Het komt vaak voor dat werkgevers op een of andere wijze voorzien in eten en drinken voor hun werknemers. Dat kan bijvoorbeeld door de dagelijkse lunch te verzorgen, een fruitschaal op kantoor te zetten of de kosten van een diner onderweg te vergoeden. Al dit soort vergoedingen en verstrekkingen kwalificeren in de basis als loon. De regels die daarbij komen kijken maken onderdeel uit van de werkkostenregeling. Hoe met dit loon moet worden omgegaan, verschilt per situatie en is niet altijd even makkelijk aan te geven. Dit artikel behandelt de werkkostenregeling in het kader van consumpties en maaltijden.

Wat is de Werkkostenregeling (WKR)?

Sinds 2015 is de werkkostenregeling (WKR) verplicht. Waar in het verleden allerlei aparte regels bestonden voor een jubileumfeest, bedrijfsfitness, bedrijfstelefoon, fiets van de zaak et cetera, zijn deze nu allemaal ondergebracht in een nieuwe werkkostenregeling.

De WKR is feitelijk heel eenvoudig: een bepaald percentage van de totale brutoloonsom mag onbelast vergoed worden als “loon in natura”. Dit bedrag wordt ook wel de “vrije ruimte” genoemd. Met andere woorden: alle extraatjes, beloningen of andere vorm van loon welke niet in het reguliere salaris zijn inbegrepen vallen in deze “vrije ruimte”.

Vrije Ruimte en Eindheffing

Voor het onbelast doen van vergoedingen en verstrekkingen heeft elke werkgever een jaarlijkse ruimte beschikbaar. Dat is de vrije ruimte. Die is gebaseerd op de loonsom. Bij overschrijding van de vrije ruimte is 80% eindheffing verschuldigd.

Wordt meer besteed dan volgens de vrije ruimte toegestaan is, dan geldt hierover een 80% eindheffing. De vrije ruimte wordt per boekjaar bepaald, en de eindheffing dient uiterlijk het tweede kwartaal na de jaarafsluiting opgegeven en betaald te zijn.

Update voor het jaar 2025

Tijdens de corona periode is de vrije ruimte binnen de WKR aangepast. Tot een totale loonsom van € 400.000 is de vrije ruimte verhoogd naar 2%, boven dit bedrag 1,18%.

Maaltijden en Consumpties: Wat is het Verschil?

Ervan uitgaande dat sprake is van loon is de eerste vraag of sprake is van een maaltijd of van een consumptie. De fiscale behandeling van deze twee categorieën verschilt namelijk sterk. In de parlementaire geschiedenis is voor een consumptie ook wel de term ‘kleine versnapering’ gebruikt. Het gaat dan bijvoorbeeld om koffie, thee, snacks of een gebakje. Ook een biertje met een bitterbal op de vrijdagmiddag behoort nog tot de consumpties.

Waar precies het omslagpunt ligt naar een maaltijd is onduidelijk. In het verleden heeft de Hoge Raad geoordeeld dat koffie of thee met een broodje in ieder geval als maaltijd kwalificeert. De wetgever heeft het zelf gehad over ontbijt, lunch en diner. Een enigszins objectieve benadering kan bestaan uit het beoordelen of het verstrekte kwalificeert als volwaardig ontbijt, lunch of diner.

Waardering van Maaltijden en Consumpties

Het is belangrijk om maaltijden en consumpties voor de loonheffingen op de juiste waarde te waarderen. Daarbij bestaat een onderscheid tussen iets dat is genuttigd op de werkplek of daarbuiten. Als uitgangspunt geldt dat een werkplek iedere plek is die wordt gebruikt om de arbeid te verrichten en waar de werkgever ARBO-verantwoordelijk is. Dit begrip is uitgebreid voor personeelsfestiviteiten.

Maaltijden op de werkplek worden gewaardeerd op € 3,90 (2024) of de lagere waarde in het economisch verkeer. Een eventuele eigen bijdrage van de werknemer komt in mindering op bovenstaande waardering.

Aanwijzen als Loon of Eindheffing

Als bekend is wat de waarde van de maaltijd is, dan is het aan de werkgever om te bepalen wat hij met deze ‘loonwaarde’ doet. De werkgever kan ervoor kiezen om de waarde aan te wijzen of om de loonwaarde als brutoloon bij de werknemers in aanmerking te nemen. Als de werkgever besluit om het loon aan te wijzen, dan komt het terecht in de sfeer van de eindheffing. Dat betekent dat de werkgever de belastingheffing voor eigen rekening neemt.

Gerichte Vrijstellingen voor Maaltijden

Daarnaast bevat de wet enkele gerichte vrijstellingen. Er geldt een gerichte vrijstelling voor maaltijden met een voldoende zakelijk karakter. De wet spreekt in dat verband over meer dan bijkomstig zakelijk. Dat wil zeggen: meer dan 10%. Zoals aangegeven is het van belang dat er een voldoende zakelijk karakter is. Door dit vereiste kan het bijvoorbeeld ook zo zijn dat een maaltijd tijdens een personeelsuitje een zakelijk karakter krijgt. Dat zal het geval zijn als het personeelsuitje ook een zakelijke component kent. De werkgever moet dit bij een controle door de Belastingdienst wel aannemelijk kunnen maken.

De situatie kan zich voordoen dat voor de maaltijden geen gerichte vrijstelling geldt. Als de werkgever niet voornemens is om de belastingheffing bij de werknemer plaats te laten vinden, dan resteert nog slechts de vrije ruimte. Het is belangrijk om in te zien dat het dan de loonwaarde is die in de vrije ruimte terecht komt.

Stel dat het gaat om 100 maaltijden met een totale factuurwaarde van € 1.000 inclusief btw. Als deze maaltijden op de werkplek zijn genuttigd, geldt een loonwaarde van 100 keer het normbedrag van € 3,90. Dat is € 390. Betreft het maaltijden die niet op de werkplek zijn genuttigd, dan geldt de factuurwaarde. In dat geval komt een bedrag van € 1.000 in de vrije ruimte terecht.

Wanneer is een maaltijd zakelijk?

Alle maaltijden 'waarbij het zakelijke karakter van meer dan bijkomstig belang is' mogen onbelast worden vergoed of verstrekt. Dus in situaties waarin jouw medewerker niet op een gewoon tijdstip kan eten (tussen 17.00 en 20.00 uur) omdat hij bijvoorbeeld moet overwerken of op koopavonden werkt of tijdens dienstreizen. Is het zakelijke karakter van de maaltijd van bijkomend belang, dan is de vergoeding of verstrekking niet onbelast en moet de vergoeding of de waarde in het economische verkeer van de verstrekking tot het loon gerekend worden.

Normbedrag voor maaltijden

Elk jaar wordt dit normbedrag vastgesteld door de Belastingdienst. In 2024 was dit bedrag 3,90 euro. Voor 2025 is het normbedrag 3,95 euro.

Als je een maaltijd niet onbelast mag verstrekken, maar je doet dit wel, dan wordt per maaltijd 3,95 euro in de forfaitaire ruimte van de werkkostenregeling ondergebracht. Je loopt dan grote kans om boven de forfaitaire ruimte van 1,18 procent van de loonsom uit te komen. Daarover betaal je als werkgever een eindheffing van 80 procent! In 2025 geldt voor de eerste 400.000 euro van de loonsom een percentage van 2%.

Personeelsfeesten en de WKR

Wilt u uw werknemers verrassen met een barbecue, personeelsfeest of een feestelijke attentie? Dan is het is belangrijk om hier op tijd over na te denken. Wilt u een gezellig zomerfeest of bedrijfsfeest organiseren op de werkplek? De gemaakte kosten van het feest worden niet als loon van de werknemer aangemerkt.

Zorgt u voor consumpties tijdens het personeelsfeest op de werkplek, zoals frisdrank of een biertje met wat borrelhapjes? Zolang de genuttigde consumpties niet als een maaltijd kunnen worden aangemerkt, geldt een nihilwaardering voor de consumpties. Deze gaan dus niet ten koste van uw vrije ruimte. Wanneer er echter sprake is van een maaltijd, moet u de waarde van de maaltijd stellen op een bedrag van € 3,95 (in 2025) per verstrekte maaltijd. Dit bedrag moet tot het loon van de werknemer worden gerekend.

Tip! De werkplek is een ruim begrip. Organiseert u een feest buiten de werkplek? Dan is er is geen vrijstelling van toepassing. Dit betekent dat alle gemaakte kosten (inclusief kleine consumpties en maaltijden) als loon worden aangemerkt.

Let op! Mag uw personeel bij het personeelsfeest ook de partner of zelfs de kinderen meebrengen? Personeelsfeest op de werkplek mét maaltijd? Dan moet u ook voor de partners en kinderen € 3,95 per persoon in aanmerking nemen voor de maaltijd.

Vindt het personeelsfeest niet op de werkplek plaats? Dan betaalt de werknemer ook loonheffing over het aandeel van de partner en kinderen in de kosten. Als u de kosten toewijst aan de vrije ruimte van de WKR, moet u alle kosten toewijzen.

DGA en Personeelsfeesten

Staat de dga op de loonlijst van de werkmaatschappij? Dan loopt hij of zij gewoon mee in de hiervoor beschreven regels. Een dga is namelijk ook een werknemer. Staat de dga op de loonlijst van zijn holding en is hij of zij via een managementovereenkomst door de holding te werk is gesteld in de werkmaatschappij? Dan ligt het net even anders. Voor deze dga hoeft de werkmaatschappij geen rekening te houden met € 3,95 voor de maaltijd van het feestje op de werkplek. In plaats daarvan is de € 3,95 loon voor de dga in de holding. De dga moet dus loonheffing betalen over deze € 3,95.

Tip! Vindt het personeelsfeest plaats buiten de werkplek? Dan hoeft het aandeel in de kosten van de dga die niet op de loonlijst van de werkmaatschappij staat niet meegenomen te worden in de werkmaatschappij. In plaats daarvan moet de dga in de holding loonheffing betalen over dit aandeel in de kosten.

Teambuilding en de WKR

Of teambuilding onder de vrije ruimte van de WKR valt, of juist volledig aftrekbaar is, hangt in grote mate af van het consumptieve of zakelijke karakter van het programma.

De Belastingdienst kijkt strikt naar de zakelijke aard, wat leidend is voor de aftrekposten. Je zou kunnen zeggen dat “elkaar beter leren kennen” zakelijk van belang is. Dit zou uitstekend op kantoor, of in een meeting ruimte kunnen. Dan is het aftrekbaar. Plant u voor hetzelfde doel een kookworkshop, dan heeft u vooral een leuke activiteit genoten. Dit is weer een consumptief karakter, en dus niet zakelijk. De meeting ruimte is dus aftrekbaar, de kookworkshop valt in de vrije ruimte.

Wanneer u dus een teamuitje of teambuilding uitje boekt, doet u er goed aan de inhoud en noodzaak daarvan specifiek te benoemen in bijvoorbeeld een dossier, HRM beleid, offerte en meer.

Voorbeelden van Teambuilding en WKR

Voorbeeld 1: Teambuilding valt wel onder de WKR

U wilt graag dat de teamgenoten samen een leuke tijd hebben, en elkaar ondertussen beter leren kennen. Hiervoor organiseert u een GPS puzzeltocht, afgesloten met een potje paintball. Na afloop is er een BBQ. Ondanks dat er teamcontacten worden opgedaan tijdens de GPS speurtocht, heeft het gehele programma een sterk recreatief karakter. Het is consumpties van aard en valt dus onder de vrije ruimte van de WKR. De maaltijd wordt buiten de deur genuttigd, en valt dus sowieso binnen de vrije ruimte.

Voorbeeld 2: Teambuilding valt niet onder de WKR en is aftrekbaar

Binnen uw bedrijf is een nieuw zelfsturend team gevormd. Het team heeft bij de start een kick-off sessie binnen het eigen bedrijf gehad. Na drie maanden zijn er onderling diverse strubbelingen, er zijn interne gesprekken geweest. Vervolgens is besloten tot een teambuilding sessie. De teambuilding sessie wordt ingevuld middels een teamtraining. Centraal staan het constructief feedback geven, elkaars talenten leren kennen en de elementen van een succesvol team bespreken. Vooraf dient elk teamlid ‘huiswerk’ te doen en een aantal elementen voor te bereiden. Een externe teamcoach begeleidt de dag, welke de kick-off sessie ook mede voorgezeten heeft. De dag verloopt volgens een geregisseerd schema, tussendoor een lunch en in de namiddag werken alle teamleden de gezamenlijke afspraken uit. Om 16:30 uur wordt de dag afgesloten met een hapje en drankje.

De dag zoals beschreven dient geen recreatief karakter. Niet de fun van de activiteiten maar juist de output (beter teamwork) is het doel. Daarvoor ligt een HRM dossier gereed en er is sprake van een geregisseerd teamschema. De bijpassende offerte, notulen van de dag en de gemaakte afspraken maken het dossier compleet. Middels een meting vooraf en enkele dagen na afloop, is de ROI (Return on Investment) gemeten. De dag (of training) dient een duidelijk zakelijk karakter, en is dus volledig aftrekbaar. Ook de genoten lunch was een noodzaak tussen het ochtend- en middagdeel, en diende een zakelijk doel. Dit maakt de lunch dus aftrekbaar, ook al was deze buiten het eigen bedrijf.

Conclusie: de gehele dag is 100% aftrekbaar, met als nadrukkelijke tip dat alle bewijsdocumenten bewaard worden.

Administratie en Controle

Dit artikel bevat een algemene weergave van de regels over maaltijden en consumpties binnen de werkkostenregeling. Het juist toepassen van de regels is de belangrijke eerste stap. Bij een controle door de Belastingdienst moet de juiste toepassing ook op een redelijke termijn te controleren zijn. Een goede administratie voor de werkkostenregeling is dan van groot belang.

De verschillende onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor je werknemers, leg je vast in de administratie. In de desbetreffende boekingsregels is een werkkostendossiercode ingevoerd.

Tabel: Overzicht WKR Regels voor Maaltijden en Consumpties

Soort Vergoeding/Verstrekking Locatie Zakelijk Karakter Behandeling WKR
Consumpties (koffie, thee, fruit) Werkplek N.v.t. Nihilwaardering (geen belasting)
Maaltijden Werkplek N.v.t. Normbedrag (€ 3,90 in 2024, €3,95 in 2025), aanwijzen als loon of eindheffing
Maaltijden Buiten werkplek Meer dan bijkomstig zakelijk Gerichte vrijstelling (geen belasting)
Maaltijden Buiten werkplek Bijkomstig zakelijk Waarde in het economisch verkeer, aanwijzen als loon of eindheffing
Personeelsfeest Werkplek N.v.t. Nihilwaardering (geen belasting)
Personeelsfeest Buiten werkplek N.v.t. Alle kosten aanwijzen als loon, aanwijzen als eindheffing via vrije ruimte
Teambuilding Verschillend Zakelijk Volledig aftrekbaar
Teambuilding Verschillend Consumptief Aanwijzen als eindheffing via vrije ruimte

labels:

Zie ook: