplossing en welke koffievariaties je wilt gaan drinken.

Het berekenen van het aantal koffiedrinkers doe je door na te gaan wie er dagelijks koffiedrinken. In de meeste gevallen zijn dit namelijk niet alleen jouw collega’s, maar ook klanten, partners en/of gasten.

Huren of Kopen?

Indien je ervoor kiest om een koffiemachine zakelijk te huren, verspreid je de investering. Je huurt de koffiemachine voor een aantal jaar (doorgaans is dat vijf jaar) en betaalt per maand een vast laag bedrag.

Administratieve Tips voor Horecaondernemers

Zorg ervoor dat je de btw-tarieven op de juiste manier op je kassabon en facturen vermeldt. Kan gedoe voorkomen. Voor sommige producten reken je een ander tarief als ze worden afgehaald in plaats van dat het ter plaatse wordt geconsumeerd. Zorg dat je een nauwkeurige administratie bijhoudt van je verkopen en de berekende btw-tarieven. Met een modern kassasysteem en boekhoudpakket voorkom je btw-fouten. Producten en diensten kun je vooraf indelen per btw-categorie, zodat het juiste tarief automatisch wordt toegepast bij de verkoop.

Indien u tegen betaling kado/waardebonnen verstrekt dan dient u deze gelden in eerste instantie te boeken als ontvangsten (hetgeen niet gelijk is aan omzet). U weet tenslotte nog niet of de bon uiteindelijk wordt verzilverd en/of welke BTW producten worden afgenomen voor deze bon. Pas bij verzilvering van deze bon, dient u BTW af te dragen tegen de tarieven van de ingekochte producten. U dient met een passende/sluitende administratie aan te kunnen tonen welke bonnen wel/niet zijn verzilverd en welk BTW tarief van toepassing is. Bij twijfel is het advies om met de fiscus(op voorhand) een mengtarief over een te komen.

Arrangementen en BTW

Een bekend fenomeen vormen de all-in arrangementen waarbij ook het gebruik van 21% producten inbegrepen is. Gasten kunnen bijvoorbeeld onbeperkt alcoholische dranken genieten voor een van te voren vastgestelde prijs. Sommige ondernemers vragen een marginale vergoeding voor dit extraatje ten einde BTW voordeel te genieten. Voorbeeld: all you can eat en drink arrangement (niet alcoholische dranken) voor €20,00 per persoon. Voor een aanvullend alcoholhoudend arrangement wordt ‘slechts’ €3,00 gevraagd. Theoretisch zou dan alleen 21% BTW afgedragen te moeten worden over deze €3,00. Hier gaat de fiscus veelal niet mee akkoord met alle risico’s van dien. Het advies is om van te voren het arrangement aan de fiscus voor te leggen en een mengtarief overeen te komen.

BTW Aangifte: Wat, Wanneer en Hoe?

De periodieke btw-aangifte is bedoeld om de staat op de hoogte te brengen van hoeveel btw je zelf hebt betaald en hoeveel je hebt aangerekend. Als je btw-plichtig bent, ben je per definitie ook verplicht om een btw-aangifte in te dienen.

Afhankelijk van bepaalde voorwaarden en in samenspraak met de Belastingdienst moet je in Nederland per maand, kwartaal of jaar een btw-aangifte doen. Als je maandelijks of per kwartaal je btw-aangifte indient, ben je verplicht dit telkens ten laatste te doen op de laatste dag van de maand die volgt op de maand of het kwartaal waarin de verkopen en aankopen hebben plaatsgevonden. Dezelfde datum geldt voor het betalen van het verschil in btw.

De kost van de boekhouder is fiscaal aftrekbaar en de aangerekende btw op die kost kun je bovendien terugvorderen van de staat. Je kunt er ook voor kiezen om zelf je btw-aangifte in te dienen, maar daar komt voor zelfstandigen heel wat bij kijken en is best wel kennis van zaken vereist. De Belastingdienst hamert namelijk op punctueel indienen en is ook vrij streng in het beoordelen van je btw-aangifte. Laatkomers worden beboet en dat geldt ook voor inconsistenties of fouten - ook al gebeuren die per ongeluk.

Overzicht BTW Tarieven in de Horeca

Als horecaondernemer krijg je te maken met verschillende btw-tarieven. Van eten en drinken tot overnachtingen en arrangementen: het juiste tarief toepassen is soms best puzzelen. In de tabel hieronder delen we een overzicht van de belangrijkste btw-tarieven in de horeca, per product of dienst. Zo zie je in één oogopslag welk tarief wanneer van toepassing is.

Product/Dienst BTW Tarief
Eten (ter plekke of afhaal) 9%
Niet-alcoholische dranken 9%
Alcoholische dranken 21%
Hotelovernachtingen 9%

labels:

Zie ook: