Een eigen café oprichten is de droom van veel koffieliefhebbers. De hele dag met koffie bezig kunnen zijn, klinkt vele koffie connaisseurs als muziek in de oren. Voor wie de sprong wilt wagen en zelf een café wilt gaan starten, zijn er wel wat belangrijke stappen die gezet moeten worden voordat je de deuren van je nieuwe café kunt openen.
1. Ontwikkel een uniek concept
Caféetjes zijn populair en schieten daarom als paddenstoelen uit de grond. Om jouw café er echt tussenuit te laten springen, is het handig om een uniek en eigen concept te bedenken. Misschien wil je wel een kattencafé oprichten, of een café combineren met een (kleine) bibliotheek, zodat klanten onder het genot van een kopje koffie kunnen lezen. Ook een simpeler concept zoals buurtcafé dat ook leuke middagjes organiseert voor de lokale bewoners is al een goed begin.
2. Definieer je doelgroep
Deze stap gaat eigenlijk een beetje hand in hand met de stap hierboven beschreven. Welk concept je kiest voor je café, gaat namelijk ook van invloed zijn op wie er straks voor een kopje koffie bij jou langskomt. Een concept zoals een kattencafé of een café waar foto’s maken voor Instagram wordt aangemoedigd, zullen over het algemeen een wat jongere doelgroep aantrekken. Terwijl in een ouderwets buurtcafé waarschijnlijk wat meer gezinnen of ouderen binnen zullen lopen. De beoogde doelgroep beïnvloedt ook welke prijzen je kan vragen voor je kopjes koffie, dus sta vooral even stil bij wie jouw beoogde doelgroep is.
3. Kies de juiste locatie
Net zo belangrijk als het concept achter jouw café en de beoogde doelgroep, is de locatie. Een buurtcafé is wat lastiger op te richten als het pand vlak bij een drukke winkelstraat zit, terwijl een café gericht op mensen die voor het werk nog even gauw een koffietje komen halen, minder goed zal lopen in een woonwijk. Dan kun je beter in de buurt van kantoren zitten. Welke locatie je tot je beschikking hebt voor je café, hangt natuurlijk ook af van de huurprijs.
Overweeg daarom één van de volgende type locaties:
- In de omgeving van kantoorgebouwen
- In de omgeving van scholen en universiteiten
- In de omgeving van winkels en stadscentra
- In residentiële buurten
- In de omgeving van treinstations en drukke knooppunten
De locatie van jouw koffiebar is bepalend voor wat voor soort zaak je wilt runnen: een relaxte koffiezaak waar klanten graag blijven hangen of een take-away spot waar snelheid en efficiëntie van belang is. Aan jou de keuze!
4. Zorg voor de juiste inrichting en benodigdheden
Natuurlijk heb je de basis nodig, zoals een goede koffiemachine, een kassa en genoeg servies. Maar vergeet ook niet na te denken over welke meubilair en decoratie je in je café wilt, want deze kunnen cruciaal zijn voor de eerste indruk die klanten krijgen als ze jouw café binnenstappen. Als je naast koffie schenken in het café zelf, ook jouw klanten een koffie to go wilt kunnen aanbieden, zijn goede kartonnen drinkbekers een must have.
Omdat koffie centraal staat in een koffiezaak, wil je als ondernemer er natuurlijk voor zorgen dat elk onderdeel dat bij het maken van koffie komt kijken van degelijke kwaliteit is. Zo denk je snel aan:
- Een waterfiltersysteem en waterverzachter, zowel voor je koffiemachine, maar ook voor je vaatwasser
- (Reserve) pistondragers en -houders voor het geval
- Professionele koffiemolens (als deze niet geïntegreerd zijn in je koffiemachine(s)), een tamper, en een uit- of afkloplade
- Verschillende soorten koffiebonen, gemalen koffie en thee
- Verschillende soorten melk (vol, halfvol, amandel, haver, kokos, …), melkkannetjes en suiker of zoetstoffen
- Verschillende koffiekopjes, schoteljes en lepeltjes, take-away bekers, deksels, houders en servetten
5. Regel het papierwerk
Helaas kom je er niet onderuit als je een café wilt beginnen: papierwerk. Een café moet niet alleen geregistreerd worden bij de belasting en de Kamer van Koophandel (KVK), maar ook verzekerd zijn, overeenkomen met het bestemmingsplan van de gemeente en aan de richtlijnen van milieubeheer voldoen. Kortom: er komt een behoorlijke papierwinkel kijken bij het openen van een café.
Je moet je horecabedrijf inschrijven in het Handelsregister van de KVK. Let op: je kunt je pas inschrijven als je een huurcontract of koopcontract hebt van het pand waar je je met jouw horecabedrijf gaat vestigen. Je hoeft je onderneming niet apart bij de Belastingdienst aan te melden.
6. Vergunningen en wetgeving
In het bestemmingsplan van de gemeente staat of er op een bepaalde plaats horeca mag komen. Je hebt een exploitatievergunning horecabedrijf nodig als klanten eten en drinken in jouw restaurant of café. Soms is er geen exploitatievergunning horecabedrijf nodig. Bijvoorbeeld voor een afhaalrestaurant of bedrijfskantine. Dit is per gemeente verschillend. Neem hiervoor contact op met jouw gemeente. Met alleen een exploitatievergunning mag je trouwens nog geen alcohol schenken. Voor schenken van alcohol heb je een drank- en horecavergunning nodig. Je moet 21 jaar zijn om een drank- en horecavergunning aan te vragen. Op een horecavergunning moeten minimaal 2 personen vermeld staan. De Drank- en Horecawet stelt eisen aan de inrichting van je bedrijf. Deze eisen gelden alleen als je een drank- en horecavergunning nodig hebt.
Je moet ook maatregelen nemen om gevaarlijke situaties te voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van onbrandbare of brandvertragende materialen. Voor bouwen, verbouwen of renoveren heb je meestal een omgevingsvergunning voor bouwen nodig. Ga je slopen? Dan moet je vaak een sloopmelding doen. Bij een monument gelden andere regels.
7. Voedselveiligheid en HACCP
Als je levensmiddelen produceert, verwerkt of verkoopt moet je je inschrijven in een register van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA). De NVWA houdt toezicht op regels voor het produceren, verwerken of verkopen van levensmiddelen. Bij het bereiden van eten en drinken moet je werken volgens de HACCP. HACCP is een veiligheidssysteem dat voorkomt dat de veiligheid van levensmiddelen in gevaar komt. In elke fase in de productie breng je in kaart wat er mis zou kunnen gaan en hoe je dit kunt voorkomen. Je kunt een goedgekeurde hygiënecode gebruiken of zelf een HACCP-plan opstellen. Als je werkt volgens een goedgekeurde hygiënecode, voldoe je automatisch aan de wet. Als je zelf een HACCP-plan opstelt, dan beoordeelt de NVWA je plan.
8. Personeel en sociale hygiëne
Als je personeel in dienst neemt, moet je een risico-inventarisatie en -evaluatie(RI&E) hebben. Je kunt de Horeca RI&E gebruiken. Als je sterke drank verkoopt, moet je personeel 16 jaar of ouder zijn. Een barmedewerker onder de 18 mag wel alcohol verkopen, maar niet drinken. In de zaak moet altijd een leidinggevende aanwezig zijn van minimaal 21 jaar. Deze moet een SVH Diploma Sociale Hygiëne of verklaring vakbekwaamheid hebben.
9. Openingstijden en milieuregels
De toegestane openingstijden en sluitingstijden zijn per gemeente verschillend. Wil je jouw horecabedrijf openstellen buiten de geldende sluitingstijden? Dan moet je in veel gemeenten een ontheffing aanvragen.
Als ondernemer heb je te maken met milieuregels. Bijvoorbeeld op het gebied van geluid, energie en afvalstoffen. Het is meestal niet nodig om een omgevingsvergunning aan te vragen. Vaak is een melding van je bedrijf bij de gemeente voldoende.
10. Muziekrechten
Laat je in je horecabedrijf muziek horen, bijvoorbeeld achtergrondmuziek? Dan moet je toestemming hebben van de tekstdichter, de componist, en de muziekuitgever. Dit regel je door een licentie aan te vragen en een vergoeding betalen. Je doet dat bij een collectieve beheersorganisatie (CBO) zoals Buma/Stemra of Sena.
11. Maak een ondernemingsplan
De eerste stap van het starten van elke onderneming is meteen ook één van de belangrijkste: het samenstellen van een business- of ondernemingsplan. Een ondernemingsplan lijkt voor velen mogelijks een irrelevant gegeven, maar niets is minder waar. Door op papier stil te staan bij jouw concept het vanuit verschillende perspectieven, zoals financieel en operationeel, maar ook op basis van het huidige horeca-landschap, vraag-en-aanbod, en SWOTs (strengths, weaknesses, opportunities and threats) te analyseren, krijg je preventief een beter zicht op de slaagkans, rendabiliteit, sterktes (en eventuele zwaktes) van jouw toekomstige koffiezaak. Ook voor het aanvragen van een lening bij een bank of andere private financiële instelling is een goed uitgewerkt en doordacht ondernemingsplan van cruciaal belang.
12. Let op de financiën
Een geniaal idee lijkt misschien wel de basis voor elke succesvolle onderneming, maar zonder degelijke bedrijfsvoering en aanpak wordt dat een stuk moeilijker. Één op drie horecazaken moet na vijf jaar noodgedwongen de boeken sluiten. Er zijn verschillende redenen waarom horecazaken het niet redden - en de belangrijkste zijn terug te koppelen aan het gebrek aan marktinzicht of ondernemingsplan - maar ook financiën en administratie kunnen hierin een belangrijke rol spelen.
Bij het beginnen van een horecazaak komen best wel wat opstartkosten kijken - en het openen van een koffiebar is geen uitzondering. Voor startende ondernemers die op zoek zijn naar financiering bestaan er gelukkig verschillende horeca financieringsopties, van bankleningen en micro-, borgstelling- of leverancierskredieten tot de zogenaamde business angels, crowdfunding en win-win leningen.
Naast terugkerende onkosten zoals de huur van het pand waar je koffiebar is gevestigd, afbetalingen van je materiaal of investeringen, je personeel, EGW en dagelijkse benodigdheden, moet je als uitbater van een koffiebar ook rekening houden met twee cruciale en consistent terugkerende financiële aspecten binnen de horeca: belastingen en btw. Een goed begrip van hoe inkomstenbelasting en omzetbelasting (beter bekend onder de populaire term “btw”) precies werken en wat voor impact ze hebben op jouw omzet en winst is cruciaal voor de financiële stabiliteit van jouw koffiebar.
Ook administratie is vaak een onderdeel van ondernemen dat onderschat wordt. Hoewel je vandaag met behulp van moderne horeca kassasystemen zoals Lightspeed Restaurant je administratie en boekhouding sterk kunt vereenvoudigen, moet je je als toekomstige uitbater van een koffiebar er ook op voorbereiden dat deze twee zaken onlosmakelijk verbonden zijn met het leven van een horeca-ondernemer.
13. Marketing, branding & social media
Om jouw koffiebar te doen onderscheiden van de concurrentie moet je niet alleen over een uniek aanbod - of een unieke aanpak - beschikken, maar vooral over een uniek verhaal. Maar wat is een uniek verhaal als niemand het te horen krijgt? Met mond-aan-mond reclame kom je een heel eind, maar met moderne marketingtechnieken en social media kun je jouw verhaal verspreiden als een lopend vuurtje.
labels:
